Met personeelsanalyse combineert u hr-gegevens met andere bedrijfsdata om onderbouwde beslissingen te nemen. U krijgt bruikbare inzichten die u kunnen helpen om de productiviteit van uw teams, de werknemerservaring, opleidingstrajecten en zelfs bedrijfsresultaten te verbeteren. Benieuwd naar wat personeelsgegevens voor uw organisatie of human resources kunnen betekenen? De hr-experts van Kelio zetten de belangrijkste informatie op een rij.
Wat betekent ‘people analytics’ of personeelsanalyse?
Human resources beschikt gewoonlijk over een schat aan informatie: het aantal werknemers en hun arbeidsregime, de vacatures en hoe vlot die ingevuld geraken, de opleidingsbehoeften, de afwezigheidsgraad, de tevredenheid op de werkvloer enz.
Wanneer u die gegevens combineert met andere bedrijfsdata zoals de productiviteit van een medewerker, de klanttevredenheid of de omzet per team, legt u in veel gevallen relaties bloot die normaal gezien onopgemerkt blijven.
En dat is meteen de kern van people analytics: u combineert hr-gegevens met andere bedrijfsdata om praktische inzichten te krijgen waarmee u uw bedrijf kunt verbeteren.
Hoe helpt personeelsanalyse uw organisatie verbeteren?
Voor hr-afdelingen zijn people analytics een manier om het potentieel van uw personeel maximaal te ontwikkelen. Maar ook teamleiders en het management kunnen met de resultaten aan de slag.
Een voorbeeld: elke werknemer heeft in uw bedrijf recht op vijf opleidingsdagen per jaar. Na analyse merkt u dat medewerkers die al hun opleidingsdagen benutten zich zelfzekerder op het werk voelen en ook productiever zijn. Ze hebben minder tijd nodig om rapporten te schrijven.
De voornaamste reden dat werknemers niet al hun opleidingsdagen opnemen, is omdat hun planning veel te vol zit. In overleg met de teamleider besluit u daarom twee keer per jaar een collectieve opleiding voor alle teamleden te organiseren. Zo wordt er al van bij het begin van het jaar rekening mee gehouden in de werkplanning.
Andere vragen die u kunt oplossen, zijn bijvoorbeeld:
- Welke vaardigheden leiden tot betere prestaties?
- Wat is de beste manier om topprestaties te belonen?
- Welke profielen stromen het vaakst door naar hogere posities?
- Zijn er verschillen tussen mannen en vrouwen als het op vrijwillig ontslag aankomt?
- Hoe helpt diversiteit de doelen van onze teams?
Welke gegevens worden gebruikt in people analytics?
Er staat niet echt een limiet op de gegevens die u kunt gebruiken en kruisen. Hieronder geven we een overzicht van de meest voorkomende:
- Werving: de snelheid waarmee vacatures worden ingevuld, het aantal vacatures en kandidaturen, het aantal kandidaten dat spontaan afhaakt, de kanalen die worden gebruikt, de feedback die kandidaten geven, het onboardingsproces, de kandidaatervaring, de kosten, de duur van de onboarding …
- Medewerkers: demografische gegevens, VTE, diversiteit binnen uw organisatie, feedback tijdens functioneringsgesprekken, arbeidsregime, werkuren, productiviteit, overuren, absenteïsme, verloop, loon, tevredenheid, betrokkenheid, hoelang iemand in dienst blijft …
- Omzet: verkoopcijfers per team en werknemer, prestaties in het eerste jaar, kosten voor overuren en opleidingen …
- Ontwikkeling: opleidingsbehoeften, verworven vaardigheden, de opleidingen per jaar, participatiegraad, testscores …
Tip van Kelio: houd ook gegevens bij over grote veranderingen, zoals een nieuwe managementstructuur of aangepaste werkuren. Als u die gegevens dan kruist met bijvoorbeeld de kosten voor overuren, de tevredenheid of het personeelsverloop kunt u meteen beoordelen of een verandering positief of negatief onthaald wordt door uw werknemers.
Hoe gaat u aan de slag met personeelsanalyse?
Goed, u wil vaker onderbouwde beslissingen nemen. Waar begint u? Eerst en vooral moet u bepalen welke gegevens u wilt verzamelen en met wie u de resultaten wilt delen. Zal enkel de hr-afdeling ze gebruiken of wilt u ook teamleiders laten profiteren van hun kracht?
Vervolgens – en dit is de moeilijkste stap – moet u kijken waar u die gegevens vindt. Sommige data zullen in uw hr-systeem zitten. Andere staan in uw verkoopsoftware of omzetrapporten. Voor nog andere zult u enquêtes moeten organiseren of terugkoppelen naar functioneringsgesprekken en andere gesprekken met het personeel.
Er bestaan verschillende tools die u helpen om deze gegevens op één plaats te verzamelen. Vaak zetten ze ze ook om in mooie, visuele statistieken, zodat u snel verbanden kunt vinden. Het hr-portaal van Kelio, bijvoorbeeld, geeft u toegang tot verschillende grafieken.
Zodra alles ingesteld is, kunt u de data aanvullen en trends beginnen opvolgen. Het enige dat dan nog overblijft, is de gegevens effectief gebruiken. Denk periodiek na over een paar vraagstukken die u wilt beantwoorden, zoals: “In welke teams is het verloop het grootst?” of “Zorgt het nieuwe onboardingsprogramma voor meer productiviteit?”. Neem de data erbij en onderneem concrete acties.
Veelgestelde vragen
Is workforce analytics hetzelfde als personeelsanalyse?
Workforce analytics, people analytics en personeelsanalyse zijn allemaal synoniemen.
Over de term ‘HR analytics’ is er meer twijfel. Volgens sommige hr-specialisten focust hr-analyse enkel op hr-gegevens en wordt er niet gekeken naar andere bedrijfsdata. Andere menen dan weer dat men human resources niet kan loskoppelen van de rest van het bedrijf en dat het dus gewoon een ander synoniem is.
Wat is het voordeel van personeelsanalyse?
Door personeels- en bedrijfsgegevens te analyseren, kunt u uw beslissingen beter onderbouwen. Twijfelt u of uw personeel baat kan hebben bij een langer onboardingsprogramma? Hebt u het gevoel dat uw medewerkers te veel overuren doen en wilt u daar iets aan doen? Met people analytics kunt u een plan opstellen dat gebaseerd is op echte cijfers en zo uw onderneming optimaliseren.
Waar vind ik de informatie voor personeelsanalyse?
U kunt de data op verschillende manieren verzamelen. De kans is groot dat u al heel wat gegevens in uw hr-software heeft. Enquêtes en gesprekken kunnen dan weer helpen om meningen te verzamelen. Kijk ook zeker naar verkoopcijfers, jaarverslagen, opleidingsverslagen, rapporten van vakbonden enz. Als u nog een stap verder wil gaan, kunt u benchmarks van derden verzamelen om na te gaan hoe u presteert ten opzichte van andere organisaties.
