Pointage du personnel et des salariés : qu’en est-il de la loi ? Comment le mettre en place ?

Le pointage du personnel est-il obligatoire en Belgique ?

En Belgique, il n'existe pas d'obligation légale spécifique de pointage du personnel pour toutes les entreprises. Cependant, la tenue d'un système de suivi du temps de travail peut être requise par convention collective, accord d'entreprise ou contrat de travail.

En tant qu’employeur, il n’y a donc pas d’obligation d’enregistrer les temps de travail mais il peut s’avérer utile de disposer d’un système fiable d’enregistrement des temps de travail (il peut s’agir d’une feuille de papier ou d’une pointeuse, par exemple ) afin d’éviter des préjudices.

Qui est concerné par le pointage du personnel ?

Le pointage du personnel peut concerner différents types de travailleurs, mais cela dépend souvent de la nature du travail, code de travail, des accords sectoriels ou des politiques de l'entreprise. Voici quelques catégories de travailleurs qui pourraient être concernées par le pointage du personnel :

Employés à temps partiel ou à temps plein : Les entreprises peuvent exiger un système de pointage pour tous leurs employés afin de suivre précisément les heures travaillées, les pauses et les congés.

Travailleurs avec horaires flexibles ou variables : Les employés dont les horaires varient en fonction des besoins de l'entreprise peuvent être tenus de pointer pour enregistrer leurs heures de travail et garantir le respect des limites légales en matière d'heures supplémentaires.

Travailleurs à distance ou en télétravail : Dans le cadre du télétravail, certaines entreprises demandent aux employés de consigner leurs heures de travail pour assurer le respect des accords de travail et éviter les abus.

Secteurs spécifiques ou conventions collectives : Certains secteurs d'activité ou conventions collectives peuvent exiger un système de pointage pour garantir le respect des règles sur la durée du travail, les pauses et les repos obligatoires.

Travailleurs temporaires ou contractuels : Les entreprises recourant à des travailleurs temporaires ou contractuels peuvent mettre en place un système de pointage pour suivre précisément les heures effectuées et garantir le respect des contrats.

Il est important de noter que ces critères peuvent varier d'une entreprise à une autre et dépendent également des réglementations locales, des accords sectoriels et des pratiques spécifiques de l'entreprise.

Comment mettre en place un système de pointage des salariés ?

Le département des ressources humaines ou responsable de la gestion du personnel qui souhaite entamer un projet de gestion de temps et des activités (GTA) devra identifier les besoins spécifiques de l’entreprise ou organisation en matière de suivi du temps de travail ou activités.

Impliquer les différents services ou responsables dans l'analyse des besoins est crucial pour reproduire efficacement leurs fonctionnements au sein du projet GTA. Les besoins peuvent inclure la nécessité de suivre les heures de travail, les pauses, les congés, enregistrer les activités, les missions, etc.

Un audit avec un consultant permettra de déterminer tous les besoins d’une entreprise en termes de système de gestion des temps et du matériel nécessaire.

La mise en place effective du logiciel de gestion se fait par installation et paramétrage du système.

Le personnel employeur pourra bénéficier de formations, d’un accompagnement et de l’assistance au démarrage de sa nouvelle solution de gestion.

Système de pointage Kelio

Kelio propose des pointeuses adaptées à son environnement, qu’il s’agisse de bureaux ou d’environnement hostiles (froid, humides, …) mais également différentes méthodes de pointage (badge MiFare Desfire, RFID, …). Les pointeuses multifonctions permettent également aux travailleurs d’introduire leurs demandes d’absences, leurs soldes de jours de congé, leurs heures supplémentaires et bien d’autres possibilités encore grâce à la connexion et au transfert de données en temps réal avec le logiciel de gestion des temps Kelio.

Contrôler le temps autrement qu’avec le pointage

Il est possible d’enregistrer les temps de travail sans disposer de pointeuse physique. Il s’agit de la pointeuse virtuelle ou logiciel de pointage qui est accessible sur smartphone, pc ou tablette. C’est particulièrement utile pour du personnel de bureau ou du personnel itinérant. Toutes les données sont alors traitées dans un logiciel de gestion des temps sans badgeuse. L’usage de cette fonctionnalité en ligne est similaire à une application de pointage grâce à un raccourci sur la page d’accueil, ce qui permet de pouvoir pointer rapidement et depuis n’importe quel endroit.

Communiquer avec les salariés sur la mise en place du pointage

La communication avec les salariés est d’une grande importance afin qu’ils puissent comprendre les raisons et avantages de la mise en place d’un système de pointage en entreprise (ex. traitement équitable de tous les salariés par rapport au temps de travail, simplification de l’enregistrement des heures supplémentaires, traitement plus rapide de paie des salaires en fin de mois grâce au transfert des données vers le secrétariat social de l’entreprise, …).

Considérations contractuelles liées au pointage du personnel

Le fait de faire pointer le personnel permet de s’assurer que les prestations réelles correspondent avec les accords contractuels. Il peut s’agir de respecter les horaires de travail prévus, des activités à réaliser ou encore du temps de pause minimal à prendre. Il est également possible d’informer le responsable si les salariés dépassent le temps de pause par exemple.