Onbetaald verlof: wat is het en hoe werkt het?
In België heeft elke voltijdse werknemer wettelijk recht op minimaal 20 verlofdagen, al ligt dat in de praktijk soms hoger, bijvoorbeeld door een officiële feestdag die in het weekend valt of door arbeidsduurvermindering of recup-dagen.
Soms kan het voor de werknemer of werkgever echter interessant zijn om extra, onbetaalde verlofdagen op te nemen. In dit artikel gaan we hier dieper op in: wat is onbetaald verlof, is er een limiet, wat zijn de gevolgen enz. Als werkgever is het sowieso belangrijk om het verlof- en afwezigheidsbeheer correct uit te voeren zodat alles wettelijk correct verloopt en er qua sociale zekerheid geen fouten optreden.
Wat is onbetaald verlof?
Onbetaald verlof of verlof zonder wedde is een periode waarin de werknemer tijdelijk niet werkt en geen salaris ontvangt, maar de arbeidsovereenkomst wel gewoon van kracht blijft. Dat kan op vraag van de werkgever of van de werknemer zijn, maar het basisprincipe is steeds dat het in onderling overleg gebeurt.
Hoeveel onbetaald verlof mag een werknemer nemen?
Op zich is er geen limiet voor het aantal onbetaalde dagen verlof. Zoals aangegeven gaat het om een afspraak in onderling overleg en hangt de periode dus vooral af van de noden van een van beide partijen. In sommige gevallen bevat de cao of het bedrijfsbeleid bepaalde richtlijnen over de maximale duur en de voorwaarden, al is dat dus geen verplichting.
Waarom zou iemand onbetaald verlof nemen?
Zowel de werkgever als de werknemer kan redenen hebben om onbetaald verlof te nemen. Voor de werknemer kan het gaan om een vorm van mantelzorg, om zelf te herstellen na een bepaalde aandoening of om een opleiding te volgen.
Soms heeft echter ook de werkgever goede redenen om onbetaald verlof voor te stellen, bijvoorbeeld omdat de productie tijdelijk wat lager ligt en technische werkloosheid niet mogelijk is.
Is onbetaald verlof een recht?
Onbetaald verlof is in België geen recht, ook niet als de cao of het bedrijfsbeleid bepaalde richtlijnen bevat. Zoals eerder vermeld gaat het om een afspraak in onderling overleg tussen werknemer en werkgever, die meestal afhangt van zeer individuele motivaties. Ook de duur van zo’n verlof wordt volledig in onderling overleg bepaald.
In het kader van het welzijn op het werk kan een werkgever er natuurlijk steeds bewust voor kiezen om zich flexibel op te stellen op het vlak van onbetaald verlof.
Hoe regelt u onbetaald verlof?
Puur technisch gezien is onbetaald verlof een van de vele vormen van afwezigheid. Juist omdat er zoveel vormen bestaan (jaarlijks verlof, ouderschapsverlof, loopbaanonderbreking, zorgverlof, …), is een correct afwezigheidsbeheer essentieel. Zo hebt u op elk moment een juist zicht op de beschikbaarheden van uw personeel, maar bent u er ook zeker van dat de loonadministratie correct verloopt.
Op praktisch vlak is onbetaald verlof vooral een kwestie van onderling overleg tussen werkgever en werknemer. Beide partijen maken duidelijke afspraken over de duur, het behoud van extralegale voordelen, de terugkeer enz. Zodra er consensus is, is het aangewezen om alles duidelijk op papier te zetten, al is dat geen wettelijke verplichting.
Wat zijn de gevolgen van onbetaald verlof?
Juist omdat onbetaald verlof geen wettelijk recht is, is het belangrijk om goed stil te staan bij de praktische gevolgen. Heel simpel gesteld beslist de werknemer om tijdelijk ‘uit het bedrijf’ te stappen zonder recht op uitkering, wat betekent dat hij of zij tijdens deze periode geen salaris ontvangt, geen recht heeft op wettelijke werknemersrechten (pensioenopbouw, anciënniteit), maar ook niet kan terugvallen op uitkeringen. Werkgever en werknemer kunnen steeds onderling afspraken maken over het behoud van extralegale voordelen zoals een bedrijfswagen.
Onbetaald verlof en vakantiedagen
Aangezien vakantiedagen worden opgebouwd op basis van het aantal gewerkte dagen, bouwt de werknemer tijdens het onbetaald verlof geen vakantiedagen op.
Onbetaald verlof en ziekteverzekering
Hier maken we een onderscheid tussen de wettelijke ziekte-uitkering enerzijds en een eventuele hospitalisatieverzekering als extralegaal voordeel anderzijds. Een medewerker die tijdens het onbetaald verlof ziek wordt, ontvangt mogelijk geen ziekte-uitkering.
Een hospitalisatieverzekering is een extralegaal voordeel en valt in theorie dus weg tijdens het onbetaald verlof. Wel kunnen werknemer en werkgever onderling afspreken om deze door te laten lopen tijdens de afwezigheid.
Onbetaald verlof en werkloosheid
Hoewel de werknemer tijdens het onbetaald verlof tijdelijk niet meer werkt, blijft deze officieel in dienst van de werkgever.
Wel moeten werknemers er rekening mee houden dat werkloosheid wordt berekend op basis van de gewerkte periode. Concreet betekent dit dat een werknemer na een lange periode van onbetaald verlof dus opnieuw een tijdje moet werken voor deze recht heeft op werkloosheidsuitkering bij ontslag.
Onbetaald verlof en pensioen
Kort samengevat bouw je als werknemer tijdens onbetaald verlof geen rechten op en wordt er dus ook geen pensioen opgebouwd. Dit kan wel gedekt worden door een ‘voortgezette verzekering’, waarvoor je een bijdrage moet betalen in de ziekteverzekering.
Onbetaald verlof en eindejaarspremie
Een eventuele eindejaarspremie wordt berekend op basis van het aantal gewerkte dagen, wat betekent dat deze premie bij verlof zonder wedde lager uitvalt.
Onbetaald verlof en anciënniteit
Aangezien de arbeidsovereenkomst zelf gewoon doorloopt, is er geen impact op de anciënniteit van de werknemer. Bij een later ontslag is er dus geen impact op de opzeggingstermijn.
Zijn er andere schorsingen die de werknemer kan inroepen?
Naast verlof zonder wedde zijn er nog een aantal andere tijdelijke onderbrekingen van de arbeidsovereenkomst, denk bijvoorbeeld aan ziekte, vakantie of kort verzuim. Heeft uw medewerker hier tijdens het onbetaald verlof recht op?
Belangrijk hierbij is opnieuw dat alles een kwestie is van onderling overleg. Daarom maakt u best zeer duidelijke afspraken over bijvoorbeeld de wettelijke (betaalde) vakantiedagen tijdens het onbetaald verlof. Duiken er onvoorziene zaken op zoals ziekte of kort verzuim, dan geldt in de praktijk meestal het chronologische criterium, wat betekent dat de eerste afwezigheid primeert. Tijdens een verlof zonder wedde kan de werknemer in dat geval dus geen aanspraak maken op kort verzuim.
De impact van onbetaald verlof op de sociale zekerheid van de werknemer
Hier wordt een onderscheid gemaakt tussen sociale zekerheid op basis van de arbeidsovereenkomst en op basis van de gewerkte dagen. Pensioen bijvoorbeeld wordt opgebouwd op basis van het aantal gewerkte dagen, wat betekent dat de werknemer tijdens onbetaald verlof geen pensioen opbouwt. Hetzelfde geldt voor ziekte-uitkering: tijdens een verlof zonder wedde kan de werknemer geen aanspraak maken op een ziekte-uitkering.
De arbeidsovereenkomst zelf daarentegen blijft wel van kracht. Wordt de werknemer ontslagen tijdens het onbetaald verlof, dan geldt dat als een verbreking van de overeenkomst en heeft hij of zij recht op een werkloosheidsuitkering, al kan deze lager liggen door het kleinere beroepsverleden (het aantal arbeidsdagen of gelijkgestelde dagen, waar onbetaald verlof geen deel van uitmaakt).
De terugkeer na onbetaald verlof
Ook voor de terugkeer na een periode van verlof zonder wedde is alles een kwestie van goede afspraken. Behoudt de werkgever dezelfde functie, verandert de jobinhoud, …? Om de continuïteit van uw bedrijf te garanderen, wordt de medewerker waarschijnlijk vervangen. Maak duidelijke afspraken met de verschillende partijen zodat er nadien geen conflicten ontstaan.
Onbetaald verlof kan voordelen bieden voor werknemers (mantelzorg, opleiding, preventie van burn-out, …) maar ook voor werkgevers (tijdelijk lagere kosten). Vergeet als werkgever ook niet dat HR-management heel wat administratie en follow-up vergt. Met de Combo-software wordt het beheer van HR-administratie kinderspel. U kunt bijvoorbeeld alle arbeidsovereenkomsten integreren, maar ook formele mails opslaan. Met zo’n centraal overzicht in de cloud krijgt u in enkele kliks toegang tot het dossier van al uw medewerkers en kunt u HR-documenten makkelijk importeren en exporteren.
Veelgestelde vragen over onbetaald verlof
Welke soorten onbetaald verlof bestaan er?
Onbetaald verlof kan om elke reden worden opgenomen (herstel na lange ziekte, preventie voor burn-out, mantelzorg, …). Anders dan met officiële verlofstelsels heeft de werknemer tijdens een verlof zonder wedde geen recht op salaris.
Hoelang kan een werknemer onbetaald verlof opnemen?
Er bestaat geen maximumtermijn voor onbetaald verlof. Wel is het zo dat verlof zonder wedde altijd in onderling overleg tussen werkgever en werknemer wordt afgesproken. Concreet hangt de periode dus af van dit overleg.
Hoe vraag je onbetaald verlof aan?
De eerste aanzet tot onbetaald verlof is een informele aanvraag. Vervolgens maken werkgever en werknemer onderlinge afspraken qua duur, behoud van extralegale voordelen, wat na de terugkeer enz. Het is aan te raden om deze zaken duidelijk op papier te zetten, al is dat wettelijk niet verplicht.
Zijn er wettelijke regels voor onbetaald verlof?
Verlof zonder wedde is het resultaat van onderling overleg tussen werknemer en werkgever. Er bestaan dus geen wettelijke regels over de duur enz.
Wat de impact op de sociale zekerheid betreft, geldt het principe dat er geen gewerkte dagen worden opgebouwd (belangrijk voor eindejaarspremie en pensioen), maar dat de arbeidsovereenkomst wel gewoon van kracht blijft.
Wat zijn de gevolgen van onbetaald verlof voor de arbeidsrelatie?
De arbeidsovereenkomst blijft ongewijzigd, dus er verandert niet aan de relatie tussen werknemer en werkgever. Wel moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden voor de praktische aspecten, zodat de arbeidsrelatie niet onder druk komt te staan tijdens of na het verlof, bijvoorbeeld over de jobinhoud na de terugkeer.
Kan een werkgever onbetaald verlof weigeren?
Onbetaald verlof is geen wettelijk recht en is maar mogelijk als werknemer en werkgever consensus bereiken. Beide partijen hebben dus het recht om de aanvraag tot onbetaald verlof te weigeren.
Wordt de tijd van onbetaald verlof meegenomen in de pensioenopbouw?
Het pensioen wordt berekend op basis van het aantal affectief gewerkte of gelijkgestelde dagen. Verlof zonder wedde wordt niet beschouwd als gewerkte dagen, dus bouwt de werknemer tijdens deze periode geen pensioen op.
Zijn werknemers verzekerd tijdens onbetaald verlof?
Er is bij onbetaald verlof geen impact op de ziekteverzekering. Echter kunnen werknemers tijdens hun onbetaald verlof geen aanspraak maken op een ziekte-uitkering.
Is onbetaald verlof opgenomen in de cao?
Sommige cao’s bevatten richtlijnen over onbetaald verlof, maar dat is niet in elke cao het geval. Sowieso gaat het steeds om richtlijnen en is er geen enkel wettelijk recht op onbetaald verlof of op de duur ervan. Verlof zonder wedde is altijd het resultaat van onderlinge afspraken.
Hoe wordt onbetaald verlof administratief verwerkt?
Het wordt aangeraden om alles duidelijk op papier te zetten. Als werkgever zorgt u daarnaast het beste voor de juiste software om de afwezigheden in uw bedrijf correct te registreren en makkelijk op te volgen.
Hebt u vragen over deze Combo-tool of wilt u een demo voor uw zaak?
