Het beheer van de werktijden: welke strategische uitdagingen?
Het beheer van de tijden en activiteiten zijn belangrijke uitdagingen voor een bedrijf. Naast het aanwezigheidstijden te verzamelen van de werknemers, staat T&A, Time and Attendance voor het beheer van de werktijden en activiteiten binnen een bedrijf en zal invloed hebben op het HR-beheer zoals bij het inplannen van uurroosters, de werkervaring van de werknemers of zelfs op het welzijn op het werk, … Zoveel onderwerpen die rechtstreeks invloed hebben op het leven van het bedrijf en zijn resultaten.
Welke evolutie door vindt tijdregistratie op het werk ?
In het begin werd tijdregistratie gezien als iets moeilijk en die enkel zou dienen om gegevens te verzamelen om de lonen te kunnen uitbetalen. Dit interesseerde enkel HR-functies binnen bedrijven totdat de wetgeving evolueerde en dat digitalisatie van de functie de zaken deed ontwikkelen in het begin van de jaren 2000.
Met de tijd heeft het sociaal recht veel geëvolueerd en een precieze en individuele opvolging van de werktijden werd snel vereist. Langs de andere kant, is de behoefte van de werknemer ook vergroot om informatie te krijgen over zijn over zijn prestaties of overige vakantiedagen. Vervolgens zijn er nog andere uitdagingen opgekomen voor HR’s en Directeurs die ook moeten rekening houden met de HR-kosten, het vereenvoudigen van administratieve processen, het beheer van tijdelijke uitzendkrachten evenals de vaardigheden van de medewerkers, … Het beheer hiervan wordt ondersteund door de gegevens die verzameld worden over de werktijden.
Het beheer van de middelen en het beheer van tijdregistratie zijn nauw met elkaar verbonden binnen een organisatie. De verwachtingen over planningen worden belangrijker in een periode waar het projectmanagement centraal staat. Het opvolgen van activiteitstijden per taak of missie laten toe om een project meer in detail te beheren evenals de gelinkte budgetten fijner te managen.
Tijdregistratie geeft ook een extra dimensie aan de operationele, economische en sociale plannen: inderdaad, deze garandeert een juiste verdeling van de medewerkers in functie van de voorziene lasten, de vaardigheden van de medewerkers en de voorziene activiteiten. De planning laat toe om te zorgen voor een juiste verhouding tussen privé en professionele leven en heeft rechtstreeks invloed op het welzijn van de werknemers.
Het beheer van tijden en activiteiten ten dienste van de werknemers
Met het digitale tijdperk is er een nieuw aandachtspunt gekomen over het verbeteren van de werknemerservaring. Het is een trend waarmee meer en meer bedrijven rekening houden en het als strategie gebruiken om de talenten trouw te maken. De tools die ter beschikking geplaatst worden aan de werknemers moeten handiger, eenvoudiger en interactiever worden. Het invoeren van de werktijden van de werknemer mogen geen extra administratief werk geven aan de werknemer. De uren en overuren moeten op een eenvoudige en automatische manier geteld worden om de medewerker zich volledig te laten concentreren op zijn werk waarvoor hij aangeworven werd en niet op taken zonder toegevoegde waarde.
De digitalisering van tijdregistratie brengt nieuwe oplossingen mee die eenvoudiger zijn, dus ook ten voordele van de medewerkers. Wat werd gezien als een manier van te controleren wordt een tool die de mobiliteit van de medewerkers verbeterd (thuiswerk bijvoorbeeld) en voor zorgt voor meer samenwerking binnen de organisatie.
Wanneer wij ons gamma tikklokken herdacht hebben, hebben wij samenwerking centraal geplaatst tijdens het brainstorming.
Médéric Gillet
Productverantwoordelijke voor toegang en hardware
Médéric Gillet verteld: “de boekingsterminal multi-gebruiker Kelio X7 werd ontwikkeld en inspireert de codes en onderdelen van mobiele telefoons, van het designuitzicht of van de applicaties en tools. U kunt merken dat het niet enkel een eenvoudige prikklok is die werktijden opslaat maar een multifunctionele terminal die toelaat om op een veilige manier berichten te sturen tussen werknemers van het bedrijf, maar kan ook dienen om informatie, documenten en aankondigingen te delen. De medewerker kan zelfstandig zijn gepresteerde uren zien, een commentaar toevoegen omtrent een bepaalt boeking die gebeurde buiten de voorziene uren, een vakantieaanvraag indienen, … Het HR-personeel zal dan de terminal kunnen gebruiken om polls of een ideeëndoos te delen om de medewerkers te laten deelnemen aan de uitdagingen van het bedrijf.”
De nieuwe boekingsoplossingen om het welzijn op het werk te verbeteren
Innoverend materiaal en software in het domein van tijdregistratie dragen bij aan een betere werknemerservaring en nemen deel aan het verbeteren van het welzijn op het werk. De planningen worden gelijker verdeeld en de werknemer wordt zelfstandiger dankzij het opvolgen van zijn prestaties. Met het opkomen van mobiele oplossingen kan de medewerker ook vakantiedagen aanvragen indienen vanuit thuis door onderleg met zijn familie. Daarnaast zijn het ook tools die aan de bedrijven toelaten om de verplichtingen van het sociaal recht beter evenals de nieuwigheden van de wetgeving na te leven. Het beheer van de tijden laat toe om de werkuren precies te kennen en het maximaal aantal uren per week per werknemer op te volgen evenals het aantal opgenomen vakantiedagen, enz., …
Een moderne tool voor tijdregistratie moet maximaal comfort brengen en moet eenvoudig zijn in gebruik voor zijn gebruikers op de werkplaats of in telewerk en door de specifieke kenmerken van elke organisatie na te leven.
Hoe verwerkt u tijdregistratie binnen uw bedrijf? Wat als u van tijdregistratie uw nieuwe tool wordt om resultaten te behalen en om het welzijn op het werk te verbeteren?
