La signature électronique de vos documents RH
Grâce au logiciel Kelio vous en aurez fini avec la paperasse !
Laissez-vous séduire par sa simplicité et sa rapidité d'utilisation !
Signature des documents RH à distance : contrat de travail, édition de fin de période, protocole sanitaire ou règlement intérieur…
L'archivage des documents et leur signature n'a jamais été aussi simple !
Les avantages de la signature électronique
Gagnez du temps grâce à l'accélération du traitement des tâches administratives. La digitalisation de vos processus de signature présente de nombreux avantages :
- Réduction des dépenses : suppression des impressions papier et des envois postaux,
- Supprimer le papier = gain pour l'environnement,
- Délais de contractualisation raccourcis lors de l'embauche d'un nouveau collaborateur,
- Suppression des tâches chronophages comme trier, mettre sous pli, envoyer, archiver, … un gain de temps considérable pour le département RH,
- L'identité des signataires et l'intégrité des documents signés sont certifiés,
- Possibilité d'envoyer des documents pour signature individuellement ou en mode groupé,
- Tous les documents signés sont automatiquement archivés.
Digitalisez la signature de vos documents RH avec un processus simple
Terminé les papiers, les envois par courrier et les pertes de documents !
Grâce au module complet de dématérialisation, vous pourrez faire signer vos documents RH récurrents issus de Kelio :
- Édition de fin de période,
- Documents : contrat de travail, attestation d'emploi, etc.
Il est également possible de faire signer des documents externes :
- Génériques comme le protocole sanitaire ou le règlement intérieur,
- Individuels comme une fiche de fonction.
LE GESTIONNAIRE RH
Création des modèles de signature en fonction du type de document
Création des documents depuis Kelio ou importation en PDF
Envoi pour validation à la direction avec apposition de la signature d'entreprise
Après l'envoi, suivi de l'avancée des documents RH, possibilité de relance ou de révocation en cas d'erreur ou annulation du processus
Consultation de la consommation de signatures au fil du temps
Collecte et archivage des documents signés. Possibilité de les consulter et de les imprimer
LE SIGNATAIRE
Ouvrir le mail avec le document à signer
Relire le document dans son intégralité
Cliquer pour commencer le processus de signature
Saisir le code unique reçu par sms ou e-mail pour confirmer l'identité
Dès que le document est signé par tous les signataires, un mail permettra de télécharger et conserver le document
Faire le suivi et l'archivage des documents
Vous pourrez facilement voir l'état d'avancement des documents envoyés en signature grâce au tableau de suivi.
Les fonctions de tris et les filtres faciliteront l'identification des signataires qui n'ont pas encore signés afin de faire une relance ou alors d'identifier des erreurs et révoquer le processus.
Dès que les documents sont signés ils sont automatiquement archivés dans votre espace de stockage Kelio. Des fonctions de tris et de téléchargement sont disponibles.
L'authenticité du document et de son signataire sont certifiés avec un fichier de preuve.
Dématérialiser vos signatures RH, c'est simpleUn tarif simple, pratique et adapté
Kelio vous facilite la vie avec son coût unique à la signature avec sa formule "tout en un" :
- La signature électronique du signataire,
- L'envoi par e-mail ou SMS d'un code unique pour identifier le signataire et confirmer la signature,
- La signature d'entreprise de votre direction (société en tant qu'entité juridique/personne morale)*,
- L'envoi par e-mail à chaque signataire d'un lien pour venir télécharger le document une fois signé,
- La réception et le stockage sur votre serveur Kelio dans un espace sécurisé du document signé pour l'entreprise.
* Kelio simplifiera la signature de votre entreprise (cachet serveur) grâce à son écran de validation avant envoi des documents en signature qui vous permet également d'apposer électroniquement l'accord de l'entreprise au travers d'un certificat "permanent" (certificat à longue durée de vie et non restreint à une seule opération de signature).
Votre paraphe sera également digitalisé et permettra d'éviter des erreurs avant d'envoyer les documents et d'apposer sur chaque document RH la signature d'entreprise reconnue d'un point de vue légal.
Payez uniquement ce que vous consommez !
- Facturation chaque trimestre calendrier,
- et en fonction du palier de signatures consommées
- Les prix sont dégressifs : plus vous en utilisez, plus le prix unitaire diminuera.
La signature électronique c'est tout un cadre légal !
Pour que la signature électronique ou "e-signature" ait la même valeur probante qu'une signature manuscrite, elle doit être validée par une autorité de certification.
La signature électronique d'un document numérique garantit :
- L'identité du signataire (de façon unique et claire),
- L'intégrité du document signé (après signature, le document ne peut plus être modifié),
- La non-répudiation par le signataire du document signé (le signataire ne peut nier avoir signé).
Depuis 2016, l’eIDAS est un standard européen qui permet de fournir un cadre légal, et grâce auquel les règles régissant les signatures à l’échelle de toute l’Union Européenne sont harmonisées.
Kelio met automatiquement un fichier de preuve à disposition qui permet de certifier le processus de signature électronique pour chaque document signé.
Nitro : notre partenaire de confiance
Kelio a fait le choix de s'associer avec l'autorité de certification Nitro Sign pour pouvoir proposer cette fonctionnalité.
Cela permet de vous garantir la conformité aux réglementations européennes et internationales.
Notre partenaire de confiance suit les règlements de lois eIDAS. Ce partenariat respecte les obligations du RGPD.
Les avantages de Kelio
- Gagnez du temps sur les tâches RH répétitives
- Réduisez vos coûts
- Vos délais de contractualisation seront écourtés
- L'intégrité des documents signés sera garantie
- Vous serez facturés en fonction de la consommation
