HR met Covid-19

Het nieuwe bedrijfsleven met covid-19 !

De managers, en de HR-diensten, zullen creatief te werk moeten gaan en het bedrijfsleven aanpassen om hun talent en business optimaal te benutten en een nieuwe dimensie te geven. Tijdens deze corona crisis hebben bedrijven al aangetoond dat ze snel kunnen reageren op de situatie, de ene al wat sneller en creatiever dan de andere. Covid-19 heeft vele bedrijven verplicht om snel te groeien om niet te blijven staan, de schade te beperken en een faillissement te vermijden.

We hebben gemerkt dat er 3 verschillende soorten bedrijven zijn ontstaan:

• Bedrijven waar de activiteiten gedeeltelijk of volledig gestopt zijn
• Bedrijven waar een reorganisatie plaatsvond
• Bedrijven die een stijging van hun activiteiten hebben gemerkt

Naast de “praktische” regels die zijn opgezet, moeten we rekening houden met een reorganisatie op alle vlakken: HR, recrutering, business plannen, roosters, digitalisering…

Verschillende aspecten kunnen in kaart gebracht worden:

De uitdagingen van die nieuwe virtuele leiders zien er iets anders uit:

Het management heeft, in sommige bedrijven, een bocht van 360° moeten nemen. Om het even de grootte of de sector van het bedrijf, is iedereen creatief omgegaan met de situatie, zelfs de kleinste zelfstandige heeft plots een webshop met thuisleveringen!

Het management heeft digitaal moeten leren managen. Voor sommige bedrijven werd het al gebruikt (om bv. internationale meetings te organiseren en zo reiskosten te beperken; of Webinars voor klanten organiseren voor korte opleidingen) maar voor vele bedrijven was het zeker niet full time! Het zijn echte virtuele leiders geworden!

• De voornaamste moeilijkheid van deze situatie voor het management is het contact en de controle met medewerkers behouden, ook al leven we in een zeer gevorderde digitale wereld: communicatie blijft essentieel, zeker als het “echte” sociaal contact grotendeels wegvalt. Wees een luisterend oor voor uw medewerkers.
• Openstaan voor nieuwe ideeën: een virtuele leidinggevende past zich snel aan en bestudeert nieuwe technologieën om het leven van medewerkers te vereenvoudigen.
• Teams virtueel bij elkaar brengen om de individuele communicatie te bevorderen. Het teamspirit in deze tijden is van groot belang.
• Duidelijke instructies geven, doelen en deadlines definiëren en flexibel zijn.
• Een voorbeeld voor uw medewerkers zijn: straal zelfzekerheid uit en toon een proactief aanpak.
• Het is ook belangrijk om medewerkers van op afstand eens te bedanken! De fysische “dank u wel” of schouderklopje kan momenteel niet in het echt. Wees dus creatief en verras eens uw medewerkers (bv. leuke attenties thuis geleverd doen wonderen; stuur eens een leuk kaartje of maak een videoboodschap).
• Op afstand controleren (al is controle niet echt een gepast woord in deze situatie): een duidelijk plan van aanpak voor de thuiswerkers is van groot belang om het vertrouwen aan beide kanten te garanderen. De effectieve gepresteerde uren veranderen in resultaten. Kelio biedt u de mogelijkheid om activiteiten van werknemers eenvoudig en duidelijk in kaart te brengen, bv. per klant, per project...
• Rekening houden met ieders situatie (persoonlijkheid, gezondheid en persoonlijke omstandigheden) om uw medewerkers optimaal te begeleiden.

HR met Covid-19, een andere aanpak:

Samen met het management moeten ook andere diensten van een bedrijf zich aanpassen. Een van de belangrijkste diensten is de Human Ressources afdeling:

• Vaak wordt de HR dienst gezien als intimiderend. Maar in deze speciale tijden, moet je durven de HR-dienst aanspreken: heb je nood aan een babbel? Zit met iets of heb je een voorstel? Aarzel niet om de iemand van HR aan te spreken, hun taak gaat veel verder dan alleen maar de HR-administratieve rondslomp te beheren.
• Human Ressources draait uiteindelijk nog steeds rond mensen! En dus primeert bij de HR-dienst het welzijn en de gezondheid van de medewerkers. Ze zitten dus regelmatig rond de tafel met verschillende acteurs (managers, vakbonden, afdelingsverantwoordelijken…) om zo creatieve oplossingen te zoeken om de veiligheid te garanderen (plexi tussen de bureaus, sanitaire protocol, ter beschikking stellen van veiligheidsmateriaal, aanpassing van uurroosters…).
• Talentenjacht of rekrutering: in deze crisistijden is rekrutering in de meeste bedrijven herleid tot de minimum. Sommige bedrijven daarentegen hebben nog steeds seizoensgebonden vacatures. Elk bedrijf zal voor zijn eigen moeten uitmaken of ze de openstaande vacatures opnieuw herlanceren of niet. Voor elke openstaande vacature moet eerst een profiel opgemaakt worden: misschien is er intern een “slapend” talent die interesse heeft in de job. Bij de eventuele aanwerving van nieuw personeel, zal de HR eveneens de persoon verwelkomen op de gepaste manier.
• Naast rekrutering, is de crisis de ideale periode om een bijscholing te volgen. Tijdens de lockdown werden heel wat opleidingen online aangeboden. De HR-verantwoordelijken moeten dus misschien enkele profielen van medewerkers aanpassen.
• Communicatie van de nieuwe maatregelen en regels om deze goed te vertalen zodat ze allemaal duidelijk zijn voor iedereen (via de website, informatieaffiches, berichten op diverse supports (prikklokken, tv-schermen…), e-mails/sms, audio boodschappen…). Deze communicatie kan gezamenlijk gebeuren (HR en verantwoordelijke): ploegleiders en afdelingshoofden kennen het beste hun teams en kunnen boodschappen soms beter brengen. Soms kunnen zelfs HR en managers gewoon op de achtergrond blijven.
• Goede begeleiding van het thuiswerken: naast het management, moet de HR-dienst zien dat alles in orde is als mensen thuis gaan werken (pc, wetgeving, maaltijdcheques, eventueel aanpassing van de contracten). Ook na de lockdown zullen veel bedrijven thuiswerken makkelijker toestaan (sommige dagen per maand).
• Begeleiding van de EHBO-ers en veiligheidscoördinators: HR-medewerkers zoeken uit hoe EHBO-ers of veiligheidscoördinators kunnen opgeleid worden, naast hun “gewone” taken (preventie- en medische dienst, hoe omgaan met Covid-19 positieve medewerkers, enz.).
• Werkgevers begeleiden bij de evaluatie van het personeel. Werknemers evalueren is een vak apart. De bedoeling is om mensen te begeleiden in hun bestaande job om ze te laten groeien, of andere mogelijkheden bekijken.
• Begeleiding van het management door een externe coach: ook managers moeten begeleid worden op een professionele manier! Voor hogere functies is een externe coach één van de mogelijkheden: ze hebben een objectief en nuchter zicht op het bedrijf, hun oordeel is ongezouten, onpartijdig en puur zakelijk. Durf ook eens de managers uit te dagen (bv. equicoaching, rollenspel, uitdagingen, enzovoort).

Elkaar helpen, zeker in deze corona tijden!

We blijven kudde mensen, zeker in tijden van crisis! Elkaar opzoeken blijft één van onze prioriteiten, ook al moeten we soms virtueel gaan of andere opties zoeken.

Gezien de situatie hebben we ons ook op professioneel vlak moeten aanpassen:

• Expertise delen en elkaar helpen is nu nog meer van toepassing dan ter voren.
• In contact blijven met uw collega’s: van dagelijks contact van gemiddeld 8u/dag tot geen of zeer weinig contact. Dat weegt zeer zwaar voor collega’s onder elkaar, vaak zijn collega’s ook vrienden. Zoek elkaar op via allerlei kanalen (chat, skype, mail of de “gewone” telefoon)!
• Vele onder ons hebben van de crisis geprofiteerd om zich bij te scholen. Verschillende online opleidingen werden aangeboden. Licht u verantwoordelijke en de HR-dienst in zodat zij uw profiel in het systeem kunnen aanpassen.
• Gebruik je collega’s nog steeds als uitlaatklep voor de privé situatie, ze zijn er nog steeds voor u.
• In deze bijzondere tijden, wees er voor elkaar en zorg voor elkaar!