Gefeliciteerd, er begint binnenkort een nieuwe medewerker in uw onderneming! Hoe u hem of haar begeleidt in de eerste weken, bepaalt vaak het succes op lange termijn. Volgens Hibob overweegt 64% van de medewerkers om binnen het eerste jaar weer te vertrekken als de onboarding tegenvalt. Omgekeerd stijgt de productiviteit met meer dan 70% wanneer nieuwe collega’s zich goed ingewerkt voelen, aldus onderzoek van Glassdoor en Brandon Hall Group.
Het loont dus om na te denken over een goed onboardingsproces. En waarom niet ook een preboardingsproces? De hr-experts van Kelio vertellen u hoe u dit slim aanpakt.
Preboarding: een vlotte start begint al vóór de eerste werkdag
Een vacature is zonet ingevuld. Wat doet u nu? In de ideale wereld start u al meteen met de eerste voorbereidingen. Dat heet preboarding: nog vóór de eerste werkdag wisselt u belangrijke informatie uit en geeft u een blik achter de schermen.
Met een goed preboardingsproces krijgen nieuwe medewerkers de kans om zich voor te bereiden, zich in te lezen in hun taak en kennis te maken met de waarden van uw onderneming. U creëert een solide basis zodat ze minder zenuwachtig zijn en sneller aan de kern van hun werk kunnen beginnen.
Om het proces overzichtelijk te houden, raadt Kelio aan om te focussen op drie luiken: administratie, kennismaking met de jobinhoud en kennismaking met het team.
Welke administratie kun je voorbereiden?
Er is niets vervelenders dan een medewerker die de eerste werkdag nog niets kan doen omdat de toegangen niet werken, de computer nog moet updaten of er geen werkplek vrij is. Gelukkig kunt u het grootste deel van de administratie voorbereiden.
- Verzamel de nodige persoonsgegevens om de arbeidsovereenkomst op te stellen en een personeelsdossier aan te maken.
- Laat visitekaartjes drukken.
- Bestel werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen.
- Werkt u met een prikklok of toegangscontrole? Voorzie dan een badge.
- Zet de computer klaar: maak inloggegevens aan en geef de medewerker toegang tot de mailbox en alle software.
- Bestel een smartphone en voeg meteen alle contacten toe.
- Bespreek waar de medewerker zal werken: is er een vaste werkplek of een flexsysteem? Zet eventueel de locker klaar.
Om het luchtig te houden, kunt u ook een welcome pack voorbereiden met bijvoorbeeld een drinkfles, een muismatje, een stylo, een koffietas, een T-shirt … in de kleuren en met het logo van uw onderneming. Zo voelt de medewerker zich meteen deel van de organisatie.
Kennismaking met het bedrijf en de jobinhoud
Stuur 1 à 2 weken op voorhand een mail met praktische informatie: laat nieuwe medewerkers weten om welk uur ze worden verwacht, waar ze zich kunnen aanmelden en wie ze kunnen bereiken als er iets mis gaat.
Als uw onderneming e-learningmodules heeft ontworpen, is het een goed idee om die al op voorhand te delen. Ook een organigram en een welkomstboekje met informatie over de waarden, missie en belangrijkste regels komen altijd goed van pas.
- Tip van Kelio: praat op voorhand met de manager en overloop wat de toekomstige medewerker nu al kan lezen en welke opleidingen hij of zij kan volgen. Zo kunt u een opleidingsplan op maat ontwerpen.
Kennismaking met het team
Een nieuwe job brengt veel veranderingen met zich mee. Om het ijs te breken, kunt u enkele dagen voor de startdatum even bellen of videochatten. Herhaal kort hoe de eerste dag eruit zal zien en luister naar eventuele vragen.
Vraag ook aan de manager van de toekomstige medewerker om al even contact op te nemen, via telefoon of mail. Hij of zij kan zichzelf en het team dan kort voorstellen en meer vertellen over de jobinhoud.
Heel wat organisaties geloven ten slotte in een meter- of peterprogramma. U wijst in dat geval één collega aan aan wie de nieuwe medewerker vragen kan stellen. Het is ook gebruikelijk voor de meter of peter om een rondleiding te geven op de eerste dag en te lunchen met de nieuwe medewerker.
Onboarding: zorg voor een warm onthaal
Het is zover: de eerste werkdag is aangebroken. Dankzij de preboarding weet de nieuwe collega al heel wat over uw bedrijf en kent hij of zij misschien al enkele teamleden. Dat betekent niet dat u nu kunt ontspannen. Hieronder volgen onze tips voor een vlotte onboarding.
De eerste dagen
De eerste dagen zet u de agenda beter nog niet te vol. Plan geen grote taken en vermijd de ene vergadering na de andere. Het is belangrijk dat de medewerker tijd krijgt om zich aan te passen.
Met deze activiteiten, daarentegen, zit u altijd goed:
- Organiseer een rondleiding en vergeet ook de eetruimte, vergaderzalen, printers, EHBO-ruimte en ontspanningsruimte niet.
- Ga langs bij alle diensten, zodat iedereen zich kan voorstellen.
- Plan een grondige kennismaking met het team. Dat kan tijdens een informele babbel, een vergadering of een ontbijt-/lunchactiviteit.
- Start de computer voor de eerste keer op en toon de belangrijkste tools.
- Als de medewerker verplicht veiligheidsopleidingen of andere opleidingen moet volgen, plan die in.
En daarna?
Volg op. Nodig de nieuwe medewerker op regelmatige tijdstippen uit voor een feedbackgesprek, bijvoorbeeld na 1 week, 1 maand, 3 maanden en 6 maanden.
Die gesprekken kunnen zowel plaatsvinden met hr als met de manager en dienen om te polsen naar de ervaring van de medewerker. Is de job zoals verwacht? Zijn er nog onduidelijkheden? Hoe is de klik met de collega's? Lukt het om aan te passen of is het voorlopig nog te veel?
Door op lange termijn steun aan te bieden, toont u dat u er voor de medewerker bent en vergroot u het samenhorigheidsgevoel. De medewerker weet dat hij of zij vragen mag stellen en krijgt meer vertrouwen.
Vereenvoudig je pre- en onboarding met hr-software
Preboarding en onboarding zijn twee waardevolle tools om nieuwe medewerkers vlot te integreren in uw bedrijf. Maar wist u dat u een groot deel van deze processen kunt automatiseren? Sterker zelfs, volgens CareerBuilder kunnen hr-managers tot 14 uur per week besparen met automatisering.
Ook bij Kelio hebben we dit goed begrepen. Daarom is het in onze HRIS-software mogelijk om een automatisch pre- en onboardingsproces te koppelen aan elke nieuwe medewerker. Zodra u een nieuw fiche aanmaakt in het werknemersportaal, krijgt de medewerker toegang tot een platform met informatie over de organisatie, een handige to-dolijst en een gepersonaliseerd opleidingsplan.
Veelgestelde vragen
Wat is preboarding?
Preboarding bevat alle voorbereidingen die u treft voor een nieuwe medewerker. Het gaat om alle activiteiten tussen het invullen van een vacature en de eerste werkdag, zoals administratie en kennismaking met het team.
Wanneer begint de preboarding?
Preboarding start zodra u een kandidaat vertelt dat hij of zij aangenomen is voor een functie.
Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?
Preboarding vindt plaats vóór de eerste werkdag en richt zich op voorbereiding. Onboarding begint op de eerste werkdag en helpt medewerkers om zich in het bedrijf en de functie te integreren.
Hoelang duurt de onboarding?
De meeste onboardingstaken vinden in de eerste twee weken plaats, maar de experts van Kelio raden aan om ook daarna met de nieuwe medewerker contact te houden. Het is een goed idee om een feedbackmoment in te lassen na 1 week, 1 maand, 3 maanden en 6 maanden.
