La gestion des temps et des activités en entreprise (GTA)
Le suivi des temps de travail peut être simplifié grâce à une solution qui permet de recueillir facilement les activités et les temps de travail de vos collaborateurs.
Le logiciel RH et les pointeuses Kelio (ex. Bodet) permettent de centraliser des données fiables sur les temps de présences, sur les absences ou les activités réalisées par vos collaborateurs. Grâce aux solutions RH Kelio, vous respectez vos obligations légales, tout en optimisant la performance des responsables et la satisfaction des travailleurs.
La définition de la gestion des temps et des activités
On définit la GTA comme l'ensemble des processus de suivi et des contrôles de la durée de travail dans une société ou une organisation. Le but est donc de centraliser des données variables afin d'établir la paie des salaires en fin de mois et d'avoir un compte rendu exacte des heures de travail, du solde de jours de congé ou des absences.
Elle correspond au suivi des temps de présence des collaborateurs sur un laps de temps.
La GTA regroupe plus largement tous les processus interdépendants de la gestion des temps de travail au sein d'une entreprise: comme le recueil des temps de travail, le décompte des absences et des congés, la gestion des plannings ou le suivi des heures supplémentaires, etc.
Le terme "gestion des temps et activités" est donc souvent utilisé pour parler de logiciels RH qui servent à suivre les temps de travail complets et les absences du personnel au sein d'une entreprise ou organisation.
Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des temps et des activités ?
L'utilité d'un logiciel de gestion des temps et des activités est double :
- D'une part il permet de recueillir et de décompter les temps de travail des collaborateurs.
- D'autre part, il permet le suivi analytique des temps travaillés par activité, service ou projet en fonction des besoins d'une organisation.
Plus que de simples logiciels de contrôle des temps de présence, ces systèmes ont évolué avec le temps pour optimiser les services des ressources humaines avec des modules qui permettent de planifier des horaires, d'analyser la rentabilité d'activités et de gérer les demandes d’absences des salariés. Aujourd'hui, les solutions de gestion des temps sont un élément clé des départements RH car elles aident à mettre en conformité l'organisation vis-à-vis de ses obligations légales et facilite la gestion organisationnelle des travailleurs. Ce qui permet de gagner en efficacité et d'assurer le bien-être des salariés dans l'entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités proposées dans un outil de gestion des temps?
Un logiciel de gestion des temps et des activités permet généralement de:
- Suivre les temps de présences des salariés
- Gérer les absences et congés : repos compensatoire, congés, récupération, absences justifiées, …
- Planifier les temps de repos et de pause,
- Gérer les plannings et la planification sous contraintes,
- Effectuer le suivi des temps d'activités (analyse du temps passé surdes activités ou projets),
- Suivre les compteurs individuels de gestion des temps, avec l’accès à un portail RH pour chaque collaborateur,
- Le pointage des heures prestées ou la déclaration du temps travaillé par le biais d'une pointeuse ou d'un système de pointage virtuel (sur PC, smartphone, tablette).
Le logiciel Kelio permet de gérer de façon plus complète les temps et les activités au sein de votre entreprise. Il permet en outre de :
- Déclarer la présence des managers sans pointage horaire,
- Effectuer le suivi du télétravail en équipe ou individuellement,
- Gérer la répartition des temps de travail au sein d'une équipe,
- Gérer les missions,
- Des paramétrages sur mesure pour gagner des congés, primes, heures de récupération…
- Etc.
Acquérir un système de gestion des temps et d'activités permettra de digitaliser votre département RH mais également de dématérialiser de nombreux processus RH au sein de votre entreprise, qu’ils soient avec ou sans étape de validation auprès des managers et décideurs RH.
Pour quelles entreprises?
Toutes organisations de tout secteur d'activité peuvent avoir recours à la gestion des temps et des activités : entités publiques ou privées, multinationales, associations, … car ces entités juridiques sont soumises à des obligations de mesure du temps de travail. En plus du "contrôle des temps de travail", le suivi analytique des temps passés sur chaque activité permet à terme un gain de temps pour les entreprises en facilitant la mesure de leur rentabilité et la gestion de leur facturation. Les secteurs particulièrement concernés sont
- L'industrie,
- les cabinets de conseils,
- les bureaux d'études,
- les services à la personne,
- etc.
Pourquoi mettre en place une solution de gestion des temps et activités?
Les avantages d'une solution de gestion des temps et des activités sont nombreux :
C'est un logiciel qui assiste les RH dans le respect du droit du travail:
- le respect des temps de repos,
- limitation des heures supplémentaires,
- alerte en cas de dépassement des heures de travail,
- suivi de l'évolution législative,
- Etc.
Un outil RH qui permet de sécuriser le receuil des temps de travail:
- formules de calculs et données pour la paie fiables,
- pas de saisie manuelle, risque d'erreur évité,
- différents types de contrats peuvent être gérés dans un seul outil, conventions collectives, etc.
Une solution qui simplifie la gestion RH au quotidien:
- Les tâches administratives sont digitalisées, les processus RH via papier sont supprimés,
- les informations et les données RH sont centralisées dans une base de données unique,
- les informations sont partagées et mises à jour en temps réel,
Un suivi analytique des temps activités:
- afficher des temps de travail par activité, projet, centre de coûts, client ou autre sujet souhaité,
- génération de tableaux analytiques performants.
Améliorer la qualité de vie au travail avec un outil RH:
- Diffuser des informations sur la gestion des temps et activités aux collaborateurs pour renforcer leur confiance vis-à-vis des services RH
- Les collaborateurs peuvent consulter eux-mêmes leurs compteurs ou faire leurs démarches sans l'aide du service RH
- Les outils d'aide à la planification des temps de travail permettent d'améliorer le management des équipes,
- Les tâches et temps de travail sont répartis de façon plus équitable pour une meilleure ambiance et cohésion au sein des équipes,
- Ainsi, les collaborateurs se sentent plus intégrés ce qui accroit la fidélité des talents dans l’entreprise.
À qui s’adressent les solutions de gestion des temps de travail et de suivi des activités?
Tous les collaborateurs de tout niveau de responsabilité d'une organisation sont concernés par la Gestion des temps et activités.
Les salariés utilisent des fonctionnalités de gestion des temps afin de:
- Pointer ou déclarer leurs temps de prestation,
- Déclarer du temps passé par activité,
- Consulter leurs plannings,
- Effectuer des demandes de congé ou signaler leur absence,
- Connaitre leur compteur d'heures et voir leur fiche salarié, les documents partagés par le service RH,
- Effectuer des démarches RH internes, …
Le portail RH aussi appelé self-service RH, écran collaborateur ou portail salarié permet aux collaborateurs d'accéder à toutes ces fonctionnalités de gestion des temps et activités. Cet espace est exclusivement réservé aux salariés et permet de le guider dans ses démarches de gestion des temps d'une façon digitalisée. Ce portail est accessible sur PC, smartphone, tablette ou borne digitale.
Les logiciels de gestion des temps et activités sont utilisés par les responsables et managers pour :
- Consulter les temps de présence et absence de leurs collaborateurs,
- Faire des plannings de travail pour tous les salariés,
- Analyser les temps d'activités,
- Approuver des demandes de congés selon les plannings des équipes,
- Recevoir des alertes en cas d'arrivée tardive, absence non-prévue, dépassement des heures supplémentaires autorisées sur une période, …
La gestion au quotidien est simplifiée pour les gestionnaires RH et les directions d’entreprises. Ils peuvent facilement :
- Consulter le suivi des temps de travail au niveau de l'entreprise,
- Effectuer un suivi analytique et de rentabilité,
- Faire le calcul du droits de jours de congés, primes, compteurs individuels,
- Réaliser le lien avec le secrétariat social pour la paie des salaires
Quels sont les 4 critères essentiels pour choisir un logiciel de gestion des temps et activités ?
Le choix d'un outil de gestion des temps et activités est important dans une entreprise. Ce logiciel sera utilisé par tout le personnel de tout niveau de responsabilité, et ce bien souvent durant plusieurs années, voire dizaines d’années.
Le critère de sélection le plus important concerne les modules et fonctionnalités de la solution logicielle. Cependant, il s’agit également de s’attarder sur 4 critères plus subtiles et pourtant cruciaux lors du choix d'un outil de GTA:
- Le logiciel doit pouvoir s'adapter facilement à l'entreprise et à ses modalités de gestion. Chaque entité, organisation ou entreprise de toute taille a des contraintes légales et pratiques qui lui sont propres (conventions collectives, …). L'outil RH doit répondre aux besoins de votre organisation et à son évolution dans le temps en se paramétrant facilement. Il est donc plus pratique de choisir un logiciel dont les paramètres peuvent donc être évolutifs et maîtrisables directement par le gestionnaire RH. Cela permet de garantir la fiabilité des données dans le temps et l’adaptation au contexte mouvant.
- L’ergonomie est également un critère essentiel : le logiciel de gestion des temps est utilisé par l'ensemble des collaborateurs d'une entreprise. Une bonne expérience utilisateur permet aux salariés et aux managers de mieux utiliser l'outil RH et garantit son adoption par tous.
- La capacité de liaison avec le secrétariat social de votre choix, un ERP ou avec votre système d'information existant est capitale pour faciliter la gestion de votre organisation.
- Les services liés: audit, sélection des fonctionnalités, paramétrage et déploiement, formation, service d’assistance… autant de services qui nécessitent un accompagnement de haute qualité. Un système de GTA se garde de longues années, appuyez-vous sur des experts dont c’est le métier au quotidien et qui vous éviteront bien des erreurs.
Comment installer un système de gestion des temps et activités?
Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place ce système avec succès.
ÉTAPE 1 : Définir précisément son besoin en amont
Avant toute chose il est primordial de vous questionner sur vos besoins et vos attentes en ce qui concerne votre système de gestion des temps et d'activités. Cela vous aidera à prioriser vos besoins et à faire le choix du prestataire adapté vous accompagner dans votre démarche.
Nous vous listons ci-dessous quelques questions qui vous aideront à préciser vos besoins :
- Qui va utiliser la solution de GTA dans votre organisation? Que doivent-ils faire et saisir dans le logiciel?
- Comment sont organisés les temps de travail au sein de votre organisation? Avez-vous des profils, horaires, temps de travails variables? Avez-vous plusieurs conventions de travail différentes à respecter?
- Comment ce système peut-il s'intégrer aux logiciels et procédures qui sont déjà en place?
- Avez-vous du personnel, les compétences et connaissances en interne pour faire le suivi du projet?
- Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin ?
- Quels gains souhaiteriez-vous avoir? Du temps, réduction des coûts, améliorer la qualité de vie au travail, garantir l'équité, etc.
Le fait de répondre à ces questions vous permettra d'avoir une première idée de vos besoins et d'établir un cahier des charges.
N’oubliez pas de noter les freins et risques liés à votre projet.
Il ne faut surtout pas hésiter à rassembler les éventuelles faiblesses ou risques liés à la mise en place du projet de GTA dans votre organisation. Comme par exemple un manque de savoir sur la réglementation des temps de travail ou des éléments d'une convention collective de votre entreprise. Cela pourrait mener à des erreurs de paramétrage et générer des risques juridiques importants.
ÉTAPE 2 : Sélectionner un outil logiciel adapté et évolutif
Certaines sociétés négligent l’étape précédent de définition des besoins et sélectionnent alors un prestataire et un outil qui ne correspondent pas à leur profil ni à leurs attentes.
Il ne faut pas hésiter à poser des questions aux prestataires que vous rencontrez sur les possibilités du système et son utilisation quotidienne. Une démonstration est toujours une bonne chose à demander avec des cas concrets qui reflètent le quotidien de votre entreprise.
Kelio est à votre disposition pour vous détailler ses solutions RH via des démonstrations personnalisées et adaptées à votre entreprise.
Au-delà des fonctionnalités techniques des logiciels GTA, il y a d'autres éléments à prendre en compte dans la prise de décision. Un logiciel performant est un très bon atout, mais il perd de son intérêt si les équipes de support et de paramétrage ne sont pas en mesure de vous accompagner à la hauteur de vos besoins., N'hésitez donc pas à demander à rencontrer ces équipes qui vous accompagneront tout au long de l'utilisation de votre logiciel. Vérifiez si elles sont disponibles et quels canaux de communication sont proposés. Des indicateurs comme la satisfaction clientèle peuvent-être un indicateur intéressant. Un autre point d'attention devra se porter sur les services qui sont inclus dans votre abonnement (cela peut concerner l'assistance, les mises à jour, services de dépannage, etc.).
ÉTAPE 3 : Prendre le temps et les ressources nécessaires au paramétrage du logiciel GTA
La mise en place et le paramétrage du système de gestion des temps et des activités n'est pas l’étape la plus simple et elle est parfois perçue comme rébarbative par les départements RH. Il s'agit pourtant d'une étape cruciale pour la réussite de votre projet de GTA. Il est dès lors important de recevoir l'accompagnement nécessaire par le prestataire qui fera votre installation afin que votre retour sur investissement puisse être remarquable par la suite.
Depuis 1993, chez Kelio nous accompagnons les organisations avec des procédures efficaces. Nous garantissons d'effectuer le paramétrage en conformité avec votre législation et procédons à des tests afin de vérifier que les résultats de calculs obtenus répondent bien à vos attentes. Nous sommes également disposés à former vos équipes aux outils fournis afin de leur fournir toute l'autonomie nécessaire à la gestion quotidienne de leur GTA.
ÉTAPE 4 : AIDER LES SALARIÉS à assimilier L’OUTIL DE GTA.
Il est également d'une grande importance que vos équipes RH suivent le projet et en deviennent les ambassadeurs en interne afin que les autres départements, services et collaborateurs adoptent l’outil et intègrent ces changements dans votre organisation.
Quelques bons procédés pour que les salariés utilisent votre logiciel de gestion des temps et activités :
- Identifier un chef de projet GTA dans votre entreprise
- Communiquer aux collaborateurs sur une nouvelle démarche de conduite du changement
- Présenter l'outil RH à tous les salariés.
- Nommer des salariés ambassadeurs pour tester les procédures qui serviront de guides aux autres collaborateurs.
- Démontrer l’importance de la GTA et des bénéfices immédiats pour eux : consultation autonome de leurs temps de travail, validations accélérées, transparence, etc.,
- Ouvrir un espace Questions/Réponses dédié à la mise en application de la GTA.
Comment calculer le retour sur investissement d'un outil de gestion des temps et des activités?
Dans les faits, le calcul du ROI d'un outil GTA ne se calcule pas sur la base d’une formule simple. Le retour sur investissement dépend de divers paramètres : quel était l’état préalable du suivi des temps de l’entreprise (100% papier, partiellement digitalisé, ...), quelle est la complexité de l'organisation (plusieurs conventions de travail, plusieurs sites, les effectifs variables, ...), quelles sont les spécificités de l’entreprise liée à son activité ? (Planning complexes, ...) etc.
Cependant les avantages et gains d'un système de gestion des temps sont rapidement visibles grâce à l'automatisation des tâches administratives et chronophages pour les gestionnaires RH :
- L'organisation de votre entreprise est avantagée avec des plannings à jour et partagés en temps réel,
- Le suivi des temps de travail est fiable et précis,
- Des alertes en cas d'anomalie sont remontées plus rapidement, etc.
- Après quelques mois seulement vous pourrez remarquer que vous avez gagné en rentabilité.
En plus des gains de temps et des gains financiers, vous pourrez attendre d'autres bénéfices à l’utilisation d’une GTA: amélioration du climat social, meilleure équité et qualité de vie au travail, plus de confiance dans le management de la part des collaborateurs, etc. Les gestionnaires RH pourront dès lors consacrer du temps à des missions qui ont plus de valeur ajoutée et se recentrer sur l'optimisation du capital humain.
Le logiciel de gestion des temps et activités Kelio s'ajuste aux particularités de votre organisation
Issues de 5 années de R&D et de 5 millions d'euros d'investissement, les solutions de gestion des temps Kelio répondent aux besoins des entreprises et à leurs impératifs de productivité et d'efficacité. Elles garantissent le respect des obligations légales (gestion de la durée du travail adaptée à votre convention collective, des heures supplémentaires, des temps de repos...).
Depuis plus de 35 ans, Kelio développe des solutions RH innovantes et efficaces, paramétrables selon vos besoins, alors n’hésitez plus :
