Hebt u een tijdsbeheerproject in uw bedrijf?
Hoe bereid je een HR-project voor? Wie betrekken bij zo’n project? Hoe bepaal je een budget? Met welke timing moet ik rekening houden?
Een project voor tijdsbeheer en activiteiten beheer heeft invloed op bijna alle afdelingen van een bedrijf: een gedetailleerde analyse van de behoeften van elke afdeling geeft een duidelijk zicht van haar werking zodat het kan vertaald worden in het project.
Onze experten brengen elke fase gedetailleerd in beeld en helpen u om uw project van A tot Z voor te bereiden en op te volgen.
Een project goed in beeld brengen, is een bestek beter uitschrijven, en een project in zijn geheel beter beheren!
Een tijdsbeheerproject vraagt een goede en gedetailleerde omkadering. De belangrijkste lijnen en de middelen om ze te bekomen goed voorinstellen. Hoe uw project goed in beeld brengen?
Stel een projectteam samen
Voor elk project is het belangrijk om een team samen te stellen dat alle afdelingen en directies van uw bedrijf vertegenwoordigt. Elke speler zal een belangrijke rol hebben in een bepaald deel van het project, niet alle deelnemers zullen de hele tijd gemobiliseerd worden.
De timing van het project bepalen
Naar gelang de complexiteit van het bedrijf, duurt een tijdsbeheerproject langer dan enkele maanden. Het duur van een project varieert tussen 6 en 24 maanden, van de opmaak van het bestek tot de lancering van het project. Beter voorkomen dan genezen!
Bereken de ROI voor u een budget opmaakt
Een tijdsbeheer project beperkt zich niet tot wiskundige berekeningen van variabele salarisgegevens. Om een ROI van een tijdsbeheerproject te berekenen moet er rekening gehouden worden met verschillende punten: verbetering van de planning van ploegen, een beter beheer van de afwezigheden, de motivatie en implicatie van werknemers, enzo. Wanneer een budget wordt opgemaakt, moeten er natuurlijk berekeningsfactors van uw bedrijf in kaart gebracht worden (aantal werknemers, aantal sites, structuur van uw bedrijf, regels, enzo.).
Hoe maak je een bestek op zodat alle behoeften van de gebruikers in kaart gebracht worden?
Een bestek is een document die moet gerespecteerd worden tijdens het concept van het project, om het even de sector, de cultuur of de grootte van het bedrijf. Een bestek dient om de behoeften te bepalen en om ze uit te leggen aan de betrokken spelers en zeker zijn dat iedereen akkoord is. Een bestek kadert de missies van elke partij, intern en extern aan het bedrijf, en zet een langdurige relatie op stand gedurende het hele project.
Een bestek zal de leverancier helpen kiezen (in het geval van een aanbesteding) die geschikt is voor uw project. Het bestek is een cruciaal communicatietool tussen de externe leverancier en uw interne projectteam.
Enkele belangrijke stappen in een bestek:
Context en presentatie van het project
Deze eerste etappe beschrijft het bedrijf, de context, de aanpak en een voormalig identiek project.
Ga op terrein
Indien uw project een planning bevat, ga op het terrein om met de verantwoordelijken van elke afdeling te spreken zodat u hun planningen goed begrijpt. Vaak denken managers, soms onterecht, te weten hoe planningen worden opgemaakt.
Bepaal de processen en de behoeften van de gebruikers
Neem de tijd om de functionele behoeften, de technische restricties en de eventuele werkpuntjes te analyseren en te vertalen. De tijdsbeheerregels moeten duidelijk opgesomd worden: hoe preciezer en gedetailleerd de beschrijving, hoe gedetailleerder de offerte van de leveranciers zullen zijn. Voeg zeker voorbeelden toe om de regels en berekeningen uit te leggen.
Budget
Bepaal een budgetmarge die u wilt uitgeven aan het project.
Termijn van het project
Om het even de grootte van het project, leg een realistisch termijn vast: termijn om de offerte in te dienen, termijn voor de uitwerking van het project, enzo. Aarzel niet om bijkomende tussendatums toe te voegen om de opvolging van het project beter te kaderen. Reken 3 à 5 weken tussen het versturen van het bestek en het indienen van een offerte.
Nalezing en goedkeuring
Voor uw het bestek doorstuurt, laat het nalezen door het projectteam en eventueel enkele gebruikers.
Hoe maak ik de juiste keuze voor mijn project?
Van zodra het bestek klaar, nagelezen en goedgekeurd is door het projectteam, kunt u het bestek versturen naar meerdere leveranciers. Beperk het aantal tot max. 5 bedrijven.
Gedurende de wachtperiode (tussen het versturen van het bestek en het ontvangen van de offertes), aarzel niet om vragen en antwoorden te delen met de verschillende leveranciers. Hoe preciezer de noden, hoe beter de offertes aan uw behoeften zullen antwoorden en hoe beter u de offertes zult kunnen vergelijken.
Analyseer de verschillende offertes
Het bestuderen van offertes is een zeer complexe oefening. Het verschil zit vaak in kleine details. Nodig de leveranciers uit om hun project, hun methodes en planningen, de gekozen oplossing, de functionele en technische aspecten en het budget toe te lichten.
Bepaal de selectiecriteria
Het is belangrijk om de criteria van het project met het hele team te bepalen. Een unaniem akkoord van het hele team is belangrijk voor de opvolging en het goede verloop van het project. De criteria die bepaalt en goedgekeurd moeten worden door het team zijn:
- Beantwoorden van de verwachtingen, beheerscapaciteit van de verschillende tijdsbeheerregels
- Aanpassing en flexibiliteit van de oplossing en de parameters
- Opvolging van A tot Z van het project door de projectleider
- Ergonomie van de oplossing (te testen door verschillende gebruikers binnen uw bedrijf)
- Technische aspecten (lokale of oplossing in SaaS)
- Financieel aspect
- Coherentie tussen de offerte en de aanvraag
Beslissing
Tussen de keuze van de leverancier en het begin van het project, moet u zeker 4 à 6 weken rekenen.
De analyse en audit fase zijn de script van uw project
Om uw tijdsbeheerproject tot een goed eind te brengen, moet de gekozen leverancier uw regels, interfaces en processen vertalen in zijn eigen taal. Deze redactiefase, of beter bekend als audit, is cruciaal voor uw project.
De audit beschrijft en vertaalt uw eisen tot in het kleinste detail. Dit document is de basis van de parametrage: de leverancier zal zich baseren op de audit om de software in te stellen. Dit document moet steeds up-to-date gehouden worden en bekend zijn door beide partijen. Anders zullen de parameters niet volgens uw behoeften zijn.
De audit en het instellen gebeuren in meerdere fases en duurt ongeveer 1 à 2 maanden. Na elke vergadering, moet elke fase goedgekeurd worden zodat de volgende fase kan aangepast worden aan eventuele ontbrekende behoeften.
Neem even de plaats in van uw gebruikers
Tijdens het uitschrijven van de audit, zijn het projectteam en de leverancier druk bezig met het opsommen van HR-regels, en vergeten soms de gebruiker zelf. Daarom is het belangrijk om eveneens te denken aan de ergonomie, de eenvoud en het comfort van de gebruikers. Vraag in dit stadium zeker printscreens om een goed zicht te hebben op de parameters. De leverancier zal u in deze fase begeleiden dankzij zijn kennis van het systeem dat bij u zal uitrollen.
Illustreer regels en geef voorbeelden
Alle regels zullen in detail beschreven moeten worden. Voor elke regel moet u eveneens alle mogelijke situaties en uitzonderingen bedenken. Een goede raad: illustreer de regels en uitzonderingen door concrete voorbeelden.
Na de audit, volgt de parametrage: wie doet wat?
De parametrage brengt vaak verwarringen en misverstanden mee:
- De klant wenst een “kant-en-klare” oplossing namelijk met alle berekeningsregels, tellers, toegangsrechten volgens de gebruikersrechten, aangepaste schermen en alle gegevens reeds inbegrepen in het systeem
- De leverancier begrijpt door « parametrage » het instellen van de regels die de tellers bestuurt in functie van de doorgegeven situaties en uitzonderingen.
Definieer wie wat doet. Zo bepaalt u duidelijk welke rol de leverancier heeft, wat u exact van hem verwacht en wat uw medewerkers moeten doen die in het project zitten. Het zou kunnen dat de leverancier reeds modellen heeft die uw medewerkers zullen gebruiken voor het vervolg van de parametrage. Zo kunt u besparen op consulting tijd van de leverancier.
Een goed advies: voorzie de parametrage in meerdere fases want het kan lang duren. Als u de parametrage opsplitst in verschillende fases, kunt u de oplossing voor uw behoeften beter evalueren. Het overnemen van gegevens, het toekennen van toegangsrechten en het opmaken van schermen zijn uw verantwoordelijkheden.
Tijdens de parametrage, kunt u al focussen op andere dingen. Denk dus alvast aan de mededeling van het systeem bij uw werknemers. Elke aanpassing in een bedrijf brengt stress en vragen mee. Methodisch aangekondigd door de voor- en nadelen uit te leggen, zullen uw werknemers het tijdsbeheer systeem beter aanvaarden.
Fase voor de uitrol van het systeem: testfase met gebruikers op alle niveaus!
Van zodra de parametrage gedaan is, is het tijd om de tool te testen. Afhankelijk van de complexiteit van het systeem, met of zonder planning, moet de test plaatsvinden in verschillende afdelingen die meerdere facetten van het systeem gaan gebruiken (reporting, planning, afwezigheidsaanvraag, tellers, enzo.) en kan tot 6 weken duren. Definieer een representatief steekproef van uw personeel om deze testfase tot een goed eind te brengen.
De testteams, een mix van verschillende afdelingen, moeten kritisch zijn tegenover alle gebruikte functies. Probeer de positieve en negatieve punten te groeperen voor u ze doorgeeft aan de leverancier, hij zal 1 of 2 dagen ter plaatse komen om het systeem aan te passen waar nodig is.
De « GO - NO GO »
Na enkele testweken door de gebruikers, met alle belangrijke fases binnen uw bedrijf (export naar sociaal secretariaat, afwezigheidsaanvragen, registraties, enzo.), moet u beslissen of de tijdsbeheeroplossing klaar is voor de uitrol, dit is de welbekende GO – NO GO.
Als de reacties negatief zijn, dan is het beter om de uitrol uit te stellen. Beter een uitgestelde uitrol dan een mislukte uitrol. Een mislukte uitrol verbreekt het vertrouwen tussen de gebruikers en het nieuw systeem. Dat vertrouwen opnieuw winnen duurt maanden.
Als de reacties positief zijn, dan kan de uitrol gepland worden!
De D dag: de uitrol van uw project!
Na enkele maanden van voorbereiding, beslissingen, parametrage en testen, bent u zeer dicht bij de grote lanceringsdag! Uw tijdsbeheer project is een bruikbare oplossing geworden voor uw collega’s. Het is tijd om het systeem uit te rollen binnen uw bedrijf.
U hebt 2 mogelijkheden om uit te rollen van uw project:
- « Big release » : alle werknemers krijgen op de zelfde moment toegang tot het nieuw systeem. Dit vraagt natuurlijk veel opleidingen op een zeer korte periode (net voor de uitrol).
- In fases : per groep van gebruikers, bijvoorbeeld om de 2 weken. Dit biedt de mogelijkheid om de opleidingen wat te verspreiden. Het nadeel van deze methode is dat u gedurende een bepaalde periode met 2 systemen moet werken.
U hebt meerdere sites? We raden aan om lokale verantwoordelijken te kiezen die hun teams op hun site zullen opleiden en de reacties gaan groeperen om dan door te spelen aan de projectleiders. Zij kennen het beste hun sites, hun teams en hun eigenschappen, en hebben alvast het vertrouwen van hun collega’s. Dit zijn belangrijke mensen in het succes van het uitrollen van uw project.
Leidt uw gebruikers correct op!
Voor eenvoudige functies – afwezigheidsaanvragen, prikken, enzo. – kunt u perfect werken met korte handleidingen of tutorials met printscreens en video’s. « Keep it simple » is een gouden regel! De leverancier kan u eveneens begeleiden in deze fases en u bestaande oplossingen voorleggen.
Voor complexere functies – export van gegevens, reportings, enzo. – organiseer opleidingen per thema per 0,5 tot 2 dagen, en beperk de groepen van 6 tot 8 personen. Laat de leverancier de opleidingen geven: hij kent het systeem, hij kent uw project, hij beheert de opleidingstechnieken en hij kan voorbeelden en oefeningen geven. Uw managers goed opleiden is de uitrol, de opvolging en het welzijn van uw werknemers verzekeren.
Een project van A tot Z beheren, is ook een regelmatige opvolging verzekeren!
Eens de uitrol gedaan, verdient uw project een regelmatige opvolging: wordt het systeem gebruikt door al uw werknemers? Moeten er bijkomende opleidingen georganiseerd worden voor managers of nieuwkomers?
Na enkele maanden (tot één jaar) het systeem gebruikt te hebben, stuur een enquête naar de dagelijkse gebruikers, managers en werknemers. Zij zullen misschien aanpassingen of verbeteringen voorstellen. Een regelmatig contact met de leverancier is noodzakelijk om de migraties naar nieuwe versies te garanderen, om nieuwe functies binnen het systeem uit te leggen, enzo. zodat het systeem langdurig en optimaal kan gebruikt worden.
