Is het einde van de badge in zicht?

Waarom zijn smartphone gebruiken om op een fysieke tikklok te tikken?

Het beheer van fysieke badges binnen een bedrijf – toewijzing, recuperatie van de badges, vervanging van verloren of gebroken badges, … kan een herhalende en kostelijke taak worden volgens het aantal werknemers die er gebruik van maken. Een smartphone als badge gebruiken kan dan een handige en rendabele oplossing zijn volgens de omstandigheden.

De voordelen van boekingen via Bluetooth of de digitalisering van de badges

Boeken aan de hand van een smartphone heeft veel voordelen:

• Vereenvoudiging van het beheer van badges: geen aankoop en stockage van plastieken badges (minder investering in materiaal).
• Vereenvoudigde distributie: de virtuele badge wordt via een simpele mail gestuurd en vraagt geen handmatige verdeling (voorbereiding van een hoop badges, opvolging van documenten, …). Het is vooral voordelig voor bedrijven die over meerdere werkplaatsen beschikken en waarvan de werknemers zich op verschillende plaatsen bevinden en/of variabele of nacht uurroosters hebben.
• Vermindert het risico op verlies en geen risico op slijtage
• Vermindert het risico op identiteitsfraude door badgelening aan een collega.
• Betere kostenoptimalisatie omdat een virtuele badge vanop afstand uitgeschakeld kan worden, wanneer de restitutie van fysieke badges vaak wordt vergeten en zeer kostelijk is (bijvoorbeeld in het geval van tijdelijke uitzendkrachten
• De teruggave van de badges wordt vaak vergeten en dit heeft een kost (bijvoorbeeld met tijdelijke werknemers)
• De boeking via smartphone kan dus ook nog als aanvulling van fysieke badges en is ideaal voor een zachte overgang of voor gebruik in ateliers (om activiteiten te boeken bijvoorbeeld).

De BLE/NFC-technologieën en hun gedragsverschillen

NFC Near Field Communication

NFC is een technologie voor draadloze communicatie tussen toestellen waarover alle hedendaagse smartphones beschikken. Deze technologie kan in verschillende toepassingen gebruikt worden. Het is onder andere mogelijk om in de smartphone een virtuele badge te hosten. Dit wil zeggen dat de smartphone, zelfs vergrendeld en zonder een applicatie te lanceren als badge zoals een fysieke badge kan gebruikt worden en voorgesteld worden aan een compatibele Kelio-tikklok.

Een groot voordeel is dat NFC zonder applicatie werkt en heel weinig energie verbruikt.

BLE of Bluetooth Low Energy

Bluetooth is een verschillende technologie die in dezelfde frequentiebanden werkt als de Wifi en is ontwikkeld voor communicatie op korte afstand tussen twee toestellen. De toestellen die over deze technologie beschikken kunnen ook een virtuele badge hosten die compatibel is met de Kelio prikklokken.

Waarom beide technologieën aanbieden?

De Android smartphones beschikken over beide technologieën terwijl de IPhone ’s van Apple enkel NFC-communicatie toelaten voor Apple Pay of voor heel grote bedrijven. Voor smartphones met IOS is het dus eenvoudiger om de BLE te gebruiken. Op deze manier zijn de Kelio tikklokken compatibel met de twee technologieën om de mogelijkheid aan te bieden om virtueel te boeken met Android-smartphones evenals met die van Apple.

Een virtuele badge gebruiken

Een virtuele badge kan ook gebruikt worden als een fysieke badge: tikken van werkuren, toegangen openen, voor een bezoeker op een korte periode, enz. In het laatste voorbeeld, is een virtuele boeking nog handiger want de teruggave of uitschakeling kan vanop afstand en automatisch gebeuren aan het voorziene einde van het bezoek.

Virtueel badge: boeken op computer, tablet, smartphone

Wat is virtueel boeken?

Virtueel boeken is het feit van een HR-software te openen – zoals Kelio – op een pc, smartphone of tablet en te “klikken” op de juiste functie om de werktijden te registreren.

De voordelen van virtueel te kunnen boeken voor de werknemers

Een van de grootste voordelen is dat de werknemers overal kunnen boeken en op eender welk moment. Dit vereenvoudigt de opvolging van de werktijden wanneer de werknemers op kantoor of thuiswerken. Er kan virtueel geboekt worden via smartphone, pc of tablet.

Op niveau van beveiliging zijn de boekingen opgeslagen, gemeld en beveiligd in het Kelio-programma op dezelfde wijze dan via een fysieke boeking via een prikklok.

De verschillende modi van virtuele boeking

In real time

Prestaties kunnen in real time geboekt worden door te tikken (klikken) bij begin en bij vertrek om de werkuren te registreren. Pauzes en activiteiten kunnen ook verklaard worden. Een virtuele aanwezigheidsmelding kan ook gedaan worden zonder in- of uitgang te tikken.

In verklaringsmodus

In verklaringsmodus, kunnen de prestaties achteraf verklaard worden via zijn PC, tablet, smartphone, enz. … deze kunnen verklaard worden aan de hand van een begin en eind uur, totaal aantal uren, met of zonder gepresteerde activiteiten, per werkdag of door van verklaring van effectieve rustperiodes.

De voordelen van virtuele boekingen voor managers

Kelio software centraliseert alle prestaties en geeft een duidelijk zicht over de werkers op afstand en hun prestaties. Zoals voor de fysieke badges heeft de manager de mogelijkheid om ontbrekende boekingen te zien of afwezigheden waar te nemen en dus onregelmatigheden bij te werken.