De elektronische handtekening : Het tijdperk voor digitalisering van de HR-afdeling

In dit artikel vertellen wij u alles over de elektronische handtekening in het kader van het beheer van de Human Resources en zullen wij uw grootste vragen beantwoorden zoals voor wie deze bestemd is? Wanneer is deze nuttig? Hoe wordt deze gebruikt en waarom?

De elektronische handtekening, wat is dat precies?

Deze mag niet verward worden met een beeld dat wordt geïmporteerd of een handtekening op een document. De elektronische handtekening is een keten met codes of numerieke tekens die garantie gevent dat een document betrouwbaar is en over een wettelijke waarde beschikt.

De elektronische handtekening heeft dus dezelfde waarde dan een handmatige handtekening, deze garandeert:

• De integriteit van het document door te certificeren dat het document identiek gebleven is tussen raadpleging en handtekening van het document.
• De identiteit van de handtekenaar door het versturen van een unieke authenticatiecode per sms of e-mail.

Deze onderdelen worden in een bestand verzameld als “bewijsdocument” en zal een bijlage zijn van het ondertekend document. Deze wordt als bewijs gebruikt om de identiteit van de handtekenaar(s) te bewijzen in geval van betwisting voor de justitie.

5 voorwaarden moeten voldaan worden om de elektronische handtekening geldig te maken:

• Authenticiteit, de elektronische handtekening moet een bewijs bevatten van de identiteit van de handtekenaar.
• Onvervalsbaar, de middelen die in plaats gezet worden om de identiteit van een persoon te bewijzen moeten voldoende zijn opdat een persoon zich niet voor iemand anders kan voorstellen.
• Onwijzigbaarheid, het feit van een document elektronisch te ondertekenen moet deze onwijzigbaar maken na de effectieve ondertekening.
• Niet herbruikbaar, een handtekening kan niet gekopieerd worden of verplaatst worden naar een andere plek van het document.
• Onherroepelijkheid, door te tekenen zijn de partijen akkoord en verbinden zij er zich toe om het document niet voor geschil te openen.

De elektronische handtekening, in welk geval ?

Verschillende niveau’s stellen de elektronische handtekening in mekaar. Deze worden bepaald door eIDAS (Europese standaard van de elektronische handtekening). Elk niveau heeft zijn eigen wettelijke waarde en toepassingsdomein.

Een paar kenmerken:

De standaard elektronische handtekening of digitale handtekening is een digitaal handgeschreven handtekening en wordt handmatig op een numeriek toestel geplaatst en weergeeft de tekening identiek aan deze die op de scanner werd getekend. Dit type handtekening kan geen garantie geven over de identiteit van de handtekenaar en zal dus geen integriteit kunnen garanderen. Deze zal voldoende zijn voor het ontvangen van een pakketje bijvoorbeeld maar niet voor meer officiële documenten.

De geavanceerde handtekening is dewelke het meest gebruikt wordt in een professionele omgeving en dus ook in HR-afdelingen. Deze beveiligd de handtekening door het versturen en gebruik van een privésleutel, die enkel toegankelijk is voor de ontvanger (in sms-formaat of meestal e-mail). Deze wordt gebruikt voor het ondertekenen van hr-documenten zoals een werkcontract, een aanhangsel, enz. …

De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt best als voorkeur genomen voor het ondertekenen van documenten waarbij de authenticiteit van de ondertekenaar van belang is zoals bijvoorbeeld bij een notariële akte of een antwoord aan een openbare offerteaanvraag. In dit geval zal de identiteit van de ondertekenaar gecontroleerd zijn aan de hand van een visuele en fysieke controle van de persoon die tekent. In het dagelijks professioneel leven wordt dit type elektronische handtekening weinig gebruikt.

De elektronische handtekening : welke legale waarde binnen de bedrijven?

Een certificeringsinstantie (betrouwbare et gekwalificeerde dienstverlener) die aan de eIDAS normen antwoordt moet verplicht een elektronische handtekening keuren. Als leverancier van elektronische handtekening via onze HR-software Kelio, hebben wij Connective als partner gekozen om de conformiteit met de Europese en internationale wetgeving over de procedure van elektronische handtekening te garanderen.

De elektronische handtekening: welke voordelen voor HR’s en bedrijven?

de voordelen voor HR-afdelingen

Langs één kant laat de elektronische handtekening toe om de continuïteit van administratieve taken te verzekeren zelfs bij telewerk. Andere voordelen zijn niet te verwaarlozen zoals :

• Opvolging van reële vooruitgang van de documenten die ter ondertekening gestuurd zijn: melding bij ontvangst door de ondertekenaar, melding na effectieve ondertekening, automatisch versturen na ondertekening, …
• Vereenvoudigde procedures: een document die verstuurd is ter ondertekening terugtrekken (in het geval dat er een foutje in het document staat bijvoorbeeld), reminders sturen in het geval van overschreden ondertekeningsperiode.
• De HR-documenten gedigitaliseerd en beveiligd.
• Tijdwinst en kostenbesparing in de HR-afdeling: de documenten moeten niet meer afgedrukt worden en ook niet meer in een envelop gestoken worden of gefrankeerd worden. De documenten kunnen op een digitale manier naar de ondertekenaars gestuurd worden en dan is er ook geen afspraak meer nodig om documenten te komen ondertekenen.

Waarom voorkeur geven aan een HR elektronische handtekening die geïntegreerd is aan een HR-software?

Zelfs als de elektronische handtekening veel voordelen heeft, zijn er toch een paar nadelen die in acht genomen moeten worden zoals het manipuleren van numerieke documenten die soms wat moeilijk kan zijn. Over wat de HR-documenten betreft, verloopt het als volgt:

• De documenten worden gegenereerd door HR-afdelingen vanuit een software zoals Word en het document wordt gepersonaliseerd met de gegevens van de werknemer. Hij moet vervolgens in PDF opgeslagen worden en in een speciale software geregistreerd worden om de elektronische handtekening in plaats te zetten:
• Om ervoor te zorgen dat het te ondertekenen document naar de juiste persoon gestuurd wordt moet de beheerder de gegevens van de ontvanger invoeren.
• Na ondertekening van het document, moet deze door de beheerder geëxporteerd worden met het bewijsdocument naar de software voor HR-beheer of naar een andere interne server voor archivering, zonder te vergeten om deze te hernoemen en zich niet van versie te vergissen.

Men kan dus waarnemen dat de praktische kant en tijdwinst op niveau van het versturen ter ondertekening verloren gaan in het beheer van documenten. Het is daarom dat in onze software Kelio de elektronische handtekening verschillende voordelen omvat:

• Tijdwinst: automatisering van de documentenpersonalisatie dankzij de gegevens uit Kelio. Een overzicht laat toe om de vooruitgang van de documenten die ter ondertekening gestuurd zijn op te volgen. De documenten worden automatisch en onmiddellijk gearchiveerd in het werknemersdossier zonder tussenkomst van een HR-beheerder nodig te hebben.
• HR-process vereenvoudigd en versneld: in Kelio bestaan er modellen van procedures die het versturen van bepaalde documenten kunnen automatiseren zonder deze te moeten kiezen elke keer, zoals de documenten die bijvoorbeeld nodig zijn bij rekrutering van een werknemer voor onboarding en zich te concentreren op de taken met echte toegevoegde waarde. Dankzij de geïntegreerde elektronische handtekening binnen Kelio, kunnen de ondertekenaars meteen gekozen worden uit de software en Kelio zorgt ervoor om de ontbrekende gegevens na te gaan en u te informeren in geval dat er zouden ontbreken.
• Het opvolgen van de consumptie van handtekeningen: enkel de handtekeningen die echt gebruikt worden zullen gefactureerd worden.

Veel documenten van HR-afdelingen vragen een handtekening. Het kunnen verschillende documenten zijn zoals contracten, aanvullende overeenkomsten, getuigschriften, eindeperiode rapporten, interne regelementen, informatieve documenten, … De digitalisering van het proces voor ondertekening van documenten zal zich uitdrukken in een belangrijke tijdwinst evenals een kostenbesparing voor de HR-diensten.