Hoe maak je een personeelsplanning?

1. Begrijpen hoe een personeelsplanning wordt gemaakt

   • Essentiële criteria voor het opstellen van een planning

     Om een teamplanning effciënt te kunnen opstellen moet er rekening gehouden worden met verschillende criteria.

     Deze criteria betreffen:

     • de taken die uitgevoerd moeten worden,
     • de nodige vaardigheden,
     • de seizoensgebonden flucuaties,
     • de behoeften van de werknemers.

   • Bedrijfsvoering

     Elk bedrijf heeft zijn eigen eisen voor tijdregistratie. De behoeften met betrekking tot personeelsplanning zullen variëren afhankelijk van piekperiodes en minder actieve tijden. Ook de werkcycli goed verstaan zal essentieel zijn.

   • Belang van structuur en striktheid bij het beheren van afwezigheden

     Het naleven van voorschriften met betrekking tot werkuren, pauzes, rusttijden en verlof is van cruciaal belang. Een slechte planning kan leiden tot niet-naleving en juridische gevolgen voor het bedrijf.

   • Voorkeuren van werknemers

     Het overwegen van de voorkeuren van uw medewerkers waar mogelijk kan hun tevredenheid en betrokkenheid vergroten. Flexibele schema's of rekening houden met persoonlijke beperkingen kunnen bijdragen aan een verbeterde moraal en productiviteit.

2. Verbeteren van het beheer van de roosters van uw werknemers

   • Uitdagingen van het gebruik van Excel

     "Plannen met excel" wordt vaak gebruikt voor personeelsplanning. Planning in Excel kan beperkingen hebben in de mogelijkheden en het centraliseren van gegevens. Het beheren van complexe of grootschalige schema's kan complex worden.

   • Voordelen van een software voor personeelsplannings (tijdsbesparing, centralisatie van gegevens, nauwkeurigheid en tracking)

     Het gebruik van speciale software voor personeelsplanning maakt het mogelijk om:

     • gegevens te centraliseren,
     • de nauwkeurigheid van schema's te waarborgen,
     • toegankelijkheid te bevorderen,
     • informatie in real time raad te plegen,
     • en het bijhouden en berekenen van uren, overuren en verlof te vereenvoudigen.

3. De beste software kiezen voor beheer van teamplanning en uurroosters

   De keuze van software voor personeelsplanning hangt af van de specifieke behoeften van uw bedrijf. Het gebruiksgemak, schaalbaarheid, platform-compatibiliteit zijn belangrijke criteria om rekening mee te houden. Intregratie met andere systemen of het vermogen om te voldoen aan regelgevenden eisen zijn ook van belang.

   Het kiezen van de beste software voor planning en roosters voor uw bedrijf vereist een grondige evaluatie. Diverse aspecten moeten in overweging worden genomen:

   • Gebruiksgemak van de software is essentieel:

     Een intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken interface vereenvoudigt de acceptatie door het team. Het vraagt minder tijd voor training van het personeel.

   • Schaalbaarheid van een planning:

     De software moet kunnen meegroeien met de behoeften van het bedrijf. Van kleine tot grote bedrijven.

     De integratie in een HRIS-systeem is een pluspunt voor alle HR-afdelingen. De gegevens van de werknemers in de HRIS kunnen in real time gelinkt worden met de planning. Dit kan handig zijn voor het plannen aan de hand van vaardigheden bijvoorbeeld. Of het overdragen van afwezigheden in de tijdregistrie.

   • Een professionele planning software

     Zorgen voor naleving van regelgeving is een belangrijke verplichting. De personeelsplanning moet rekening kunnen houden met de werkuren, overuren, de pauze's, verlof, flexibiliteit, enz.

     Er moet ook rekening gehouden worden met de aangeboden technische ondersteuning en de regelmatige updates. Het zijn essentiële aspecten die de betrouwbaarheid en duurzaamheid van de software waarborgen.

     Een snelle ondersteuning zorgt ervoor dat de tool relevant, veilig en functioneel blijft na verloop van tijd.

     Door deze criteria in overweging nemen wordt de keuze gemaakt volgens de specifieke behoeften van het bedrijf. Wat bijdraagt aan een betere organisatie van het team planning.

4. Hoe efficiënt personeel inplannen?

   • Planningen hergebruiken

     Eenvoudig planningen kunnen hergebruiken is een sleutelelement voor efficiënte personeelsplanning. Dankzij sjablonen kunnen managers tijd besparen en zorgen voor uniformiteit in de toewijzing van uren.

   Aanpassing aan de beschikbaarheid van werknemers

   Rekening houden met de beschikbaarheid tijdens het plannen van personeel kan de tevredenheid van de werknemers verbeteren. Flexibiliteit aanbieden waar mogelijk kan ook een factor zijn.

   Specifieke uurroosters kunnen ingesteld worden met bereiken voor het begin- en einduur. Dit geeft meer een betere werk prive balans en draagt ook bij voor meer personeel tevredenheid.

   Een open en regelmatige communicatie met werknemers wordt aanbevolen om hun persoonlijke beperkingen te kennen. Dit kan ook helpen bij het nauwkeuriger aanpassen van de planning.

   • Naleving van regelgeving

     Het naleven van de geldende regelgeving is een essentiële verplichting voor elk bedrijf. Een planning die zich past aan de wetten inzake werkuren, pauzes, vakantiedagen in België vermijdt juridische risico's. Het zorgt ook voor een veilige en wettelijk conforme werkomgeving.

     Door planningen te maken met strikte naleving van de regelgeving, gaan bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren. Maar ook de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers versterken.

5. 6 tips voor het maken van een optimale planning

   • Medewerkers betrekken bij de planning

     De mederwerkers betrekken om hun voorkeurstijden te delen helpt voor het gevoel van betrokkenheid. Maar ook voor een goede organisatie in plaats te zetten.

     Door de specifieke behoeften van elk individu beter te beoordelen, wordt ereen nauwkeurigere en aanpasbare planning georganiseerd.

   • Communicatie omtrent wijzingen

     Het opzetten van een effectief communicatie-systeem voor verzoeken om wijzigingen in werktijden of verlof is essentieel. Dit kan worden gedaan via een online platform zoals een employee self service. Die toegankelijk is op smartphone, pc of tablet. Onvoorziene afwezigheden kunnen er dan ook op gecommuniceerd worden.

     Transparantie in de processen van verzoek en goedkeuring kan de flexibiliteit verbeteren en spanningen verminderen.

   • Een eerlijke planning opstellen

     Zorgen voor een eerlijke verdeling van werktijden is cruciaal om een harmonieuze werkomgeving te behouden.

     Het vermijden van favoritisme en het respecteren van de individuele voorkeuren is essentieel. Zo wordt een eerlijk evenwicht behoudt. Het is ook een een cruciale stap om de motivatie en betrokkenheid van het team te bevorderen.

   • Vooraf plannen van pauzes

     In bepaalde organisaties moeten regelmatig pauzes worden ingepland voor het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Dit helpt vermoeidheid te voorkomen en bevordert de concentratie.

   • Gefragmenteerde tijdblokken vermijden in de planning

     Het vermijden van gefragmenteerde tijdblokken vermijden in de planning bevordert concentratie en continuïteit in het werk.

     Dit vermindert tijdverlies door overgang van de ene taak naar de andere. Dit zorgt ook voor een soepelere workflow voor medewerkers.

   • Beheer van arbeidskosten

     Het beheren van de kosten verbonden aan arbeidstijd is een cruciaal aspect van de planning.

     Het begrijpen van piek- en daluren is belangrijk. Ook het kennen van de kosten verbonden aan elk gewerkt uur is essentieel. Dit kan helpen bij het optimaliseren van de winstgevendheid.

     Tegelijkertijd kunnen optimale serviceniveaus worden gehandhaafd. Deze kennis stelt bedrijven in staat om weloverwogen beslissingen te nemen. Vooral bij het plannen en toewijzen van middelen.

     Dit om de efficiëntie te maximaliseren en onnodige uitgaven te minimaliseren.

Conclusie

Een efficiënte planning van het personeel is een cruciaal element voor een succesvol bedrijf. Deze wordt bereikt door gebruik te maken van goede praktijken en passende tools. Maar ook door rekening te houden met de behoeften van zowel het bedrijf als de werknemers. Dit leidt dan ook tot een hogere productiviteit en tevredenheid op de werkvloer.

Een effectieve personeelsplanning is van vitaal belang voor elk bedrijf dat een harmonieuze werkomgeving wil bevorderen.

Het is een grote uitdaging voor HR-managers om team planningen te maken. Deze moeten rekening houden met de operationele behoeften, evenals wettelijke vereisten en de voorkeuren van werknemers.

Om deze redenen is de keuze van een gespecialiseerde planningssoftware is cruciaal. Deze tools bieden aanzienlijke voordelen:

• ze vereenvoudigen de planning,
• zorgen voor wettelijke naleving,
• vergemakkelijken het beheer van verlof en beschikbaarheid,
• en bieden real-time aanpassingsvermogen aan veranderingen binnen het bedrijf.