Comment optimiser l’onboarding et le preboarding pour une intégration réussie ?

Définition et différences entre onboarding et preboarding

Le preboarding et l’onboarding sont deux étapes complémentaires de l’intégration d’un nouveau collaborateur.

Le preboarding commence dès l’acceptation de l’offre d’embauche et se déroule avant le premier jour de travail. Il comprend des actions préparatoires comme l’envoi d’informations clés, la gestion des formalités administratives et une première introduction à la culture d’entreprise.

L’onboarding, quant à lui, débute dès l’arrivée du collaborateur et vise à l’accompagner dans sa prise de poste. Il inclut la découverte des outils, des formations, des échanges avec l’équipe et un suivi régulier pour garantir une intégration réussie. En combinant ces deux phases, l’entreprise optimise l’engagement et la montée en compétences des nouveaux employés.

Preboarding : une entrée en douceur commence avant le premier jour de travail

Un recrutement vient d'être finalisé. Que faire maintenant ? Dans un monde idéal, les premiers préparatifs commencent immédiatement. C’est ce qu’on appelle le preboarding : avant même le premier jour de travail, vous échangez des informations et nouvelles essentielles et offrez un aperçu des coulisses de l’entreprise. En amont de l'arrivée de votre nouvel employé, le preboarding s'avère crucial pour préparer le terrain.

Ce processus inclut non seulement l'envoi d'informations pertinentes sur l'entreprise, telles que les valeurs, la structure et les outils utilisés, mais aussi la création d'un sentiment d'appartenance avant même le premier jour de travail. En partageant un livret d'accueil numérique ou en organisant une réunion virtuelle avec l'équipe, vous assurez une première connexion chaleureuse.

Fixez des attentes claires et définissez des objectifs précis dès le début. Informez votre nouvel employé sur les missions qui l'attendent et sur les résultats escomptés. Une communication transparente et régulière permettra d'éviter le stress

Grâce à un processus de preboarding bien structuré, les nouveaux collaborateurs ont l’opportunité de préparer leur intégration, de se familiariser avec leur mission et de découvrir les valeurs de votre entreprise. Vous posez ainsi des bases solides, ce qui réduit de stress des nouvelles recrues et leur permet d’entrer plus rapidement dans le vif du sujet.

Pour assurer une transition fluide, Kelio recommande de se concentrer sur trois aspects clés : l’administratif, la découverte du contenu du poste et l’intégration de la recrue à l’équipe.

Quelle administration pouvez-vous préparer durant le "pré"-boarding ?

Il n’y a rien de plus frustrant pour un collaborateur que de ne rien pouvoir faire le premier jour parce que les accès ne fonctionnent pas, que l’ordinateur doit encore être mis à jour ou qu’aucun poste de travail n’est disponible. Heureusement, la majorité des démarches administratives peuvent être anticipées.

• Rassemblez les données personnelles nécessaires pour établir le contrat de travail et créer un dossier du personnel.
• Faites imprimer des cartes de visite.
• Commandez les vêtements de travail et les équipements de protection individuelle.
• Vous utilisez une pointeuse ou un système de contrôle d’accès ? Prévoyez alors un badge.
• Préparez l’ordinateur : créez des identifiants de connexion et donnez au collaborateur accès à sa boîte mail ainsi qu’aux logiciels nécessaires.
• Commandez un smartphone et ajoutez-y directement tous les contacts utiles.
• Définissez le lieu de travail du collaborateur : dispose-t-il d’un bureau attitré ou travaille-t-il dans un système flexible ? Si nécessaire, attribuez-lui un casier.

Pour rendre l’accueil plus convivial, vous pouvez également préparer un welcome pack, comprenant par exemple une gourde, un tapis de souris, un stylo, une tasse à café ou un T-shirt aux couleurs et avec le logo de votre entreprise. Cela aidera le collaborateur à se sentir immédiatement intégré.

Familiarisation avec l’entreprise et le poste

Envoyez un e-mail une à deux semaines avant l’arrivée du collaborateur avec des informations pratiques : précisez l’heure à laquelle il est attendu, l’endroit où il doit se présenter et la personne à contacter en cas de problème.

Si votre entreprise dispose de modules d’e-learning, il est judicieux de les partager à l’avance. Un organigramme ainsi qu’un livret d’accueil contenant des informations sur les valeurs, la mission et les principales règles de l’entreprise seront également très utiles.

• Astuce de Kelio : Discutez en amont avec le manager pour identifier les documents que le futur collaborateur peut déjà consulter et les formations qu’il peut suivre. Cela vous permettra de concevoir un plan de formation personnalisé.

Rencontre avec l’équipe

Un nouvel emploi implique beaucoup de changements. Pour faciliter l’intégration, vous pouvez organiser un appel ou une visioconférence quelques jours avant l’arrivée du collaborateur. Profitez-en pour lui rappeler le déroulement de son premier jour et répondre à ses éventuelles questions.

Demandez également au manager du futur collaborateur de prendre contact avec lui, par téléphone ou par e-mail. Il pourra ainsi se présenter, introduire brièvement l’équipe et donner plus de détails sur le contenu du poste.

De nombreuses entreprises mettent enfin en place un programme de parrainage. Un collègue référent est alors désigné pour répondre aux questions du nouveau collaborateur. Il est également courant que le parrain ou la marraine organise une visite des locaux le premier jour et partage un déjeuner avec la nouvelle recrue.

Onboarding : assurez un accueil chaleureux

Ça y est : le premier jour de travail est arrivé ! Grâce au preboarding, votre nouveau collègue connaît déjà bien votre entreprise et a peut-être même eu un premier contact avec certains membres de l’équipe. Mais ce n’est pas encore le moment de se détendre ! Voici nos conseils pour un onboarding fluide et efficace.

Les premiers jours

Ne surchargez pas l’agenda du collaborateur dès les premiers jours. Évitez de lui attribuer des tâches complexes ou d’enchaîner les réunions. Il est essentiel de lui laisser le temps de s’adapter à son nouvel environnement.

En revanche, voici quelques activités incontournables pour faciliter son intégration :

• Organisez une visite des locaux, en incluant la salle de pause, les salles de réunion, les imprimantes, l’espace de premiers secours et les zones de détente.
• Faites le tour des services, afin que chacun puisse se présenter.
• Préparez une rencontre de l'employé avec l’équipe, sous forme de discussion informelle, de réunion ou d’un petit-déjeuner/déjeuner convivial de "boarding".
• Allumez son ordinateur et expliquez-lui les outils essentiels pour bien démarrer.
• Planifiez les formations obligatoires, notamment la formation liée à la sécurité ou des formations liées aux compétences spécifiques du poste.

Et après ?

Assurez un suivi régulier. Invitez le nouveau collaborateur à des entretiens de feedback à intervalles fixes, par exemple après 1 semaine, 1 mois, 3 mois et 6 mois.

Ces échanges, réalisés avec les RH ou le manager, permettent de vérifier son ressenti au travail. Le poste correspond-il à ses attentes ? A-t-il encore des zones d’ombre ? Comment se passe son intégration avec les autres collaborateurs ? Son adaptation est-elle fluide ou rencontre-t-il encore des difficultés ?

En offrant un soutien à long terme, vous montrez que vous êtes là pour lui. Cela renforce son sentiment d’appartenance et l’encourage à poser des questions, ce qui accroît sa confiance et son engagement.

Simplifiez votre pré- et onboarding avec un logiciel RH

Le preboarding et l’onboarding sont deux outils précieux pour intégrer rapidement de nouveaux collaborateurs dans votre entreprise. Mais saviez-vous qu’une grande partie de ces processus peut être automatisée ? En fait, selon CareerBuilder, les responsables RH peuvent économiser jusqu’à 14 heures par semaine grâce à l’automatisation.

Le rôle de la technologie dans l’optimisation de l’onboarding

La technologie joue un rôle clé dans la simplification et l’efficacité du processus d’onboarding. Grâce aux logiciels RH, il est possible d’automatiser les tâches administratives, d’envoyer des documents essentiels en amont et de proposer un parcours d’intégration personnalisé.

Les plateformes d’e-learning permettent aux nouveaux collaborateurs de se former à leur rythme, tandis que les outils collaboratifs facilitent les échanges avec l’équipe dès les premiers jours. En centralisant toutes ces ressources, la digitalisation de l’onboarding améliore l’expérience des employés, réduit le stress lié à l’arrivée dans l’entreprise et accélère leur montée en compétences.

Chez Kelio, nous avons bien compris l’importance de cette optimisation. C’est pourquoi notre logiciel RH permet d’intégrer un processus de preboarding et onboarding automatique pour chaque nouveau collaborateur. Dès que vous créez une nouvelle fiche dans le portail des employés, celui-ci a accès à une plateforme contenant des informations sur l’organisation, une liste de tâches à accomplir et un plan de formation personnalisé.

Découvrez le logiciel d’onboarding de Kelio