HR-portaal voor werknemers en managers
Employee self service: win tijd en geef uw medewerkers meer autonomie
Kelio vereenvoudigt de decentralisatie van administratieve HR-taken en tijdsregistratieprocessen. Dit individuele HR portal vergemakkelijkt het delen van informatie tussen werknemers en managers en betrekt uw medewerkers meer bij het dagelijkse HR-beheer.
Welke voordelen biedt een Employee Self Service voor uw werknemers en managers?
Met het Kelio HR-portaal geeft u meer beheersautonomie aan uw werknemers en managers om de HR-processen binnen uw organisatie efficiënt en zo goed mogelijk afgestemd op hun behoeften.
Dit aanpasbare portaal vergemakkelijkt het beheer van aanwezigheden, verlof, activiteiten en werkplanningen en maakt het delen van informatie eenvoudiger, waardoor uw dagelijkse HR-processen soepeler verlopen.
Werknemers kunnen eenvoudig:
- Afwezigheidsaanvragen indienen en bijhouden,
- Hun HR-gegevens raadplegen: hun dossier, tellers en individuele planningen,
- Rechtstreeks in de interface badgen.
Managers kunnen van hun kant:
- Afwezigheidsaanvragen bekijken en beheren,
- Informatie over hun team raadplegen: werknemersdossier, aanwezigheidsplanning, afwijkingen, tegoeden/tekorten, enz.,
- Af- en aanwezigheden in realtime opvolgen om planningen aan te passen,
- HR-dossiers digitaliseren en beveiligen conform de regelgeving (AVG, enz.).
Met Kelio vereenvoudigt u uw dagelijkse organisatieprocessen op elk hiërarchisch niveau!
Vereenvoudig het beheer van werktijden binnen uw bedrijf
Kelio biedt tal van mogelijkheden om het overzicht van de aanwezigheidstijden in uw bedrijf te optimaliseren. Vanuit hun persoonlijke account kunnen werknemers:
- In realtime hun aankomst, pauze, externe werkbezoeken of vertrek boeken,
- Hun boekingen en hun verschillende tellers raadplegen en controleren (overuren, verlof, jaarplanning, premies, enz.),
- Hun aanwezigheid registreren of melden aan leidinggevenden,
- Aanvragen voor boekingscorrecties indienen bij hun leidinggevende of bij de HR-afdeling.
Kelio Intranet garandeert daarmee transparantie van de boekingsgegevens en draagt bij aan een goede balans binnen uw bedrijf.
Digitaliseer de afwezigheids- en verlofaanvragen
Kelio maakt papieren formulieren voor het beheer van afwezigheidsaanvragen overbodig!
Werknemers kunnen via het HR-portaal:
- Toegang krijgen tot hun verlofsaldi,
- Hun afwezigheidsaanvragen opstellen en indienen (met de optiee en bewijsstuk toe te voegen),
- De status van hun aanvragen bijhouden.
Managers kunnen via het HR-portaal:
- De afwezigheidsaanvragen bijhouden; ze ontvangen een melding zodra een medewerker een nieuwe aanvraag indient,
- Toegang krijgen tot een volledig overzicht van de afwezigheden in hun teams om te kunnen beslissen over de aanvragen,
- In realtime afwezigheidsplanningen raadplegen per medewerker of per afdeling.
Personaliseer uw goedkeuringsprocedures voor afwezigheids- en verlofaanvragen met de configuratieopties van Kelio:
- Goedkeuringsproces op een of meerdere niveaus en afhankelijk van de afwezigheidsredenen,
- Synchronisatie van de afwezigheden met de verschillende agenda's – Outlook®, Lotus Notes© – en met Kelio Planning.
Gegevens hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden door de HR-afdeling, dus minder kans op fouten!
Optimaliseer het tijdsbeheer van uw activiteiten
Het bijhouden van de activiteiten is een van de meest tijdrovende taken van managers en de HR-afdeling. Kelio maakt het eenvoudiger om dit bij te houden:
- Registratie van activiteiten in realtime: de werknemer kan vanaf verschillende media boeken (pc, tablet, smartphone of op een Kelio Visio-boekingsterminal),
- Verklaring van bestede tijd aan activiteiten vanuit de persoonlijke account van de medewerker,
- Overzicht van de verklaringen: managers bekijken de activiteitenverklaringen van hun team en keuren deze goed of niet goed,
- Analytisch overzicht van de bestede tijd per project, taak, kostcentra of klant.
Vereenvoudig het beheer van persoonlijke gegevens van uw werknemers
Kelio biedt u de mogelijkheid om raadplegings- en wijzigingsrechten toe te kennen aan verschillende profielen:
- Raadplegen door de werknemer van zijn of haar personeelsbestand (conform de eisen van de AVG),
- Wijzigen door de werknemer van bepaalde informatie in zijn dossier: bijwerken van contactgegevens, gezinssituatie, enz. op het HR-portaal.
- Aanmaken en bijwerken van dossiers door bevoegde personen in het bedrijf.
Met Kelio kunt u alle HR-dossiers digitaliseren en de persoonlijke gegevens van uw medewerkers beveiligen!
Hoe kunt u de gebruikerservaring verbeteren dankzij een persoonlijke HR-account?
Het Kelio HR-portaal biedt uw werknemers de autonomie voor het beheer van dagelijks terugkerende aspecten:
- Gemakkelijk en zelfstandig raadplegen van hun gegevens, persoonlijke resultaten, tellers, verlofsaldi, enz., zonder de HR-afdeling te storen.
- Op afstand toegankelijk portaal, 24 uur per dag en 7 dagen per week (in cloudmodus), en via verschillende media (pc's, tablets, smartphones, enz.) voor meer flexibiliteit. Werknemers kunnen in realtime en van op afstand de planningen raadplegen of hun afwezigheidsaanvragen indienen.
- Beveiligde ruimte, met gegevens die toegankelijk zijn volgens het profiel van de gebruiker.
Hoe de productiviteit van managers verhogen dankzij HR-decentralisatie?
Kelio is de ideale tool om de HR-taken van uw managers te verlichten en hun dagelijkse productiviteit te verhogen:
- Account voor managers met meldingssysteem: managers ontvangen via hun account een melding wanneer een afwezigheidsaanvraag wordt ingediend of zich een onverwachte afwezigheid voordoet en kunnen zo nodig de planning aanpassen.
- HR-dashboards: met de dashboards kunt u prioriteiten stellen voor het beheer en het analytisch overzicht verbeteren.
- Realtime inzicht in de planning van hun team: managers kunnen op elk moment bekijken wie er aanwezig is, afwezig is of een extern werkbezoek aflegt en zo bepalen welke taken of voor welke klanten er gewerkt wordt.
- Digitalisering van taken: doordat het handmatig invoeren van gegevens niet meer nodig is, neemt het aantal fouten af, worden processen sneller en kan de productiviteit van de managers toenemen, terwijl ook de gegevensbescherming wordt versterkt.
Hoe helpt Kelio u om uw dagelijkse HR-processen te vereenvoudigen?
- Meer betrokkenheid van werknemers doordat ze over een persoonlijke account beschikken,
- Digitalisering van HR-processen om uw bedrijf betrouwbare resultaten in realtime te bieden,
- Betere monitoring door uw managers,
- Analytisch overzicht om de productiviteit, interne communicatie en het sociale klimaat in uw bedrijf te verbeteren,
- Toegang in SaaS-/cloudmodus voor nog betere beschikbaarheid en hogere veiligheid.
