Vous avez un projet de gestion de temps et des activités dans votre entreprise ?
Comment bien préparer le projet ? Qui impliquer dans le projet ? Comment définir le budget ? Quel timing prendre en compte ?
Un projet gestion des temps et des activités (GTA) implique presque tous les services d’une entreprise : une analyse détaillée des besoins de chaque service permet de comprendre le fonctionnement du service afin de le reproduire dans le projet de GTA.
Nos experts font le tour de la question et vous aident à préparer et gérer votre projet de A à Z.
Bien cadrer un projet, c’est mieux rédiger le cahier de charges, et le projet dans sa totalité !
Un projet GTA nécessite essentiellement un cadrage détaillé. Il faut prédéfinir les axes majeurs et les moyens d’y aboutir. Comment bien cadrer votre projet ?
Créez une équipe projet
Pour chaque projet GTA il est important d’établir une équipe d’acteurs représentant les différents services et directions de votre société. Chaque acteur aura son rôle dans une partie du projet, tous les acteurs ne sont donc pas mobilisés pendant toute la durée du projet.
Déterminez le timing du projet de A à Z
Selon la complexité et le nombre d’acteurs, un projet GTA ne se réalise pas en quelques mois. La durée d’un projet GTA varie facilement entre 6 à 24 mois, du cadrage au déploiement. Mieux vaut prévenir que guérir !
Estimez le ROI avant d’établir le budget
Un projet GTA ne se limite pas uniquement aux calculs mathématiques des éléments variables de paie. Pour calculer le retour en investissement d’un projet GTA il faut tenir compte des économies en temps à tout niveau, d’une amélioration de planning des équipes, d’une meilleure gestion de l’absentéisme, de l’implication et de la motivation des salariés, etc. Dans la détermination du budget, il y a bien évidemment les facteurs chiffrés de votre entreprise (nombre de collaborateurs, nombre de sites, complexité de la structure de votre société, contraintes réglementaires et techniques, …).
Comment rédiger un cahier des charges en respectant les besoins des acteurs impliqués?
Un cahier des charges (ou CDC) est un document qui doit être respecté lors de la conception d’un projet, peu importe le domaine d’activité, la culture ou la taille de l’entreprise. Un cahier des charges sert à déterminer les besoins et à les expliquer aux acteurs impliqués pour s’assurer que tout le monde soit d’accord. Un CDC cadre les missions des acteurs, internes ou externes à la société, et organise leur relation tout au long du projet.
Le cahier des charges permettra de sélectionner le prestataire (dans le cas d’un appel d’offres) adéquat pour votre projet. Le CDC est l’outil fondamental de communication entre le prestataire externe et votre équipe-projet interne.
Quelques étapes importantes dans un CDC:
Contexte et présentation du projet
Cette première étape décrit la société, le contexte, la démarche et un éventuel historique des projets similaires précédents.
Aller sur le terrain
Si votre projet intègre de la planification, allez sur le terrain voir les responsables de chaque service afin de comprendre leurs plannings. Souvent les décideurs pensent, parfois à tort, savoir comment réaliser des plannings.
Identifier les processus cibles et les besoins des utilisateurs
Prenez le temps d’analyser et d’exprimer les besoins fonctionnels, les contraintes techniques et les axes d’amélioration. Les règles de gestion des temps de travail doivent être recensées de manière détaillée : plus la description est claire et complète, plus l’offre des prestataires sera précise et répondra aux besoins exprimés. Dans le cas d’un projet GTA, n’hésitez pas à ajouter des exemples de calculs entrées / sorties pour chaque règle.
Enveloppe budgétaire
Précisez une marge budgétaire que vous comptez mobiliser pour le projet.
Délais du projet
Peu importe la grandeur du projet, déterminez des délais précis : délai de remise d’offre, délai de réalisation du projet, etc. N’hésitez pas à ajouter des dates intermédiaires qui permettront de suivre le projet plus en détail. Il faut prévoir environ 3 à 5 semaines entre l’envoi du CDC et la réponse des prestataires consultés.
Relecture et validation
Avant de finaliser le cahier des charges, pensez à impliquer les futurs utilisateurs.
Comment choisir la solution idéale pour mon projet ?
Dès que le cahier de charge est rédigé, relu et validé par l’équipe projet, vous pouvez envoyer ce dernier à plusieurs éditeurs. Limitez le nombre d’offres à maximum 3 à 5 entreprises.
Pendant la période d’attente (entre l’envoi du CDC et les offres), n’hésitez pas à partager les demandes et réponses avec tous les prestataires. Plus vos besoins sont précis, plus les offres seront adaptées à vos attentes et comparables entre elles.
Analyser les différentes réponses reçues
L’étude des offres est un exercice complexe. La différence se cache dans les détails. N’hésitez pas à inviter les prestataires afin qu’ils puissent présenter leur compréhension de votre projet ; leur méthodologie et leur planning ; la solution sélectionnée ; les aspects techniques et fonctionnels, et les détails financiers.
Définir les critères de sélection
Il est essentiel de prendre le temps d’évaluer les critères avec l’ensemble de l’équipe en charge du projet. Un accord unanime de toute l’équipe est primordial pour le bon suivi du projet. Les critères de choix doivent être défini et priorisé par l’équipe :
- Réponses aux attentes, capacité de gestion des différentes règles de GTA
- Adaptation et flexibilité de la solution et du paramétrage
- Suivi du projet de A à Z par le chef de projet
- Ergonomie de la solution proposée (à tester par les différents utilisateurs de votre société)
- Contraintes techniques (hébergement en acquisition ou en SaaS)
- Aspect financier de la solution
- Cohérence entre l’offre et la demande
Délai de décision
Entre le choix du prestataire et le début du projet, il faut compter 4 à 6 semaines.
La phase d’analyse et d’audit est le script de votre projet
Afin de paramétrer votre solution de Gestion des Temps et des Activités comme vous le souhaitez, le prestataire choisi a besoin de transcrire vos règles, interfaces et processus dans son langage. Cette phase de rédaction, l’audit, est cruciale dans votre projet.
L’audit décrit et traduit vos exigences jusqu’au plus petit détail. Ce document est la base du paramétrage : l’éditeur s’appuiera sur les termes de cet audit pour paramétrer le software. Il est donc important que ce document soit à tout moment up-to-date et connu par les deux parties. Sinon le paramétrage ne correspondra pas à vos besoins.
L’audit et la préparation du paramétrage se fait en plusieurs phases et prend entre 1 à 2 mois. Après chaque réunion, il faut valider la phase précédente pour préparer la phase suivante et apporter les changements nécessaires aux besoins manquants.
Mettez-vous à la place de vos utilisateurs
Lors de la rédaction de l’audit, le prestataire et l’équipe projet sont très concentrés sur le relevé des règles RH, et très peu sur l’utilisateur en lui-même. Il faut donc aussi penser à l’ergonomie, la simplicité de la solution et le confort de l’utilisateur. Demandez dans cette phase des captures d’écran de la solution. Le prestataire vous accompagnera dans cette phase de par sa connaissance du système qu’il déploiera chez vous.
Illustrez les règles et donnez les exemples
Toutes les règles doivent être décrites en détail. Pour chaque règle il faut également imaginez tous les cas et exceptions possibles. Un bon conseil : illustrez les règles et les exceptions par des exemples concrets et chiffrés.
Après l’audit, le paramétrage : qui fait quoi exactement ?
Le paramétrage amène souvent des moments de confusion et de malentendus :
- Le client souhaite une solution « toute prête » c’est-à-dire y compris les règles de calcul des compteurs, les droits d’accès selon les droits d’utilisateurs, les écrans customisés et les données intégrées
- L’éditeur entend par « paramétrage » l’intégration des règles qui permettent le calcul des compteurs en fonction des cas et exceptions transmises
Un conseil : prévoyez le paramétrage en plusieurs phases. Le paramétrage peut être très long. Si vous divisez le paramétrage en phases, cela permet de mieux évaluer les réponses à vos besoins. La reprise des données, l’attribution des droits d’accès et le design des écrans sont à votre charge.
Définissez qui fait quoi. De par cette approche, vous établissez clairement le rôle du prestataire et ce que vous attendez de lui ainsi que celui de vos collaborateurs qui participent à ce projet. Il se peut que le prestataire, qui implémente votre solution de GTA, crée les modèles sur lesquels vos collaborateurs se baseront pour élaborer la suite des paramétrages. Vous pouvez de cette manière également économiser du temps de consultance vis-à-vis du prestataire.
Pendant la phase de paramétrage, vous pouvez vous concentrer sur autre chose. Pensez donc déjà à annoncer le changement de système à vos collaborateurs. Tous les changements de processus entraînent du stress et des questions. Mené avec méthode en informant les enjeux et les avantages du nouveau système, vos collègues accepteront plus facilement l’outil de GTA.
L’étape avant le déploiement : le test avec des utilisateurs à tout niveau !
Une fois le paramétrage fini, il est temps de tester l’outil. Selon la complexité de la solution GTA, avec ou sans planning, ce test devrait se faire avec plusieurs équipes utilisant différentes facettes de l’outil (reporting, planning, demandes d’absence, compteurs, etc.) et peut prendre jusqu’à 6 semaines. Définissez un échantillon représentatif de votre personnel pour mener à bien cette période test.
Les équipes-pilotes, un échantillon mixte de différents services, doivent être critiques envers toutes les fonctions utilisées. Tâchez de regrouper les points positifs et négatifs afin d’en faire par à l’éditeur, qui viendra 1 à 2 jours sur place afin d’ajuster le système là où c’est nécessaire.
Le « GO - NO GO »
Après plusieurs semaines de tests par les utilisateurs, intégrant toutes les phases importantes dans une société (interfaces d’export vers le logiciel de paie, demandes d’absence, badgeages etc.), vous devez décider si la solution GTA, mise en test, est prête pour le déploiement, ceci est le fameux GO – NO GO.
Si les remontées s’avèrent négatives, il vaut mieux reporter le déploiement. Mieux vaut un déploiement tardif qu’un déploiement raté ! Un déploiement raté rompt la confiance entre les utilisateurs et l’outil GTA. Rétablir la confiance peut durer des mois.
Si les remontées sont positives, c’est le moment de planifier le déploiement !
Le jour J : le déploiement de votre projet!
Après de nombreux mois de préparation, de décision, de paramétrage et de tests, vous êtes proche du jour J ! Votre projet de gestion des temps et des activités est devenu une solution utilisable par vos collaborateurs. Il est temps de déployer le projet sur toute votre entreprise.
Vous avez 2 options de déploiement :
- « Big release » : tous vos salariés auront accès à l’outil en même temps. Cela implique des formations concentrées sur une période courte (avant le déploiement).
- En vagues : vous travaillez par groupe d’utilisateurs, par exemple toutes les 2 semaines. Ceci permet d’étaler les formations mais présente l’inconvénient de travailler sur plusieurs systèmes pendant la période de transition.
Vous avez plusieurs sites ? Nous vous conseillons de déterminer des responsables locaux qui formeront leurs équipes sur leur site et qui regroupent les ressentis des collaborateurs en vue du suivi du projet. Ils connaissent mieux que vous leur site, leurs équipes et leurs particularités, et ils ont la confiance de leurs collaborateurs. Ces responsables sont des maillons importants dans la réussite du déploiement.
Formez vos utilisateurs correctement !
Pour les fonctions simples - demandes d’absence, badgeages, etc. – établissez des tutoriels ou manuels simples avec des captures d’écran et des vidéos. « Keep it simple » est une règle en or ! Le prestataire peut également vous accompagner dans ces étapes et vous proposer des solutions existantes.
Pour les fonctions plus complexes – export des données, reports, etc. – pensez à organiser des formations à thème de 0,5 à 2 jours, et limiter les sessions à 6 à 8 personnes. Il est conseillé de donner les formations par le prestataire : il maitrise l’outil GTA, connait votre projet, gère les techniques de formation et appuie ses exemples avec des exercices clairs. Bien former les managers c’est assurer le déploiement, le suivi du projet et le bien-être de vos collaborateurs.
Gérer un projet de A à Z, c’est aussi garantir un suivi régulier !
Le déploiement fini, votre système GTA mérite un suivi régulier : est-il utilisé correctement et par tous vos collaborateurs ? y-a-t-il un besoin de formation supplémentaire pour des managers ou des nouveaux venus ?
Après une utilisation de quelques mois (voir un an), interrogez les utilisateurs quotidiens, vos managers et vos collaborateurs. Ils exprimeront des souhaits d’évolution ou d’amélioration. Un contact régulier avec l’éditeur du système est primordiale pour garantir les migrations vers les nouvelles versions, être informer des nouvelles fonctions dans le système, etc. afin d’utiliser à long terme la solution GTA de façon optimale.
