Hoe je HR-afdeling digitaliseren?

Waarom HR digitaliseren?

Als HR-manager, zult u zeker al opgemerkt hebben dat de herhaaldelijke administratieve taken veel tijd in beslag nemen. Dit betreft vaak het beheer van Excel-documenten voor het bijhouden van de verlof- en afwezigheden, het beheer van deze afwezigheidsaanvragen, het beheer van planningen van ploegen, prestatiegegevens bijhouden om de lonen op te stellen, maar het kan ook simpeler het beheer van HR-documenten betreffen zoals de contracten en andere aanvullende overeenkomsten.

Dit zal je bekend voorkomen: afdrukken, verbeteren, laten ondertekenen, zorgen om de juiste personen te zien, in enveloppen steken, de enveloppen opsturen per post, de documenten opvolgen en uiteindelijk… al deze documenten archiveren.

De voordelen en aanwinsten van de HR-digitalisering

Met een tijdregistratiesoftware binnen uw HR-afdeling kunt u tijd winnen dankzij de automatisering van herhaaldelijke taken en tijd besteden aan de onderwerpen die een echte meerwaarde hebben binnen uw bedrijf.

De voordelen voor het bedrijf en het milieu

De tijd die bespaard wordt op de herhaaldelijke taken vertaald zich in een kostenbesparing (minder tijd die aan herhaaldelijke taken wordt besteed). Het verwijderen van papier kan onderdeel zijn van de MVO-aanpak van het bedrijf maar ook een echte aanwinst zijn voor het milieu (verwijdering van papier, inkt en vervuilende printers).

Minder verplaatsingen zijn nodig en dit is een echte aanwinst voor het milieu.

De voordelen voor het personeel en de kandidaten

De kandidaten komen toe binnen een bedrijf die een visie voor de toekomst heeft en ultra-moderne oplossingen heeft voor het HR-beheer. Het HR-personeel zal tijd winnen en de mogelijkheid hebben om de HR-afdeling te optimaliseren en deel te nemen aan de digitale groei van het bedrijf.

De medewerkers zullen hun documenten en verlofaanvragen op afstand kunnen indienen en hun persoonlijke gegevens evenals prestatiegegevens raadplegen. De planningen zijn ook beschikbaar en worden in real time gedeeld.

Toegankelijkheid op meerdere supports

De feit dat de HR-software en zijn portaal voor medewerkers toegankelijk is op computer, tablet en smartphone maakt dat deze oplossing handig is en toegankelijk is vanuit elke plaats.

Tools om te digitaliseren

Centraliseer de prestatiegegevens

Een tijdregistratiesoftware laat toe om informatie en prestaties die uitgevoerd werden door medewerkers bij elkaar te halen maar ook om bepaalde elementen bij elkaar te halen in functie van de uurroosters enz.

De elektronische handtekening

De elektronische handtekening is een bijkomende tool voor uw HR-afdeling. Deze zal handig zijn voor het op afstand ondertekenen van documenten (contracten, bijkomende overeenkomsten, opleidingen, …) en door meerdere betrokkenen in functie van de benodigdheden. De ondertekenaars bevinden zich niet altijd op dezelfde plek en op hetzelfde moment.

Met de elektronische handtekening van HR-documentatie, zal het afdrukken van deze HR-documenten verwijderd worden, het in enveloppen steken maar ook de postkosten die eraan gelinkt zijn. Het opvolgen van de handtekeningen zal ook gecentraliseerd worden en een eenvoudig overzicht beschikbaar zijn om te zien welke handtekeningen ontbreken en/of om eventuele rappels te sturen.

Een eenvoudig process

De ondertekenaar(s) zullen de mogelijkheid hebben om te tekenen de persoon die zich bezighoudt met het beheer van de handtekeningen zal dan een melding ontvangen over deze weigering. Het kan ook voorkomen dat de beheerder van dit proces een fout vindt in een document en deze zal dan het document terug kunnen trekken of de aanvraag voor ondertekening annuleren.

Hiërarchie voor het ondertekenen

Verschillende modi zijn mogelijk in de zin dat de verantwoordelijke de keuze heeft om het document ter ondertekening te sturen in “escalatie” en op dat moment zal er een hiërarchische volgorde gerespecteerd moeten worden voor het ondertekenen ofwel “gelijktijdig” en dan kunnen alle ondertekenaars tekenen zonder dat er rekening wordt gehouden met de volgorde van ondertekeningen.

Een gecertificeerd proces

Onze oplossing werd ontwikkeld opdat de e-handtekening gecertificeerd zou worden door een externe autoriteit. Onze partner is Connective en garandeert dat ons proces overeenkomt met de Europese standaard eIDAS. Elk document dat elektronisch ondertekend wordt zal een bijkomend document aanmaken die als bewijs van gecertificeerde elektronische handtekening zal dienen.

De type elektronische handtekening

In tegenstelling tot wat men zou kunnen denken is de elektronische handtekening geen handgeschreven handtekening op digitaal support. Het is een keten met codes die wordt gegenereerd door een digitaal proces en zal het ondertekend document volgen. De twee documenten zullen samen moeten blijven om een geldige elektronische te hebben. De handtekening zelf gebeurt via een code die gestuurd wordt via mail of SMS.

Frequente personeelswisseling

Het is een oplossing die zeer handig is vooral voor de grote bedrijven die veel personeelswisseling tellen of voor bedrijven die meerdere sites hebben. Dit laat toe om tijd te winnen en om het personeel niet te laten verplaatsen. Het laat ook toe om het contractualisatie termijn in te korten en dus ook de indiensttreding van het personeel.

Een link maken met het sociaal secretariaat van uw keuze

U kunt nog meer tijd winnen indien uw HR-software gelinkt is aan uw sociaal secretariaat, dan worden de gegevens meteen met hen gedeeld. De gepresteerde uren, de afwezigheden, verlofdagen hoeven dan niet meer handmatig doorgegeven te worden.

De onlineopleidingen

De online platformen zullen u de mogelijkheid bieden om opleidingen te geven aan uw medewerkers, eendert waar zij zich bevinden. U zult ook op de hoogte gebracht worden van waar zij zich bevinden in de cursus evenals zekerheid hebben over de gewonnen vaardigheden van uw nieuwe medewerkers.

Ontdek onze pagina die volledig besteed is aan het proces van de elektronische handtekening evenals onze video hier.