Hoe efficiënter worden dankzij tijdregistratie?

1. De tijdregistratie

Wanneer men denkt aan tijdregistratie, denkt men aan: het beheer en controle van de werktijden of prestaties, de ingangen, de uitgangen, de boekingen, aanwezigheidsmeldingen, verklaring van uren, recuperatie van uren, nachturen of overuren, het doorgeven van informatie naar een sociaal secretariaat, conformiteit met het arbeidsreglement of het individueel arbeidscontract, wekelijkse regime, uitzonderlijke voorwaarden, …

 

Vanaf 20 werknemers wordt het hoeveelheid informatie om te beheren redelijk zwaar als het handmatig moet gebeuren, van het een naar het ander Excelbestand switchen wordt dan moeilijk.

2. Het afwezigheidsbeheer

Niet te min, wanneer men over aanwezigheden spreekt, kan men ook over afwezigheden spreken. Daar kan men ook niet meer het aantal afwezigheidsredenen tellen door de verschillende gevallen die kunnen bestaan en hun invloed op de maandelijkse verklaring van prestaties, indien deze betaald zijn of niet, als deze dagen afgetrokken moeten worden van de jaarlijkse vakantiedagen of niet, … u weet waarover men spreekt.

Er bestaan veel afwezigheidsredenen: het aantal jaarlijkse vakantiedagen, de gewettigde afwezigheden maar die onbetaald zijn, de betaalde afwezigheden door ziekte of niet, in functie van de omstandigheden (inkomensgarantie-uitkering, …), en nog zo veel anderen redenen.

Vanaf het moment dat uw personeelsklasse groot wordt, is een software voor afwezigheidsbeheer een interessante oplossing om in plaats te zetten omdat deze dan ook toelaat om te zien wie al afwezig zal zijn op een bepaald moment en dus zo goed mogelijk de human resources in te plannen op momenten waar er al vakantiedagen ingepland zijn.

3. Een geconnecteerde systeem

Het voordeel van een geconnecteerde en collaboratief systeem te hebben is dat de gegevens gelinkt zijn. Dit wil zeggen dat wanneer een medewerker een afwezigheidsaanvraag indient en zijn verantwoordelijke deze aanvraag aanvaardt, dat de afwezigheden voor deze reden automatisch in de planning geïntegreerd zullen worden maar ook, dat deze gegevens naar het sociaal secretariaat zullen verstuurd worden wanneer het moment zal zijn voor loonuitbetaling. Het aantal genomen dagen, in geval van vakantiedagen, zullen automatisch afgetrokken worden van de teller. Eenvoudig, niet?

Het is niet meer nodig om handmatig alle gegevens in een Excellijst te typen, die vaak een bron zijn van mogelijke fouten. Een echte tijdwinst voor de Human Resources die zich zouden moeten kunnen focussen op taken met echte toegevoegde waarde en aan de menselijke kant in plaats van tijd te spenderen aan het beheer van administratieve gegevens.

4. Een planning

Voor bepaalde bedrijven is het beheer van de planning een belangrijke taak en biedt een goede software de mogelijkheid om deze taak minder zwaar te maken. Het beheer van tijdregistratie maakt het mogelijk om allerlei soorten uurroosters te beheren en te creëren om overeen te komen met de realiteit van het bedrijf: variabele uurroosters, flexibele uurroosters, roosters met nachturen of in het weekend. Soms gaan de uurroosters veranderen van een week naar de andere binnen hetzelfde team en moet er een cyclisch uurrooster ingesteld worden. Voor een efficiënt beheer van een geavanceerde planning, moet er een goede software gebruikt worden, zoals Kelio!

Het is trouwens de ideale tool om de noden aan personeel te beheren en toe te kennen aan de juiste werkposten om te zorgen voor een goede werking van uw activiteiten evenals uw wettelijke verplichtingen na te leven.

5. Het thuiswerk

Voor de kantoormedewerkers is het mogelijk om thuiswerk te organiseren op een structurele manier of door spontane aanvragen te maken via de software. De managers kunnen deze aanvragen dus beheren maar ook de planning zien om te weten wie aanwezig is of in thuiswerk is en op welk ogenblik dit het geval is.

6. Het beheer van de activiteiten

Zoals T&A (Time & Attendance/ Tijdregistratie & Activiteitenbeheer) het al voor zich eigen zegt, is het beheer van de activiteiten bijvoorbeeld een mogelijkheid om bepaalde taken op te volgen. Het is vooral handig op een productiesite bijvoorbeeld. Aan de hand van verschillende lezers, kunnen de arbeiders hun badge gebruiken om de gerealiseerde taak te boeken.

Het is ook een handige tool om te analyseren en wat er gedaan werd te vergelijken met wat er ingepland was. Om deze manier zult u juiste conclusies en beslissingen kunnen nemen op basis van concrete gegevens. U zult een echte analytische opvolging kunnen uitoefenen dankzij overzichtelijke pilotagetabellen en instelbare rapporten volgens uw behoeften.

De tijdregistratie kan op een individuele manier gebruikt worden maar kan ook deel uitmaken van een uitgebreider HR-systeem volgens de behoeften van de bedrijven. Zoals onder andere, de personeelsadministratie, het beheer van HR-processen (onboarding, offboarding, …), de analyse van HR-gegevens dankzij gegevensexporten zoals grafieken, het beheer van personeelsgegevens dankzij de opvolging en meldingen voor medische afspraken in te plannen of de nood aan herziening van de werkvergunningen. De meldingen en waarschuwingen kunnen ook ingesteld worden in functie van de benodigdheden en zullen u toelaten om geen enkele HR-taak meer te vergeten.

Het is dus een feit dat één enkel systeem om al uw gegevens te beheren die gelinkt zijn aan de werktijden en uw personeel u tijd zullen laten besparen ! Uw HR-management zal efficiënter zijn en de stappen voor uw werknemers zullen vereenvoudigd zijn omdat zij sneller tot hun gegevens, tellers, planningen, enz. … toegang zullen hebben.

Wenst u te zien hoe Kelio uw HR kunt digitaliseren? Vraag hier een gratis demo!