Het beheer van werktijden en activiteiten binnen bedrijven
Het opvolgen van werktijden kan vereenvoudigd worden dankzij een oplossing die het opvolgen van activiteiten en werktijden van uw medewerkers mogelijk maakt.
Met de HR-software en de prikklokken van Kelio zijn de gegevens over aanwezigheidstijden betrouwbaar evenals de gegevens over afwezigheden of op de door uw medewerkers gerealiseerde taken. Het zijn oplossingen die conciliatie brengen tussen wettelijke verplichtingen, prestatie van managers en werknemerstevredenheid.
De definitie van tijdregistratie en activiteitenbeheer
Het volledig opvolgingsproces en controles op werktijden in een bedrijf of organisatie wordt door het beheer van tijden en activiteiten hernomen. De bedoeling is om alle variable gegevens bij elkaar te brengen voor het opstellen van de lonen op het einde van de maand en om een overzicht te hebben over het aantal gewerkte uren, saldo van verlofdagen en/of afwezigheden.
Het is heel vergelijkbaar met het opvolgen van aanwezigheidstijden van de medewerkers op een bepaalde periode.
Het laat ook toe om verschillende processen die elkaar overlappen samen te brengen binnen een bedrijf zoals: het opvolgen van de werktijden, de afwezigheden die beheerd moeten worden, het plannen van uurroosters of het opvolgen van overuren, enz.
Het begrip van "beheer van tijden en activiteiten" wordt dus vaak gebruikt om te spreken over HR-programma's die dienen om werktijden en afwezigheden op te volgen binnen een bedrijf of organisatie.
Wat zijn de voordelen van een programma voor het beheer van tijden en activiteiten?
Het gebruik is dubbel:
- Langs één kant laat deze toe om de werktijden van de medewerkers bij elkaar te halen en deze op te volgen en berekeningen te maken.
- Langs de andere kant, kunnen werktijden ook activiteiten, diensten of projecten bevatten in functie van de noden van opvolging van een organisatie.
Dit programma levert dus meer op dan een eenvoudig programma voor aanwezigheidsregistratie. Deze systemen hebben met de tijd geëvolueerd om de human ressources afdelingen te optimaliseren met tools die toelaten om uurroosters in te plannen, rentabiliteit van de activiteiten ta analysren en tools geven voor het beheer van afwezigheden. Op de dag van vandaag, is het beheer van de werktijden een belangrijk onderdeel van de HR-afdelingen en dit laat ook toe om conform te zijn met de wettelijke verplichtingen evenals het structureel beheer van de werknemers te vereenvoudigen. Het laat toe om efficiënter te worden en het welzijn van de medewerkers te garanderen binnen een bedrijf.
Welke functionaliteiten worden aangeboden in een software voor tijdregistratie?
De "traditionele" functionaliteiten zijn de volgende:
- De aanwezigheidstijden van de werknemers opvolgen
- De afwezigheden en verlofdagen beheren: recuperatie, verlof, gewettigde afwezigheden, …
- Rustperiodes en pauses plannen,
- Uurroosters en planningen onder voorwaarden beheren,
- Werktijden per activiteiten opvolgen (analyse van de tijd die besteed wordt aan activiteiten of projecten),
- Individuele tellers raadplegen met een toegang tot een HR-portaal voor elke medewerker,
- De gepresteerde uren tikken of werktijden verklaren door middel van een prikklok of een virtuele boekingssyteem (op PC, smartphone of tablet).
Het Kelio-programma laat toe om op een volledige manier de tijden en activiteiten van een bedrijf te beheren:
- Aanwezigheid melden van managers zonder in- en uitgangen te boeken,
- Thuiswerkers individueel of in groep opvolgen,
- De werktijden binnen een ploeg verdelen,
- Missies beheren,
- Dinstellingen op maat voor het opstellen van verlofdagen, premies, recuparatie uren, …
- Enz, …
Dit soort systeem aanwerven zal een echte aanwinst zijn in het digistaliseren van uw HR-afdeling maar ook voor een groot aantal HR-processen binnen een bedrijf die een of meerdere stappen hebben voor goedkeuring door verantwoordelijken.
Voor welke bedrijven?
Alle organisaties van eendert welke sector kunnen tijdsregistratie nodig hebben: publieke of privé organisaties, multinationale bedrijven, verenigingen, … deze juridische entiteiten moeten voldoen aan verplichtingen omtrend de meting van arbeidstijd. Niet te min, is het een echte tijdwinst voor elke organisatie. Naast de contrôle over de werktijden, is de analyse over de besteedde tijd per activiteit een tijdwinst voor de bedrijven en vergemakkelijkt de meting van de rentabiliteit en het facturatiebeheer.
- In de industrie,
- consultancy bedrijven,
- studiebureaus,
- persoonlijke diensten,
- enz.
Waarom een oplossing voor tijdregistratie en activiteitenbeheer in plaats zetten?
De voordelen van een oplossing voor het beheer van tijden en activiteiten zijn tallig en deze in plaats zetten binnen zijn bedrijf kan meestal aan 5 objectieven een antwoord geven:
Het is een tool die het respect van het arbeidsrecht garandeert aan de HR:
- op het nagaan van rustperiodes,
- het beperken van overuren,
- meldingen in geval van overschrijding van de werkuren,
- opvolging van wettelijke evolutie,
- enz.
Een HR-programma die gegevens over werkuren verzamelt en deze beveiligt:
- Berekeningsregels en betrouwbare gegevens voor het opstellen van de lonen,
- geen handmatige invoer, risico op fouten vermeden,
- verschillende typen contracten kunnen in één enkele tool beheerd worden, collectieve arbeidsovereenkomsten, enz.
Een programma die het HR-beheer dagelijks vereenvoudigd:
- De administratieve taken zijn gedigitaliseerd evenals het HR-process die vroeger vaak op papier waren,
- de gegevens zijn gecentraliseerd,
- de gegevens worden in real time gedeeld,
Het beheer van tijden en activiteiten om de analytische opvolging te maken van de activiteiten:
- de werktijden weergeven per activiteit, project, centrum of ander gewenst onderwerp,
- performante analytische tabellen genereren.
Het welzijn op het werk verbeteren met een HR-tool
- Informatie delen met de medewerkers om hun vertrouwen in de HR van het bedrijf te versterken.
- De medewerkers kunnen zelf hun tellers raadplegen of HR-benodigdheden maken zonder hulp van de HR-afdeling.
- De tools die helpen bij het inplannen van de werktijden laten toe om het beheer van de teams te verbeteren,
- De taken en werktijden zijn op een juiste manier verdeeld en dit brengt meer sociale cohesie,
- Helpt bij het trouw maken van talenten aan het bedrijf.
IK WIL MEER INFO OVER HET PROGRAMMA VOOR TIJDREGISTRATIE EN ACTIVITEITEN KELIO
Waarvoor dient een oplossing voor tijdregistratie en voor de opvolging van activiteiten?
Alle medewerkers van alle niveau's van verantwoordelijkheid zijn betrokken door het beheer van tijden en activiteiten.
Voor de werknemers is het handig om:
- Werkuren te tikken of hun aanwezigheid te melden,
- tijden per actiteiten te verklaren,
- om planningen raad te plegen,
- verlofaanvragen in te dienen of informeren over een afwezigheid,
- Hun urentellers te kennen en hun werknemersfiche raad te plegen of om gedeelde documenten door de HR-afdeling raad te plegen,
- HR-procedures uitvoeren,…
De HR-portaal ook HR-selfservice genoemd is een ruimte voor medewerkers of portaal voor werknemers. Deze ruimte is enkel toegankelijk voor de werknemers en begeleidt hen door de stappen van tijdregistratie op een digitale manier. Dit portaal is toegankelijk via PC, smartphone, tablet of digitale terminal.
Een software voor tijdsregistratie wordt gebruikt door beheerders om:
- Een zicht te hebben op Aanwezigheidstijden en afwezigheden van hun medewerkers,
- Planningen op te stellen voor alle werknemers,
- De tijden per activiteiten te controleren,
- Verlofaanvragen goedkeuren in functie van de roosters van de ploegen,
- Meldingen krijgen in geval van medewerkers die te laat toekomen of ongepland afwezig zijn en in geval van overschrijding an het aantal toegelaten overuren op een periode, …
Een vereenvoudigd beheer voor de HR-beheerders en de bedrijfsleiders voor de volgende functionaliteiten:
- De werktijden opvolgen op het niveau van het bedrijf,
- Analytische opvolging evenals de rentabiliteit,
- Berekingen maken voor recht op vakantiedagen, premies, individuele tellers,
- Link met het sociaal secretariaat maken voor het uitbetalen van de lonen
Welke zijn de 4 meest belangrijke criteria om een software voor tijdregistratie en activiteiten te kiezen?
De keuze van een tool voor tijdregsitratie en activiteitenbeheer is belangrijk binnen een bedrijf. Dit programma zal door al het personeel worden gebruikt, eendert welk verantwoordlijkheidsniveau en voor een lange periode.
De belangrijkste criteria zullen de opties van het programma betreffen. Maar er zijn 4 minder bekende criteria die toch heel belangrijk zijn bij de keuze van zo'n software pakket.
- Het programma moet zich eenvoudig kunnen aanpassen aan het bedrijf en het type beheer. Elke afdeling van een organisatie of bedrijf moet aan wettige verplichtingen voldoen en heeft eigen praktijken (collectieve arbeidsovereenkomsten, …). De oplossing moet aan meerdere behoeftes van uw bedrijf een antwoord geven evenals zijn evolutie doorheen de tijd en dus moet eenvoudig instelbaar zijn. De instellingen kunnen doorheen de tijd groeien en beheerbaar zijn door de HR-beheerder om zich aan de context te kunnen aanpassen. Dit garandeert de betrouwbaarheid van de gegevens doorheen de tijd.
- De ergonomie is een belangrijke critiria: alle medewerkers van een bedrijf zullen deze gebruiken. Een goede gebruikerservaring laat toe om de HR-oplossing om beter gebruikt te worden door werknemers en managers. Met een eenvoudige werking van de HR-startpagina zal het eenvoudig en handig in gebruik zijn voor alle medewerkers.
- De capaciteit om de link te maken met het sociaal secretariaat van uw keuze, een ERP of verbinding met uw bestaand informatiesysteem is van groot belang om het beheer van uw organisatie te verbeteren.
- De gelinkte diensten: audit, selectie van de functionaliteiten, instellingen en implementatie, opleiding, helpdesk, … zijn zo veel diensten die een ondersteuning vragen van hoge kwaliteit. Dit systeem zal voor een lange periode blijven, vraag advies aan experts waarvan het hun dagelijks werk is en u zult zeker fouten vermijden.
Hoe een handig en efficient systeem voor tijdregistratie een activiteitenbeheer in plaats zetten?
Meerdere stappen zijn nodig voor het systeem succesvol in plaats te zetten: deze mogen niet geweigerd worden om volledig van de voordelen van dit type oplossing te kunnen genieten.
STAP 1: BESTEED TIJD AAN HET DEFINIËREN VAN UW BEHOEFTEN
Als eerste stap is het van groot belang om u de juiste vragen te stellen om uw behoeftes te bepalen evenals de afwachtingen van een systeem voor het registreren van werkuren en activiteitenbeheer. Dit zal u helpen om de juiste dienstverlener te kiezen die u doorheen uw project zal begeleiden.
Wij hebben een paar vragen voorbereid om u te helpen bij de voorbereiding van uw project:
- Wie gaat de oplossing gebruiken binnen uw organisatie? Wat zullen zij in het programma uitvoeren?
- Hoe worden de tijden binnen uw organisatie georganiseerd? Heeft u verschillende profielen, uurroosters of variabele werkuren? Moet u verschillende arbeidsovereenkomsten respecteren?
- Hoe kan dit systeem zich toepassen aan bestaande programma's en procedures?
- Heeft u intern het nodige personeel met de vaardigheden en kennis om het project op te volgen?
- Welke functionaliteiten interesseren u het meest?
- Welke winst zou u willen maken? Tijd-, kostenbesparingen, arbeidsomstandigheden verbeteren, eerlijkheid garanderen, …
Door op deze vragen een antwoord te geven zult u een eerste idee hebben van uw benodigdheden en in staat zijn om een eerste lastenboek op te stellen.
Vergeet niet om de obstakels en risico's die met uw project samenhangen te identificeren.
Aarzel niet om eventuele zwakke punten of risico's van de implementatie van het project te verzamelen. Zoals bijvoorbeeld te weinig kennis over de regelgeving over werktijden of elementen van uit collectieve arbeidsovereenkomsten binnen uw bedrijf. Dit zou kunnen leiden tot foute instellingen en belangrijke juridische risico's.
STAP 2: NEEM EEN OPLOSSING DIE PAST, DIE MET DE TIJD EVOLUEERT EN EFFICIËNT IS.
Bepaalde bedrijven bereiden zich niet genoeg voor op de implementatie van een HR-software en vergeten om de noden van hun bedrijf te bepalen. Zij kiezen dan een dienstverlener en een tool die niet overeenkomt met hun profiel.
Er moet zeker niet geaarzeld worden om vragen te stellen aan de dienstverleners die u ontmoet op de mogelijkheden van het systeem evenals over een dagelijks gebruik. Een demonstratie is altijd iets goed om te vragen met concrete voorbeelden die uw dagelijkse werk goed verbeelden.
Kelio blijft te uwer beschikking om u HR-oplossingen via demonstraties die toegepast zijn aan uw bedrijf en om op uw vragen een antwoord te geven.
Neem de nodige tijd om uit te wisselen met de ploegen en de feit van de diensten te kennen kan u helpen om de dienstverlener te kiezen. Naast de technische functionaliteiten van software zijn er andere onderdelen die in acht genomen moeten worden om de beslissing te nemen. Zelfs indien u een krachtige software kunt verkrijgen zult u een kwalitatieve klantenondersteuning nodig hebben om u te begeleiden. Aarzel dus niet om deze teams te ontmoeten die u zullen begeleiden gedurende uw gebruik van het programma. Ga na of deze beschikbaar zijn en welke communicatiekanalen voorgesteld worden of zelfs een kijke nemen naar de klantentevredenheid kan een interessante indicator zijn. Een ander aandachtspunt zal besteed moeten worden aan de diensten die opgenomen worden door uw abonnement (dit kan gaan over de ondersteuning, updates, hulpverlening in noodgevallen, enz.).
STAP 3: BESTEED DE NODIGE TIJD EN MIDDELEN AAN HET INSTELLEN VAN UW TOOL.
De implementatie en het instellen van een systeem voor tijdregsitratie en activiteitenbeheer is niet de eenvoudigste stap en wordt zelfs vaak als rebarbatief waargenomen door de HR-afdelingen. Het is eigenlijk een zeer belangrijke stap om van uw project een succes te maken. Daarom is het ook van groot belang om de nodige ondersteuning en begeleiding te krijgen van de dienstverlener die uw installatie zal maken en om een duidelijke retour op investering te kunnen waarnemen achteraf.
Sinds 1987 begeleidt Kelio organisaties met efficiënte procedures. Wij garanderen dat wij de instellingen maken in overeenkoming met uw wetgeving en voeren testen uit om na te gaan dat de verkregen resultaten overeenkomen met uw verwachtingen. Wij zijn ook bereid om uw teams op te leiden op deze tools opdat zij autonoom kunnen werken in het dagelijks beheer van het systeem.
STAP 4: HELP DE WERKNEMERS OM EEN TIJDREGISTRATIEOPLOSSING AAN TE VAARDEN.
Het is van groot belang dat uw HR-teams het project volgen en intern promoten bij andere afdelingen, diensten en dat uw medewerkers het project aanvaarden en de veranderingen integreren binnen uw organisatie.
Een paar processen om uw medewerkers de software te laten gebruiken:
- Bepaal een projectmanager binnen uw bedrijf,
- Communiceer naar de medewerkers toe over een nieuwe aanpak van veranderingsmanagement,
- Stel de HR-tool voor aan alle werknemers,
- Bepaal werknemers die ambassadeurs zullen zijn om de procedures te testen, zij zullen ook van gids dienen voor de andere medewerkers.
- Toon aan dat een systeem van belang is met de onmiddelijke waarneembare voordelen voor hen: overzicht van de gepresteerde uren, versnelling van goedkeuring, transparantie, enz, …
- Open een ruimte voor Vragen/ Antwoorden die bestemd zijn voor de implementatie van het systeem.
Hoe een retour op investering berekenen van een systeem voor tijdregistratie en activiteitenbeheer?
In feite, is de ROI (Return on Investment) niet zo maar te berekenen op basis van een eenvoudige formule. Het hangt af van verschillende parameters en alle organisaties werken niet op dezelfde manier maar er zijn indicatoren die de ROI helpen in te schatten zoals op voorhand een status maken van de opvolging van de werktijden (100% papier, gedeeltelijk digitaal, ...) de complexiteit van de organisatie (meerdere arbeidsovereenkomsten, meerdere werkplekken, variabele personeel, ...) of andere specificiteiten die direct gelinkt zijn aan de activiteit van het bedrijf.
De voordelen en aanwinsten van een tijdregistratiesysteem zijn snel waarneembaar dankzij de automatisering van herhaaldelijke administratieve taken voor de HR-beheerders:
- De organisatie van uw bedrijf is bevoordeeld met up-to-date planningen die in real time gedeeld worden,
- De opvolging van de werktijden is betrouwbaar en nauwkeurig,
- Meldingen in geval van onregelmatigheden worden sneller doorgegeven, enz.
- Al na een paar maanden zal een aanwinst in rentabiliteit merkbaar zijn.
Naast de feit dat u tijd en financiële middellen zult besparen, zult u ook andere voordelen merken zoals de optimalisatie van het systeem: verbetering van sociaal klimaat, juistheid, kwaliteit van de arbeidsomstandigheden maar ook op vlak van het vertrouwen van de medewerkers in het management. De HR-beheerders kunnen dan tijd besteden aan missies die een echte meerwaarde hebben en zich concentreren op het optimaliseren van het personeel.
Het programma voor tijdregistratie en activiteitenbeheer Kelio past zich aan de bijzonderheden van uw organisatie aan
Voor 5 jaar en 5 miljoen euro investeringen aan Research & Development, heeft Kelio oplossingen voor tijdregistratie ontwikkeld die een antwoord geven aan de behoeften van bedrijven evenals hun noden van productiviteit en efficiëntie. Ze garanderen de naleving van de wettelijke verplichtingen (beheer van de arbeidstijd aangepast aan uw collectieve arbeidsovereenkomsten, overuren, rusttijd, ...)
Na meer dan 35 jaar, ontwikkeld Kelio innoverende en professionele oplossingen op maat van uw behoeften, dus aarzel niet:
