Interne communicatie verbeteren
De Human Resources afdeling heeft intern veel informatie te delen. Hedendaags bestaan bedrijven uit verscheidene afdelingen en een goede informatie-uitwisseling garanderen is geen eenvoudige taak. Hoe al deze informatie centraliseren en een goede verdeling verzekeren? Welke rol spelen de HR managers in dit proces?
Veel informatie wordt vanuit de HR-afdeling uitgestuurd. Hoe meer werknemers een bedrijf telt, hoe meer informatie er te beheren valt. Ook het administratief werk gaat evenredig stijgen. Hiernaast gaan de verschillende afdelingen intern niet dezelfde tools of informatie-uitwisselingsprocessen gebruiken. Het is geen uitzondering dat er binnen bedrijven verschillende HR-programma’s en tijdregistratiesystemen worden gebruikt. De persoonlijke gegevens van werknemers worden dus ook door elke interne dienst behandeld. Het kan gaan over het beheer van de werktijden van ploegen, afwezigheden, vakantiedagen, … dit zijn belangrijke gegevens voor HR-medewerkers en ook verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van deze gegevens.
Deze gegevens en processen zijn van algemeen belang voor een goede werking binnen een bedrijf.
HR-processen binnen een bedrijf betreffen alle werknemers
De gegevens van werknemers zijn zeer belangrijk omdat deze onder andere gegevens over prestaties betreffen maar ook over de planning, activiteiten, … Dit zijn allemaal gegevens die een rechtstreekse invloed hebben op de interne structuur en functionering van een bedrijf: vertraging van projecten, overschrijding van de kosten, slecht sociaal klimaat in het algemeen. Meestal komt slechte interne communicatie niet met opzet voor… goede interne communicatieprocessen kunnen dit soort problemen vermijden.
Sinds de indiensttreding van GDPR, wordt de omkadering van het beheer van de persoonlijke gegevens versterkt. Bedrijven en hun HR-afdeling zijn verantwoordelijk voor het goede beheer en de bescherming van persoonlijke gegevens van het hun medewerkers.
Één HR-software om alle gegevens te beheren
Gegevens over de activiteiten van een organisatie die niet gedeeld worden zullen een gelijke behandeling van persoonlijke gegevens intern vermoeilijken. In zulke omstandigheden wordt een HR-software sterk aangeraden om de juiste informatie met de juiste personen te delen.
Een HR-software is een shared tool en centraliseert de gegevens. Deze bestaat meestal uit modules die toelaten om HR-gegevens te verzamelen en te centraliseren in functie van de benodigdheden van elke dienst. De werknemers hebben ook de mogelijkheid om toegang te krijgen tot hun persoonlijke en beveiligde ruimte om de gegevens die hen betreffen te kunnen raadplegen.
De medewerkers kunnen hun werktijden doorgeven via het tikken op een smartphone of pc, maar ook andere HR-aanvragen ingeven zoals, afwezigheids- of verlofaanvragen, HR-documenten of interne vacatures raadplegen, … De digitalisering van deze taken laat toe om de communicatie tussen werknemers evenals het goedkeuringsproces van verlofaanvragen te verbeteren.
De beheerders of managers geven informatie door over tijdregistratie en de prestaties van hun medewerkers (afwezigheden, gepresteerde uren, overuren, nachturen, verlofdagen, …) en vullen HR-informatie aan in de werknemersfiches die het HR-informatiesysteem opstellen (machtigingen, uitgevoerde medische bezoeken, …).
Dit HR-informatiesysteem is een gecentraliseerde en beveiligde database. Sommige van deze HR-gegevens zijn enkel toegankelijk voor een paar personen die er de machtiging voor hebben (toestemmingsniveau). De manager heeft dus een zicht op al zijn medewerkers en hun gegevens. Dit kan handig zijn voor het opstellen van een ploegenplanning en wisselingen te brengen, maar ook om ervoor te zorgen dat het nodige personeel ter beschikking staat.
Dankzij het systeem met verschillende toegangsrechten, hebben niet alle personen toegang tot dezelfde informatie. Bijvoorbeeld, de gegevens over de lonen of “gevoelige” informatie (zoals gezondheidsgegevens) zijn dan enkel toegankelijk voor de personen die gemachtigd zijn met de specifieke rechten (zoals de loonbeheerders of HR-medewerkers).
Voor de HR-medewerkers is het in plaats zetten van een HR-software de basis om bepaalde acties uit te voeren wanneer de gegevens in het programma worden toegevoegd. Bijvoorbeeld, de software zal de prestatiegegevens verzamelen om deze over te zetten in variabele loongegevens met als doeleinde deze te gebruiken om de lonen op te stellen. De software zal dan de gepresteerde uren, de afwezigheden, de vakantiedagen, … doorsturen naar het sociaal secretariaat van uw keuze om op het gewenste moment de lonen uit te betalen. In het kader van de Kelio-software, is het de module Paylink die de zal toelaten om deze overzetting te maken zonder nood aan dubbel ingeven van gegevens of risico van fouten te maken.
Anderzijds is een HR-software handig om de gegevens te verzamelen en andere indicatoren op te stellen. Deze indicatoren kunnen bijvoorbeeld het sociaal klimaat binnen het bedrijf meten (opgesteld door afwezigheden, turnover, …) of wel het risicobeheer omtrent veiligheid (opvolging van ongevallen, hun aantal, acties om deze te vermijden, …). Deze indicatoren informeren managers en directeurs over het welzijn op het werk evenals acties die in plaats kunnen gezet worden om deze te verbeteren. Omdat wij deze HR-gegevens centraliseert binnen een bedrijf, is een HR-software betrouwbaar en een snelle manier om gegevens intern te delen maar geven ook een veilig antwoord aan de vereisten van GDPR. Een goede informatie-uitwisseling neemt deel aan een betere overzichtelijkheid omtrent het beheer van werktijden en activiteitenplanning maar ook naar meer inzet van de medewerkers.
Het aanmaken, beheren en veilig bewaren van HR-gegevens zijn belangrijke uitdagingen binnen de interne organisatie van een bedrijf. Wij kunnen u helpen in uw beheer van HR-informatie binnen uw bedrijf dankzij onze centraliserende software Kelio.
