Logiciel d’Onboarding RH

 

Qu’est-ce qu’un processus d’Onboarding RH ?

L'Onboarding, que l’on peut traduire par intégration (ou « embarquement »), est le processus d'accueil et de suivi des nouveaux salariés, visant à faciliter leur arrivée dans l’entreprise.

Le processus d’Onboarding a pour objectifs de :

• Familiariser les collaborateurs à leur nouvel environnement de travail : parcours de découverte de l’entreprise, de ses valeurs, missions, procédures internes, … ainsi que de les informer sur leur positionnement, rôle et responsabilités dans l’organisation
• Garantir une bonne intégration du collaborateur au sein de son équipe afin de faciliter le travail individuel et collectif
• Fournir les outils de travail et informations nécessaires à l’exercice de ses missions : poste informatique, badge d’accès à l'entreprise, EPI, documentation interne, etc.
• Garantir une prise de poste efficace avec une montée en compétence rapide grâce aux échanges réalisés et aux supports partagés en amont
• Recueillir les impressions du collaborateur via des rapports d’étonnement suite à son arrivée et/ou des entretiens de fin de période d’essai, en vue d’améliorer en continu le processus d’Onboarding.

L'Onboarding RH est une étape importante qui joue un rôle essentiel dans le maintien de la motivation du collaborateur, dans la rétention des talents et donc dans la réduction du turnover.

Grâce au logiciel Kelio, offrez une expérience d'intégration fluide et personnalisée à vos nouveaux employés, et ce avant même leur arrivée dans l’entreprise ! Simplifiez la gestion de vos processus d'Onboarding et coordonnez sans effort toutes les parties prenantes à l’intégration de vos collaborateurs !

Preboarding : la clé pour une intégration réussie

Le Preboarding est une étape clé du processus d'Onboarding. Il s'agit de la phase qui précède l'arrivée des nouveaux collaborateurs dans l'entreprise, juste après la confirmation de leur recrutement.

Cette période en amont de l'Onboarding peut être plus ou moins longue, et prévoit différents échanges aussi bien administratifs que liés à des sujets d’intégration. L’enjeu est ici de maintenir la motivation du collaborateur jusqu’à son arrivée dans l'entreprise.

Pour cela, le logiciel SIRH Kelio offre une solution de preboarding complète. Après avoir reçu leurs identifiants, vos nouvelles recrues se connectent à leur portail salarié Kelio et peuvent :

• Saisir leurs informations personnelles directement dans leur fiche salarié Kelio, et y déposer certaines pièces administratives
• Compléter et signer leur contrat de travail, charte d’entreprise ou tout autre document RH, via la signature électronique
• Découvrir leur nouvel espace de travail personnalisé aux couleurs de l’entreprise et consulter des informations (livret d’accueil, dernières actualités etc.) avant même leur arrivée
• Interagir avec leurs futurs collègues et manager grâce à une messagerie intégrée
• Recevoir toutes les informations importantes pour leur première journée de travail : plan d’accès, planning de formation,…

L’ensemble de ces actions décentralisées allègent les processus de gestion administrative du service RH et permettent d’impliquer vos nouveaux employés dans leur intégration tout en découvrant progressivement leur future vie dans la société.

Cette étape de Preboarding est souvent négligée, mais elle joue pourtant un rôle essentiel dans la consolidation des recrutements en cours et la mise en avant de la marque employeur.

Comment faire un processus d’Onboarding RH ? Simplifiez la gestion des tâches d'intégration

Le logiciel d'Onboarding Kelio permet une gestion automatisée et facilitée des tâches d’intégration de nouveaux collaborateurs dans les entreprises.

En tant que gestionnaire RH, listez les actions à réaliser pour préparer l'arrivée des nouveaux employés, et définissez les collaborateurs ou services concernés (service informatique, manager direct, etc…) dans la solution Kelio.

Ces check-lists sont personnalisables selon les besoins spécifiques des entreprises et incluent par exemple :

• Rédaction et signature de documents contractuels RH
• Configuration d'un PC ou d’un badge d’accès
• Fourniture d’outils de travail : équipements individuels de protection du collaborateur, smartphone, véhicule de fonction, etc.
• Préparation d'un welcome pack
• Programmation de RDV obligatoires : visites médicales, formation aux procédures de sécurité dans l'entreprise, etc.

Indiquez un délai de réalisation de ces actions et imposez la saisie de champs obligatoires ou le chargement de documents.

Créez des enchainements de tâches : l’affectation d’une tâche peut être conditionnée à la réalisation d’une action préalable.

En tant que gestionnaire RH, vous suivez la réalisation des actions du processus d'Onboarding en temps réel sur votre tableau de bord et pouvez être alerté en cas de retard. La solution Kelio aide à vérifier que chaque tâche est réalisée dans les délais impartis par vos collaborateurs. Vous réduisez les erreurs et les retards dans votre processus d'Onboarding RH grâce au logiciel Kelio !

Plus besoin de réinventer le processus d’Onboarding à chaque intégration ! Le logiciel Kelio déroule vos processus pré-établis et personnalisés selon vos catégories de collaborateurs !

Offboarding, Reboarding … : pourquoi travailler son Onboarding sur le long terme ?

Grâce à ses fonctionnalités personnalisables, le logiciel Kelio permet de faciliter le traitement de processus RH internes selon les mêmes principes que celui d’Onboarding. Ainsi, vous pouvez centraliser et automatiser la gestion de processus RH tels que :

• Reboarding : facilitez la réintégration d’un collaborateur après une longue absence (longue maladie, congé maternité ou sabbatique, retour d’expatriation, etc.)
• Crossboarding : simplifiez le changement de poste d’un collaborateur au sein de la même entreprise
• Offboarding : accompagnez le départ des salariés qui quittent l’entreprise afin de garantir que toutes les tâches nécessaires soient réalisées : restitution des outils de travail et des badges d'accès, désactivation des accès informatiques, résiliation des abonnements et autres formalités administratives, réalisation du solde de tout compte et des déclarations en paie, etc.

Le logiciel d’Onboarding Kelio offre une solution complète pour la gestion de l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs, du recrutement à la fin de leur collaboration avec l’entreprise.