Een tijdregistratiesysteem in plaats zetten
Tijdregistratie is een onderwerp die alle bedrijven en organisaties betreft, zelfs indien het gebruik verschillend kan zijn. In dit artikel zullen wij u alles vertellen over wat tijdregistratie betekend en hoe deze plaatsvindt binnen bedrijven evenals zijn voordelen.
De voordelen van een tijdregistratiesysteem
De voordelen van een tijdregistratiesysteem
De meeste bedrijven die contact opnemen met Kelio om een tijdregistratiesysteem aan te werven zijn bedrijven van elle grootten met klein of grote ploegen en/of meerdere sites die veel personeel moeten beheren.
Voor de kleine bedrijven gaat de aanvraag meestal om een prikklok om gegevens te kunnen verzamelen over gepresteerde werkuren en dus ook het personeel te laten tikken bij aankomst en vertrek om de werktijden te berekenen. Het laat ook toe om na te gaan indien de werknemers goed aanwezig waren op geplande werkdagen.
Dit systeem laat toe om de handgeschreven gegevens te verwijderen en deze te vervangen door digitale en betrouwbare gegevens. Voor de kleinere bedrijven niet altijd nodig om een tijdregistratiesoftware te hebben. Deze willen meestal enkel een Excel-document hebben met de boekingen van de dag met in- en uitgangen van het personeel.
Voor de grotere bedrijven zullen de voordelen nog groter zijn want de in- en uitgangen van het personeel komen vaker voor en zullen dus meer personeelsbeheer vragen. Het is dan moeilijker om de werktijden op te volgen op basis van handgeschreven gegevens en het is dus handiger en vlotter aan de hand van een tijdregistratiesoftware.
De boekingen die gebeuren door medewerkers zijn rechtstreeks gelinkt aan een tijdregistratiesoftware. Het is dan ook mogelijk om een melding te krijgen wanneer er iets niet verloopt zoals gepland. Bijvoorbeeld in geval van een medewerker die X minuten te laat toekomt of indien een medewerker niet opdaagt of in geval van een vergeten boeking… Wanneer alles zoals gepland voorloopt (de werknemers komen op tijd toe en vertrekken op tijd) dan wordt er geen melding gestuurd.
Uiteindelijk dient dit systeem niet enkel om de aanwezigheidstijden te controleren maar dienen ook voor het opstellen van de lonen. Het is dan mogelijk om de gegevens over prestaties te centraliseren om deze rechtstreeks naar een sociaal secretariaat te sturen, die het nodige zal doen om de lonen van de medewerkers uit te betalen.
Het werk organiseren
Wanneer er meerdere ploegen zijn en meerdere teamleden die samen moeten werken of op verschillende momenten, moet het werk die gedaan moet worden door de leden gepland worden. Elk personeelslid heeft ook recht op vakantiedagen. Het is ook van belang om dit in acht te nemen voor het opstellen van de planningen en het organiseren van de te realiseren taken. Soms moet er ook rekening gehouden worden met ongeplande afwezigheden. Dit vraagt ook beheer van werktijden binnen een organisatie.
De ondertekenaar(s) zullen de mogelijkheid hebben om te tekenen de persoon die zich bezighoudt met het beheer van de handtekeningen zal dan een melding ontvangen over deze weigering. Het kan ook voorkomen dat de beheerder van dit proces een fout vindt in een document en deze zal dan het document terug kunnen trekken of de aanvraag voor ondertekening annuleren.
Autonomie geven aan werknemers
Gelijkheid garanderen binnen een bedrijf
Naast de gegevens over prestaties en werktijden te centraliseren, is een tijdregistratiesysteem ook een manier om gelijkheid binnen een bedrijf te garanderen. Het feit om dezelfde regels in plaats te zetten voor iedereen omtrent het meten van de werktijden brengt gelijkheid tussen werknemers maar geeft ook zekerheid aan de managers dat de uren gepresteerd worden zoals gepland en voorzien in hun werkcontract.
Het beheer van werktijden maar ook van vakantiedagen
Elke uren die gewerkt worden geven recht op vakantiedagen op het jaar die volgt. Een systeem voor tijdregistratie laat dus toe om deze te beheren en op te tellen maar ook om dagen af te trekken van de teller wanneer er dagen opgenomen worden tijdens het lopende jaar. Elke medewerker beschikt dus over individuele tellers. Andere tellers kunnen in plaats gezet worden zoals overuren, speciale premies, enz., …
De lonen uitbetalen op basis van de gepresteerde uren
De gepresteerde uren over werktijden, aanwezigheden, ... laten toe om het loon op te stellen.
Welke oplossingen bestaan er op de werktijden te meten
Prikklokken om de werktijden van elke werknemer te controleren
Meerdere manieren zijn mogelijk om de prestatiegegevens van medewerkers te verzamelen. Verschillende prikklokken bestaan om de aanwezigheden om werkplaatsen te bevestigen. Prikklokken kunnen boekingen waarnemen aan de hand van badges in vorm van kaarten of sleutelhangers. Andere prikklokken vragen geen kaart of ander boekingsmateriaal. Die prikklokken beschikken dan over een biometrische lezer die een vingerafdruk kan lezen of een andere lezer met gezichtsherkenning.
Een andere mogelijkheid bestaat en wordt vaak door bedrijven gebruikt die veel kantoorpersoneel heeft en vaak thuiswerken toelaten, dit zijn de virtuele prikklokken. Deze oplossing vraagt geen fysieke ondersteuning behalve een computer of smartphone die uitgerust is van een Kelio-toegang.
De HR-software voor het vereenvoudigen van de Human Resources
Deze laten toe om de gegevens over uw medewerkers te centraliseren zoals hun geboortedatum, bankgegevens, prestaties, anciënniteit, arbeidscontract, teller voor vakantiedagen, loongegevens, …
Als deze gegevens die gecentraliseerd worden kunnen dan samengebracht worden om naar een sociaal secretariaat gestuurd te worden en de lonen uit te betalen.
Onze video over Kelio, tijdregistratiesoftware hier.
