HR-management: De digitalisering van de Human Resources om deze afdeling efficiënter te maken
In 2023 zijn bedrijven en hun afdelingen nog steeds bezig met hun digitalisering. De HR-afdelingen volgen deze trend en het is ook in hun voordeel. Als verantwoordelijke of beheerder van de human resources is er veel menselijk kapitaal te beheren maar ook voor het administratief gedeelte die verschillende taken omvat zoals het beheer van persoonlijke gegevens, de processen en stappen voor de onboarding, het beheer van de uurroosters, de planning, het afwezigheidsbeheer, … die veel tijd in beslag kunnen nemen wanneer men niet over een HRIS beschikt.
De digitalisering van de Human Resources: de verschillende aspecten
1. Het administratief beheer van de persoonlijke gegevens
De HR-verantwoordelijken laten meer en meer hun overtallige Excel-documenten vallen. Een HRIS-software maakt het mogelijk om alle personeelsgegevens te verzamelen en het is veel handiger om alles op dezelfde plaats te hebben! De Excelbestanden kunnen snel typfouten bevatten en deze moeten zelf aangevuld worden. Bestanden delen kan snel een probleem worden terwijl een software als employee self service veel handiger is omdat er bepaalde rechten kunnen gegeven worden aan HR-managers, verantwoordelijken of medewerkers om informatie te kunnen wijzigen of raadplegen. Zo kunnen de medewerkers dus ook hun gegevens raadplegen die door het bedrijf worden behandeld, zonder het aan de HR-afdeling te moeten vragen.
2. Het onboarding process voor een nieuwe medewerker
Wanneer een nieuwe medewerker binnen een bedrijf start, zijn er meestal verschillende taken die uitgevoerd moeten worden om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt en dat geen enkele taak vergeten wordt. Een gedigitaliseerde HR-process kan een echte ondersteuning worden om dit te beheren. Een medewerker die goed opgevolgd en geïntegreerd wordt vanaf het begin is een medewerker die meer kans zal hebben om te blijven! Het is dus zeer belangrijk dat iedereen doet wat er gedaan moet worden op het juiste moment. Een pivote-tabel geeft een overzicht van wie wat moet doen en geeft ook een zicht op de vooruitgang en statussen van de processen en taken. De medewerkers kunnen ook hun eigen taken raadplegen (bijvoorbeeld: beschermingsmateriaal of een laptop overhandigen). De HR-beheerder zal de processen en taken kunnen opvolgen om te garanderen dat de onboarding van de nieuwe medewerker zonder probleem verloopt! En indien nodig kunnen er « reminders » gestuurd worden naar de betrokken personen ofwel kunnen taken aan andere personen gegeven worden, maar ook automatisch aan iemand anders doorgegeven worden wanneer iemand “afwezig” is in de planning. Dankzij een ultra geconnecteerde HR-tool die altijd up-to-date is, kunnen HR-afdelingen tijd winnen en kunnen deze rekenen op betrouwbare gegevens.
De onboarding bevat dus verschillende taken binnen één process maar dit vraagt dus ook om persoonlijke gegevens te verzamelen. Dankzij een portaal speciaal ontwikkeld voor de onboarding, kan de medewerker zijn eigen gegevens al op voorhand aanvullen (een tijdwinst voor de HR’s) en zal een eerst contact bieden met zijn HR-platform of employee self service die hem later veeltallige HR-gerelateerde stappen zal laten doen op een digitale wijze en vanop afstand.
Veel andere processen kunnen gedigitaliseerd worden om geen enkele HR-gerelateerde taak die uitgevoerd moet worden meer te missen. Activeer andere taken volgens de evolutie van het proces. Betrek uw collega’s en medewerkers.
3. Een digitale, gedeelde en toegankelijke planning
Een planning kan op verschillende manieren gebruikt worden binnen bedrijven in functie van hun benodigdheden. De kantoormedewerkers zullen niet hetzelfde gebruik hebben van een planning als productiearbeiders. Het recht op de kalenders van collega’s kan verschillend zijn in functie van de situaties en soms kan het nodig zijn om snel over een overzicht te beschikken van de aanwezigheden of afwezigheden binnen een ploeg. Een tool voor efficiënte tijdregistratie.
Voor kantoormedewerkers kan een collaboratieve planning tijd laten besparen bij het organiseren van vakantiedagen of andere afwezigheidsaanvragen. Bij opname van dagen kunnen deze automatisch van het saldo afgetrokken worden. Indien de medewerkers deel uitmaken van een team en ervoor gezorgd moet worden dat er minstens 2 personen aanwezig zijn bijvoorbeeld, dan kan de beheerder de voorziene planning raadplegen om zijn beslissing te nemen tegenover de afwezigheidsaanvragen die hij heeft ontvangen. In de software kan hij de aanvragen beheren door deze te aanvaarden, te weigeren en/of door een commentaar toe te voegen. De aanvaarde aanvragen zullen automatisch in de planning toegevoegd worden.
Thuiswerk is op de dag van vandaag een gewoonte geworden die omkadert kan worden door regels volgens de bedrijven. Sommigen zullen het in aantal dagen per week beperken, soms ook volgens het werkregime. Bijvoorbeeld 1 dag thuiswerk voor diegenen die 4/5de werken of 2 dagen per week voor diegenen die voltijds werken. De dagen voor thuiswerk kunnen vast bepaald worden of flexibel zijn in functie van het werk die gerealiseerd moet worden. Een HR-software kan deze interne regels organiseren maar biedt ook de mogelijkheid om spontane aanvragen te beheren en te groeperen binnen éénzelfde gedeelde planning.
Een gedeelde planning is zeer handig voor productiesites bijvoorbeeld, die ervoor moeten zorgen dat werkposten zo goed mogelijk worden gevuld of om onvoorziene afwezigheden of de organisatie van afwezigheden zo goed mogelijk te beheren. De medewerkers kunnen hun planningen en eventueel de aanwezigheden, afwezigheden en ploegplanningen in real time raadplegen.
4. De elektronische handtekening van HR-documenten
Alle HR-afdelingen behandelen verschillende soorten documenten (arbeidscontracten, interimcontracten, documenten voor ontvangst van materiaal, arbeidsattest, …) die zullen vaak ondertekend moeten worden door verschillende partijen. In grote organisaties of bedrijven waar de werknemers zich op verschillende sites bevinden is het niet altijd efficiënt om met papieren documentatie te werken. Elk document moet handmatig gepersonaliseerd worden met de gegevens van de betrokken persoon (naam, voornaam, datum, functie, …) en moet deze afdrukken, in een envelop steken en een stempel moet er dan nog op geplaatst worden of de persoon laten verplaatsen, soms enkel om een document te ondertekenen.
De elektronische handtekening van HR-documenten zal de 2.0 HR-diensten van tegenwoordig tijd laten winnen. Word-documenten kunnen in de software geüpload worden om met gegevens die in de software staan te personaliseren en direct mails te creëren. Zeer handig voor het opstellen van arbeidscontracten of car policies bijvoorbeeld. Het laten ondertekenen gebeurt ook digitaal vanuit de HRIS-software. De documenten die ter ondertekening verstuurd worden kunnen opgevolgd worden door een overzichtelijke tabel. Er kunnen reminders gestuurd worden naar de personen die eventueel vergeten hebben om te tekenen of die te laat zijn.
Dankzij deze module zullen er geen duizenden papieren meer geklasseerd of gescand moeten worden, verloren gaan of ergens vergeten worden. Kelio archiveert automatisch al deze documenten en deze blijven ter beschikking bij nood.
De HRIS van Kelio is vanaf nu beschikbaar om u te helpen om uw personeel van A tot Z te beheren. Beheer de onbaording, de cross-boarding, de off-boarding, de personeelsgegevens, de medische afspraken, de werkvergunningen, het werkmateriaal, … de module T&A voor Tijdregistratie en activiteitenbeheer, is een specialiteit van Kelio, die u toelaat om de werktijden te beheren, de uurroosters, … en nog zo veel andere handige functies die handig zijn in het dagelijkse werk van HR beheerders volgens de benodigdheden.
