Waarom het gebruik van een Employee Self Service voordelig is
Bedrijven die hun operationele efficiëntie willen verbeteren, werken aan het optimaliseren van hun HR-beheer. Een van de krachtigste en meest efficiënte tools om dit doel te bereiken, is het Employee Self Service (ESS)-systeem.
Dit persoonlijke platform stelt werknemers in staat om rechtstreeks toegang te krijgen tot hun bijgewerkte HR-gegevens en om bepaalde administratieve taken te beheren. ESS verandert de manier waarop bedrijven functioneren.
In dit artikel zullen we in detail de voordelen van een ESS-systeem voor HR-managers en werknemers verkennen.
ESS ou Employee Self Service: definitie
Employee Self Service (ESS) is een digitaal platform waarmee werknemers toegang krijgen tot een breed scala aan HR-diensten en -informatie zonder directe tussenkomst van de HR-afdeling.
Via dit HR-portaal kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens raadplegen. Ze kunnen ook verlofaanvragen indienen, hun gewerkte uren bijhouden en nog veel meer.
Dit systeem is bedoeld om HR-processen te vereenvoudigen en te automatiseren, terwijl werknemers meer autonomie krijgen en veilig toegang hebben tot informatie.
Voordelen voor HR-managers of -beheerders
Tijdwinst
ESS vermindert aanzienlijk de tijd die HR-managers besteden aan het uitvoeren van repetitieve administratieve taken. Door processen zoals verlof- en afwezigheidsbeheer te automatiseren, kunnen HR-professionals zich richten op meer strategische initiatieven, zoals talentontwikkeling en verbetering van de bedrijfscultuur.
Centralisatie van gegevens
Met een ESS worden alle personeelsgegevens gecentraliseerd in één enkele database. Deze centralisatie vergemakkelijkt het gegevensbeheer, garandeert nauwkeurigheid en vermindert de kans op fouten. HR-managers hebben snel en gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen.
Instelbare profielen
ESS biedt aanpasbare profielen waarmee het systeem kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van elk bedrijf. HR-managers kunnen de functies en toegangsrechten personaliseren op basis van de rollen en verantwoordelijkheden van werknemers, waardoor het platform optimaal wordt benut.
Interconnectivieit tussen modules binnen een HRIS
Een ESS geïntegreerd in een Human Resources Information System (HRIS) biedt naadloze interconnectiviteit tussen verschillende modules. Dit is bijzonder handig bij tijdbeheer, planning, talentbeheer en training. Bovendien worden gegevens over vergoedingen eenvoudig overgedragen aan het gekozen sociaal secretariaat.
Functies van een HR-manager portaal
Ontvangst en beheer van verlofaanvragen
Een efficiënt HR-manager portaal stelt beheerders in staat om eenvoudig verlofaanvragen van werknemers te ontvangen en te beheren. Aanvragen kunnen rechtstreeks via het portaal worden ingediend, goedgekeurd of afgewezen, wat het proces vereenvoudigt en zorgt voor betere traceerbaarheid.
Duidelijke weergave van afwezigheden of vertragingen: meldingen ontvangen
HR-portalen bieden een duidelijk en realtime overzicht van afwezigheden en vertragingen van werknemers. Beheerders kunnen meldingen instellen om onmiddellijk op de hoogte te worden gebracht van afwijkingen, wat proactief personeelsbeheer en resourceplanning vergemakkelijkt.
Voordelen voor werknemers
Zelfstandigheid in HR-zaken: raadplegen van HR-documenten en persoonlijke gegevens
Met een HR Self Service kunnen werknemers zelfstandig hun HR-administratieve zaken regelen. Ze kunnen HR-documenten raadplegen, zoals hun arbeidsovereenkomst, maar ook hun persoonlijke gegevens. Het platform is altijd en overal toegankelijk, via smartphone, pc of tablet, en vereist geen tussenkomst van de HR-afdeling voor dit soort personeelsbeheer.
Tijdregistratie: saldi en tellers raadplegen
Werknemers kunnen gemakkelijk hun gewerkte uren, verlofsaldi en andere tellers volgen via de ESS. Deze transparantie zorgt voor beter tijdbeheer en een efficiëntere planning van hun verlof en afwezigheden.
Toegang tot persoonlijke en teamplanning
Un ESS offre aux employés un accès instantané à leur planning personnel et à celui de leur équipe. Ils peuvent ainsi mieux coordonner leurs horaires avec leurs collègues et s'assurer que leurs absences n'affectent pas la productivité de l'équipe.
Verlofaanvraag indienen
Het indienen van verlofaanvragen wordt een eenvoudig en snel proces met een ESS. Werknemers kunnen hun aanvragen rechtstreeks via het platform invullen en indienen, dat ze automatisch doorstuurt naar de managers voor goedkeuring.
Preboarding portaal
ESS kan ook een preboarding portaal bevatten, waarmee nieuwe werknemers hun administratieve formaliteiten kunnen afhandelen en essentiële informatie kunnen inzien voordat ze hun eerste werkdag beginnen. Dit vergemakkelijkt hun integratie en bereidt hen beter voor op het team.
De complete en flexibele Kelio-oplossing
Kelio is een Human Resources Management System (HRIS) dat alle ESS-functionaliteiten integreert. De HR-software is een compleet en flexibel platform, aangepast aan de behoeften van elke organisatie. Het centraliseert HR-gegevens, automatiseert administratieve processen en verbetert de communicatie tussen werknemers en HR-managers. Dankzij de flexibele modules kan Kelio worden aangepast om te voldoen aan de specifieke vereisten van elk bedrijf, ongeacht de grootte of sector.
De HR-portaloplossing biedt tal van voordelen voor zowel HR-managers als werknemers. Door repetitieve taken te automatiseren en directe toegang te bieden tot HR-informatie, transformeert ESS het personeelsbeheer en draagt het bij aan een efficiëntere en productievere organisatie. Kelio is een ideale oplossing voor elk bedrijf dat wil profiteren van de voordelen van een Employee Self Service.
Ontdek de HR-portal en andere modules van Kelio.
