Rencontre avec Isabelle Wauty, Responsable Payroll
Centraliser la gestion des temps en entreprise et les données salariales pour la paie
« C'est certainement un gain de temps, il ne faut plus encoder les prestations et on peut compter sur la fiabilité des données, ce qui nous permet de prouver certaines données de présences ou absences vis-à-vis des travailleurs. »
Solutions installées chez le client
(pour 500 personnes):
Synlab : expert en biologie médicale
Premier acteur de diagnostic médical en Wallonie-Bruxelles, Synlab compte 5 laboratoires d’analyses médicales sur différents sites (Heppignies, Liège, Bruxelles, Tournai et Arlon).
Synlab regroupe 670 collaborateurs en Belgique pour vous fournir des services de diagnostic médical de qualité.
Faciliter le transfert des données de gestion de temps vers la paie.
Synlab cherchait un logiciel pouvant intégrer facilement les temps de travail, les absences des salariés. Tous les collaborateurs de Synlab Belgique pointent avec les badges Kelio et le logiciel Kelio.
Il fallait que ce soit aisé comme logiciel et que l’on puisse obtenir rapidement une injection dans les paies. On avait déjà un logiciel de chez Kelio (mais il ne servait que pour les pointages : chaque travailleur avait un badge) et le logiciel ESS de Partena. Donc il fallait intégrer manuellement toutes les prestations et les absences capturées par le pointage dans le logiciel SAM de Partena.
Le module Paylink de Kelio répondait à ce besoin : une interface efficace pour transférer les variables de paie (absences, présences, prestations, heures supplémentaires) vers le secrétariat social Partena avec lequel Synlab travaille.
Une solution de pointage par la reconnaissance d'empreinte digitale
Afin de simplifier les badgeages des collaborateurs, Synlab cherchait un système de pointage fiable et facile à utiliser.
Des cartes de pointage nous sommes passés au pointage biométrique. Cela a supprimé la gestion des badges. De plus, nous gérons maintenant les absences (avec motifs) et les horaires et sursalaires directement dans le logiciel de gestion des temps Kelio. Toutes les données sont ensuite envoyées vers notre secrétariat social pour la paie. Il n’y a donc plus de retranscription manuelle.
Les badgeuses biométriques Kelio ont permis de supprimer les contraintes liées aux badges (perte, oubli, vol…). Elles réduisent le risque de falsification d’identité et assurent la sécurité des données. Le chiffrement des données biométriques est centralisé et permet une utilisation rapide et simple sur toutes les pointeuses dans l'entreprise.
Un logiciel de gestion des temps qui s’adapte à l’entreprise
Synlab a dû s’adapter avec la période Covid : les différents laboratoires du groupe pouvaient être ouverts 7j/7 et 24h/24. Les horaires et temps d’activité étaient donc modifiés pour cette période. Le logiciel Kelio a pu répondre à cette adaptation.
En deux mois nous aurions pu être complètement opérationnels mais quelques petites adaptations ont dû être réalisées après le démarrage, pour s’adapter plus finement aux besoins. Nous avons eu besoin de modifications plus importantes par la suite, car nous avons mis en place une unité Covid qui travaillait 7j/7 et 24h/24 : les horaires n’étaient pas configurés en ce sens, les sursalaires n’étaient pas adaptés et nous n’avions pas de prestations les dimanches ou les jours fériés. Ces nouveaux besoins, survenus avec le Covid, ont pu être mis en place rapidement.
Isabelle Wauty
Le logiciel Kelio a été compatible avec les changements d’activités des collaborateurs. Facile à configurer, le logiciel de gestion des temps s’est adapté à l’organisation de l’entreprise pour transférer facilement les données de paie et éviter les ressaisies manuelles qui peuvent être source d’erreurs.
Un portail RH dédié aux salariés
Synlab souhaitait offrir aux salariés la possibilité de gérer eux-mêmes leurs demandes de congés et de visualiser leur planning.
Je pense que c’est assez clair pour eux. Avant, nous avions deux systèmes différents : ils devaient introduire leurs demandes de congés dans un module et pointer dans l’autre. Maintenant tout est groupé. Ils peuvent également visionner leurs horaires et les horaires de leur équipe. Ils peuvent passer en revue leurs prestations et faire des déclarations de présences ou des rectifications. Je pense que c’est bien plus facile pour eux.
Le portail RH pour le personnel permet de décentraliser les processus de gestion des temps et de gestion RH. Chaque salarié devient autonome pour la gestion des congés & absences. Cet espace personnel inclut la gestion des temps, le suivi d’activités et le planning de travail. Les données sont partagées avec le manager afin de simplifier le processus RH.
Logiciel de Gestion des temps en mode SaaS
Synlab cherchait un logiciel de gestion des temps où managers et collaborateurs peuvent se connecter à tout moment avec un simple navigateur Internet sans avoir à gérer des infrastructures informatiques complexes.
Il n’y a aucune maintenance nécessaire de notre côté. C’était une exigence du responsable IT car cela permettait de ne pas mobiliser des ressources internes lors d’un éventuel problème. Nous avons opté pour le contrat d’assistance et recevons toute l’aide nécessaire en temps utile.
Le logiciel Kelio est un logiciel de gestion des temps disponible en mode SaaS offrant de nombreux avantages :
- Accès au logiciel et aux données via une simple connexion internet
- Accessible 24h/24 et 7j/7 à partir de tous les navigateurs internet
- Mises à jour régulières et automatiques du logiciel
- Sécurisation de vos données
- Ajustement automatique des équipements selon l’évolution de vos besoins
- Service Level Agreement (SLA) de 99,9%, l’un des plus élevés du marché.
Kelio s’engage à ce que votre solution soit accessible 99,9% du temps, tous les jours de la semaine, y compris les week-ends, la nuit et les jours fériés
Solutions installées
