Planification du travail : logiciel de planning horaire et planning sous contrainte
Optimisez l’organisation des temps de travail grâce à la planification horaire
La gestion du planning du personnel est un enjeu majeur de management, entre optimisation du travail et respect de la législation en vigueur. La mise en place d’un logiciel dédié permet d’intégrer les différentes contraintes qui s’imposent aux managers, limite les pertes de temps et erreurs, et encadre les risques pour votre organisation.
À quoi sert un logiciel de planning du personnel ?
La gestion des plannings du personnel ne se limite pas à fournir un emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel aux salariés. Un planning RH efficace a pour objectif de répondre à de multiples contraintes au sein d’une organisation :
- Respecter la législation sur les temps de travail,
- Couvrir les besoins en personnel selon l’amplitude de travail et les perspectives d’activité,
- Optimiser le travail et suivre la rentabilité,
- Gérer les congés planifiés et les absences imprévues du personnel (maladies, accidents, circonstances familiales, etc.),
- Affecter les missions selon les compétences de chacun,
- Répartir équitablement les tâches, éviter les sous- et surproduction, etc.
Kelio Planification est un logiciel puissant, capable d’intégrer ces différentes contraintes. Il représente un atout majeur pour faire gagner du temps à vos managers, optimaliser vos équipes et éviter les erreurs.
En outre, le logiciel Kelio Planification propose une vision globale de tous ces enjeux sur une même plateforme actualisée en temps réel et partagée entre vos différents collaborateurs. Une absence imprévue ou une modification de planning ? Elle est immédiatement répercutée auprès de l’ensemble des salariés et managers, sans ressaisie manuelle ; un gain de temps considérable comparé à une gestion faite au travers de multiples fichiers Excel© éparpillés dans l’entreprise !
Bénéficiez de plannings mis à jour en temps réel
Les modifications de dernière minute des plannings désorganisent votre entreprise ? Le module Kelio Planification intègre l’ensemble des informations issues du module Kelio Gestion des Temps et vous aide à préparer le planning de votre personnel en tenant compte des horaires, des absences et des activités de vos collaborateurs.
Les plannings Kelio prennent en compte :
- Les effectifs disponibles,
- La charge de travail prévue,
- Les compétences nécessaires.
Avec Kelio Planification, les managers reçoivent des alertes en temps réel en cas d’absence imprévue permettant de réajuster rapidement les plannings. Vous visualisez facilement les salariés présents ou absents aujourd'hui ou la semaine prochaine, par exemple pour cause de maladie, congés, formation, etc.
Comment planifier efficacement les ressources humaines de votre entreprise ?
Automatisez votre organisation de travail grâce à l'édition de plannings assistée
Kelio Planification facilite la préparation des plannings de votre personnel :
- Duplication de plannings types : copier-coller de vos plannings d’une période à l’autre (construction de cycles de travail récurrents).
- Plannings automatiques : proposition d'un planning en fonction de vos besoins en personnel, de la disponibilité et des compétences de vos collaborateurs, de vos priorités ou restrictions médicales.
- Plannings préparatoires : simulation de différents plannings alternatifs avant validation.
Vos plannings sont construits en intégrant vos propres objectifs de production (nombre de commandes à effectuer, production à réaliser, etc.) pour déterminer la main d’œuvre requise.
Répartissez facilement les tâches de vos collaborateurs
Etablir des plannings en fonction de la charge de travail de votre personnel vous prend beaucoup de temps ?
- Construisez vos plannings par tâches, centres de charges ou projets.
- Échangez rapidement les plannings de deux collaborateurs.
- Identifiez les manques de personnel sur certains horaires ou sur certaines tâches, et à l’inverse réaffectez des salariés en nombre trop important sur d’autres missions.
Comment garantir la fiabilité de votre planning horaire?
Gérer le planning de vos salariés avec Kelio Planification c’est s’assurer de respecter le cadre que vous avez défini, qu’il soit lié à des obligations réglementaires ou internes.
- Anomalies bloquantes ou informatives lorsque les contraintes ne sont pas respectées (temps de travail dépassé, travail en heures supplémentaires/en heures de nuit, etc.).
- Suivi des compteurs horaires par salarié, par service.
- Intégration des congés et absences des salariés directement dans le planning.
- Suivi de la différence entre les heures prévues et celles travaillées.
Parce qu’un manager opérationnel n’est pas toujours au courant des dernières règles en vigueur ou parce qu’un chef d’entreprise veut s’assurer que son organisation traite équitablement chaque salarié, Kelio Planification cadre les actions de gestion de plannings à tout niveau hiérarchique.
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Gagnez en réactivité dans la gestion de vos plannings au quotidien
Des écrans de visualisation personnalisables
Un planning du personnel est un outil de management quotidien. Il doit refléter les pratiques de l’entreprise et être facile à manipuler par vos différents utilisateurs (salariés, managers, RH, direction).
Grâce aux multiples options de personnalisation de Kelio Planification, créez le planning adapté à vos besoins et à vos habitudes !
- Visualisez les demandes d’absences, de congés et les absents imprévus rapidement et facilement.
- Affichez le planning sur différentes périodes : à l’année, au mois, à la semaine, au jour ou à l'heure.
- Présentez les postes de travail par ligne, colonne ou dossier.
- Personnalisez les groupes de collaborateurs pour filtrer l’affichage.
- Partagez en temps réel les plannings horaires des différents services accessibles par les managers, les salariés et le service RH.
- Envoyez directement vos besoins en personnel aux agences d’intérim.
Mieux planifier, c’est mieux anticiper !
Pilotez vos indicateurs de performance
Les entreprises et organisations peuvent suivre efficacement leurs indicateurs grâce à Kelio Planification :
- Alertes en temps réel suivant vos règles légales ou organisationnelles.
- Pilotage de vos indicateurs métier.
- Suivi des compteurs individuels et des résultats groupés (effectifs, heures supplémentaires, heures spéciales, etc.).
- Gain en efficacité en anticipant les besoins en fonction des objectifs fixés.
Comment Kelio peut vous aider à optimiser votre planification horaire ?
Kelio Planification propose :
- Une construction de planning horaire par tâche, centre de charges ou projet
- Trois types d’aide à la création de plannings : duplication de planning type, planning horaire automatique et planning préparatoire
- Un suivi analytique
- Un accès aux informations en temps réel : répartition du personnel, congés, absences, compteurs horaires…
- Un affichage du planning sur différentes périodes : à l’année, au mois, à la semaine, au jour ou à l'heure
- Une communication facile du planning à vos salariés : sur papier, par e-mail ou par SMS
- Une interface 100% web
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