Waarom een HR-software in SaaS gebruiken? De 4 grootste voordelen
Cloud, SaaS, Software as a Service, online software … allemaal synoniemen die het gebruik van een software die gehost is op externe servers uitdrukken, waarop de gebruiker zich aanmeldt via een beveiligde internetverbinding. Deze Cloudmodus wordt meer en meer gebruikt binnen een bedrijf omwille van zijn handigheid. De software is inderdaad bereikbaar via internet en vereist geen installatie op de servers van het bedrijf. De vele software voor HR-beheer of tijdregistratie worden hedendaags in SaaS aangeboden. Deze trend blijft zich verder sinds de covid-periode door de verplichting van telewerk en dus nood aan verbinding op afstand. Dus waarom gebruik maken van een HR-software in SaaS-modus binnen een bedrijf? Op welke behoeftes van HR-beheerders moet dit een antwoord geven? Welke voordelen kan dit bieden aan HR-managers?
Vroeger lag de moeilijke keuze van host-modus bij de informatica-afdelingen, die een opvolging van technische updates van de softwares moesten garanderen. Met de recente trend van werken van op afstand (telewerk, homeworking, …), wordt het gebruik van een 100% onlinesoftware meer en meer gewenst door HR-managers en de medewerkers. Ontdek de 4 grootste voordelen van online gebruik van HR-softwares.
1. Garandeer eenvoudige en onmiddellijke bereikbaarheid van de HR-software met de SaaS-modus
Een eerste grote voordeel van het gebruik van een software in SaaS of « cloud » is zijn grote bereikbaarheid. Dankzij een eenvoudige internetverbinding, kan elke verbruiker zich aan zijn persoonlijke HR-ruimte inloggen vanuit de device van zijn keuze (laptop, smartphone, tablet, shared device).
Deze specificiteit is zeer belangrijk in het geval van een HR-software en tijdregistratie die zich richten tot alle medewerkers binnen een bedrijf. Er kunnen medewerkers zijn die zich moeten verplaatsen naar verschillende sites, gaan thuiswerken op een moment waar het niet gepland was of sommigen op vaste momenten. Er kunnen ook medewerkers zijn die geen geïnformatiseerde job hebben en/of geen toegang hebben tot een computer hebben. De toegankelijkheid van HR-software in Cloud op verschillende devices wordt dus naar voor gebracht om het mogelijk te maken om administratieve taken van op afstand uit te voeren. Dankzij de SaaS-modus kunnen de werknemers bijvoorbeeld hun prestaties aangeven eender waar zij zich bevinden maar kunnen ook verlofaanvragen indienen, HR-informatie raadplegen of eventueel planningen raadplegen in real time.
Op de dag van vandaag is mobiliteit een belangrijke factor, bereikbaarheid van de HR-software via browser heeft het werk van op afstand vergemakkelijkt. Veel van de bedrijven laten thuiswerk nog toe op een regelmatige basis, 1 dag of 2 per week.
De HR-informatie zijn bereikbaar vanuit eender welke plaats dankzij zijn 100% online HR-software. De cloud-modus is volledig beveiligd en het HR-personeel of de medewerkers hebben toegang tot de informatie wanneer zij het nodig hebben. Een voordeel voor de verantwoordelijken is dat zij de vakantieaanvragen of loonfiches voor loonuitbetaling kunnen zien en goedkeuren zonder op kantoor te moeten zijn en hebben graag de mogelijkheid om dit van op afstand te kunnen uitvoeren.
De bereikbaarheid van een software in cloud is geformaliseerd in de verbintenissen van de SLA (Service Level Agreement) tussen de host van de oplossing en de gebruiker (het bedrijf).
De beschikbaarheid van de software waarbij de uitgever in cloud zich eraan toe verbindt wordt in percentage van tijd uitgedrukt (bijvoorbeeld: een software toegankelijk voor 99.9% van te tijd) en telt de interventietijden die nodig zijn aan de onderhoud en de beveiliging van host servers.
Een tip: aarzel niet om de rate van beschikbaarheid van een host te vergelijken met een andere door vragen te stellen op basis van de tijd van inachtneming in de berekening: aantal werkdagen of kalenderdagen? De nachten en feestdagen tellen deze ook mee in de berekening van de SLA van de host? … Volgens de berekeningsmodus van de SLA, wordt de verbintenis van beschikbaarheid van een software zeer variabel worden van een host naar een ander!
2. Een HR-software die regelmatig geüpdatet wordt
Een tweede grote voordeel van de softwares in SaaS is gebaseerd op regelmatige updates die deel uitmaken van de dienst. Het gaat niet over een aankoop van software licentie maar om een onderschrijving aan een dienst die een software ter beschikking plaatst aan een bepaald aantal gebruikers. Met een software in Cloud, zult u altijd over de laatste versie en de allerlaatste functies kunnen gebruik maken.
De updates bevatten meestal:
- Fonctionnele updates: nieuwe opties, herziene UX design, ...
- Beveiligingsupdates (zie hieronder)
3. Confidentialiteit en beveiliging van HR-gegevens
Beveiligde informatica is een meer en meer belangrijkere uitdaging op de dag van vandaag waar cyberaanvallen vaker voorkomen. Deze aanvallen voor zijn vraagt belangrijke financiële investeringen en zeldzame vaardigheden omtrent informatica. De grootste bedrijven zijn meestal beter bereid om zo’n type vereisten te beheren waar kleinere organisaties vaker kwetsbaarder zijn en lopen meer risico op grote inbreuken op de beveiliging.
De HR-gegevens zijn persoonlijke gegevens en kunnen ook “gevoelig” zijn. Deze zijn gereglementeerd door GDPR – General Data Protection Regulation. Elk bedrijf moet zeker maken dat alle gegevens op een beveiligde en confidentiële manier beheerd worden. Gegevenslekken kunnen leiden tot sancties tegenover het bedrijf.
Gebruik een HR-software in cloud laat toe om het informatica veiligheidsbeheer te delegeren aan professionele experts. Volgens de certificering type ISO 27001, gaan de hosts zich eraan verbinden om te waken en te streven naar continu verbeteringen omtrent het beheer van de veiligheid. Regelmatige veiligheidsaudits worden gemaakt bij deze hosts en zij beschikken over de nodige en gepaste middelen. Kiezen voor een oplossing in webmodus zorgt voor een hoog beveiligingsniveau voor uw software en voor de gehoste gegevens.
Een HR-software in SaaS voor meer flexibiliteit
Een laatste voordeel die minder naar voor wordt gebracht maar even interessant is de feit date en gebruik in SaaS zich beter aan de reële noden aanpast van een bedrijf. Dankzij zijn webformaat en zijn commerciële formule in vorm van abonnement. De software zal met de tijd evolueren in functie van de noden maar zal ook toelaten om het forfait te kiezen en de hostcapaciteit die juist nodig zijn.
In het geval dat HR-oplossingen niet in SaaS gehost worden maar intern, moet de informatica-afdeling de nodige servers ter beschikking plaatsen voor het gebruik van een HR-software en ook de nodige stockage plaats voorzien voor de gegevens te kunnen opslaan. Terwijl er in SaaS-modus het over een huur gaat van de servers en dus kan de nodige plaats eenvoudig naar omhoog herzien worden of ook anderzijds in functie van de benodigdheden.
Bepaalde bedrijven kennen de variaties in hun personeel volgens de seizoenen (seizoenwerkers), in dit geval kan een snelle aanpassing gebracht worden aan het stockagevermogen. Dit is een echte troef voor een HR-software.
Een gebruik in cloud modus kan interessant zijn en brengt vele voordelen vooral omtrent het feit van de HR’s taken te verlichten en ook de informatica beveiliging. Langs een andere kant, is een gebruik in web interessant om de mobiliteitstrend van vandaag te volgen en laat de medewerkers toe om zich aan te melden vanuit het support van hun keuze en de plaats van hun keuze (telewerk bijvoorbeeld. Dit kan rechtstreekse impact hebben op het welzijn op het werk en sociaal klimaat van een organisatie en tegelijkertijd de prestaties van HR’s te verbeteren.
Kelio is pionier van HR-software in SaaS-modus, wij blijven te uwer beschikking voor meer informatie over de HR-oplossingen in web. Aarzel niet om op de volgende link te klikken en ons formulier aan te vullen; onze experts zullen u met plezier verder informeren.
