Is tijdregistratie verplicht voor werkgevers in België?

Wat zegt de Europese regelgeving?

In haar Arbeidstijdenrichtlijn van 2003 en het Handvest van de grondrechten stelt de Europese Unie dat werknemers recht hebben op een beperking van de maximale arbeidsduur. In de praktijk vertaalt zich dat in voldoende rusttijd en een strikte omkadering van het werkrooster.

In 2019 stelde het Hof van Justitie van de Europese Unie echter dat het zonder een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem onmogelijk is om na te gaan hoeveel uren werknemers werkelijk presteren en vooral: hoeveel overuren ze maken. Om er zeker van te zijn dat de Arbeidstijdenrichtlijn gerespecteerd wordt, moeten lidstaten volgens het Hof een instrument verplichten om de arbeidstijd te registreren.

De Belgische wetgeving rond tijdregistratie

In België is er sinds het arrest van het Hof niets veranderd aan de wetgeving rond tijdregistratie. Het is – op een paar uitzonderingen die hieronder aan bod komen na – niet verplicht.

Toch lijkt het onderwerp heel wat stof te doen opwaaien. Toen een werknemer na ontslag overuren claimde, verwees het Brusselse arbeidshof (arrest van 22 mei 2020) naar het besluit van het Hof van Justitie: de werkgever moet een tijdregistratiesysteem invoeren. Doet hij dat niet, dan moet hij daar zelf de gevolgen van dragen.

Andere Belgische rechtbanken en hoven lijken terughoudender en vinden dat de bewijslast bij de werknemer ligt.

Is een tijdregistratiesysteem dus verplicht in België? Europese regelgeving heeft gewoonlijk voorrang op nationale regelgeving, dus in principe wel. Toch heerst er veel twijfel in België door een gebrek aan duidelijke wetgeving. In elk geval kan het nooit kwaad om een dergelijk systeem in te voeren.

Wanneer is tijdregistratie verplicht?

Dan zijn er ook nog een paar gevallen waar het wél bij Belgische wet verplicht is om de arbeidstijd te registreren:

• Glijdende uurroosters of glijtijden: als uw werknemers flexibel mogen kiezen wanneer ze beginnen en stoppen met werken, is een tijdregistratiesysteem verplicht. Sinds 1 juli 2024 riskeren werknemers bovendien strenge sancties als deze regel niet gerespecteerd wordt.
• Deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster: voor deeltijdse werknemers is het bij elke afwijking op het normale uurrooster verplicht de begin- en einduren te noteren. Dat gebeurt via een tijdregistratiesysteem of een speciaal register van afwijkingen.
• Sommige sectoren: in sommige sectoren zoals de bouw, vleesverwerking, uitvaart en pakjesbezorging moeten werknemers hun tijd registreren.

De prikklok of een digitaal tijdregistratiesysteem?

Er bestaan tegenwoordig heel veel manieren om de arbeidstijd te registreren. Wie wil, kan nog steeds aan de slag met een klassieke prikklok. Dat voelt vertrouwd aan en gaat ook heel vlot. Daarnaast bestaat er een waaier aan digitale oplossingen: badgelezers, biometrische terminals, mobiele prikklokken, gezichtsherkenning enz.

Welk tijdregistratiesysteem u kiest, hangt vooral af van uw organisatie en uw voorkeuren. Wilt u dat de arbeidstijden elke maand automatisch opgeteld worden, dan is een digitaal systeem handig.

Ook als uw werknemers telewerken, kan een virtuele tijdklok nuttig zijn: uw werknemers kunnen via hun computer of smartphone aangeven wanneer ze beginnen en stoppen met werken. Mag niet zomaar iedereen uw gebouwen binnen en wilt u de tijdregistratie koppelen aan een toegangscontrole, dan is een badge of een biometrische terminal ideaal.

Voordelen van tijdregistratie voor werkgevers en werknemers

De prikklok werd oorspronkelijk in het leven geroepen om de arbeidstijden van werknemers te bewaken en hen zo te beschermen. Ondertussen zijn sommige systemen al zo goed ontwikkeld dat ze uw onderneming ook helpen optimaliseren.

Tijdregistratie is efficiënt

Stel u voor dat uw hr-dienst niet meer elke maand in Excel hoeft te berekenen hoeveel (over)uren werknemers gepresteerd hebben. Wat een tijdwinst! Of dat teamleiders een realtime overzicht hebben van wie werkt of met verlof is. Kelio gaat zelfs nog een stapje verder: met onze pakketten kunnen werknemers aangeven aan welke projecten of klanten ze hun tijd besteden. Ze kunnen ook hun verlofsaldi raadplegen en verlofaanvragen opvolgen.

Tijdregistratie is goed voor het welzijn

Het is voor diensthoofden veel makkelijker om de werkdruk op te volgen. Presteert een werknemer bijzonder veel overuren of vergt een project bijzonder veel inspanning? Geen probleem, door de uren op te volgen, kunt u een hoge werkdruk tijdig opmerken én er iets aan doen.

Tijdregistratie zorgt voor meer flexibiliteit en samenwerking en daar zijn veel werknemers dankbaar voor.

Tijdregistratie is transparant

Met een objectief systeem kunnen werknemers erop vertrouwen dat hun uren correct worden geregistreerd en uitbetaald. Zeker bij mensen die veel overuren doen of glijdende werkuren hebben, kan dat voor extra gemoedsrust zorgen.

Als werkgever bent u dan weer juridisch ingedekt bij conflicten. Al hoeft het niet altijd negatief te zijn: een transparant systeem helpt u ook om op te sporen wie zeer productief is en misschien klaar is voor meer verantwoordelijkheden.

Tijdregistratie in de praktijk

Wanneer u begint met tijdregistratie, moet u dat opnemen in het arbeidsreglement. Kondig het ook zeker aan bij uw werknemers en leg uw intenties, maar ook uw verwachtingen uit.

Wees duidelijk over de afspraken: wilt u dat werknemers op een vaste tijd in- en uitklokken of bent u flexibel? Wat gebeurt er als iemand overuren maakt? En vanaf wanneer moeten teamleiders ingrijpen?

Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat iedereen achter het systeem staat.

Moet uw bedrijf tijdregistratie invoeren?

Dat is uiteraard de hamvraag. In België is tijdregistratie enkel verplicht voor werknemers die glijdende uren hebben of in bepaalde sectoren werken. Vanuit de Europese Unie is er toch ook druk om het systeem uit te breiden naar werknemers met vaste uren.