Est-ce la fin du badgeage avec un badge ?

Pourquoi utiliser son smartphone pour le pointage sur une pointeuse physique ?

La gestion des badges physiques dans une société - attribution, récupération des badges, remplacement des badges cassés ou perdus... - peut être très chronophage et même couteuse selon le nombre de salariés équipés. Badger en utilisant un smartphone peut s'avérer être une solution pratique et rentable selon les situations.

En effet, grâce aux technologies BLE/NFC présentes nativement dans les smartphone modernes, il est possible d'équiper un téléphone mobile d'un "badge virtuel", via l'envoi d'un email sécurisé. En présentant le téléphone devant une badgeuse Kelio compatible, les salariés peuvent pointer leurs temps ou ouvrir un accès comme ils le feraient avec un badge physique. 

Les avantages du badgeage en Bluetooth ou la virtualisation des badges

Le badgeage au moyen d'un smartphone comporte de nombreux atouts :

• Simplification de la gestion des badges : plus d'achat ni de stockage de badges plastiques (moins d’investissements dans du matériel).
• Distribution facilitée : le badge virtuel s'envoie via un simple email et ne nécessite pas de distribution physique (piles de badges à préparer, suivi de documents, ...). Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises multi-sites, avec des travailleurs dispersés en différents lieux de travail, ou lorsque les salariés ont des horaires variables ou de nuit.
• Réduction du risque de perte, et pas de risque d'usure.
• Diminution du risque d’usurpation d’identité, via le prêt de son badge à un collègue.
• Meilleure optimisation des coûts, car un badge virtuel peut être désactivé à distance, quand la restitution des badges physiques est souvent oubliée et couteuse (par exemple dans le cas des intérimaires) avec de surcroit des risques en termes de sécurité.
• Le badgeage par smartphone peut aussi se faire en complément des badges physiques, idéal pour une transition douce ou pour un usage dans des ateliers (badgeage d’activités par exemple).

Les technologies BLE/NFC pour transformer un smartphone en badge

Le NFC Near Field Communication

Le NFC est une technologie de communication entre appareils sans fil, qui est incluse dans tous les smartphones récents. Cette technologie a plusieurs applications. Entre autres, elle permet d'heberger un badge virtualisé qui est enregistré dans le téléphone. Concrêtement, même lorsque le smartphone est verrouillé et qu’aucune application n’est lancée, il peut servir de badge comme un badge physique et être présenté devant une pointeuse comptaible Kelio.

Un grand avantage est donc que le NFC fonctionne sans application et ne consomme que très peu d’énergie.

Le BLE ou Bluetooth Low Energy

Le Bluetooth est une technologie différente qui fonctionne dans les mêmes bandes de fréquence que le Wifi et qui est conçu pour une communication courte distance entre 2 appareils. Il permet lui aussi à un smartphone porteur de cette technologie d'héberger un badge virtuel, compatbile avec les pointeuses Kelio. 

Pourquoi proposer les deux technologies ?

Les smartphones Android intègrent nativement les deux technologies. A l'inverse, les IPhones Apple permettent la communication NFC uniquement pour Apple Pay ou de très grandes entreprises. Pour les téléphone sous IOS, il est donc plus simple d'utiliser le BLE. Ainsi, les pointeuses Kelio sont compatibles avec les deux technologies pour offrir la possibilité de badger virtuellement aussi bien avec des smartphones Android qu' Apple.

Les usages d'un badge virtuel

Un badge virtuel sur smartphone peut être utilisé dans toutes les applications à l'identique d'un badge physique : pointage de temps, ouverture d'accès, remise à un visiteur pour une durée courte, etc. Dans ce dernier exemple, la badge virtuel est d'autant plus pratique qu'il pourra être restitué ou désactivé à distance automatiquement à la fin de la durée de visite prévue. 

Le badgeage virtuel : pointer sur son ordinateur, tablette, smartphone

Qu'est ce que le badgeage virtuel ? 

Badger virtuellement consiste à ouvrir un logiciel RH - tel que Kelio - sur un PC, un smartphone ou une tablette, et de "cliquer" sur la fonctionnalité adéquate pour enregistrer ses temps de travail.

Les avantages du pointage virtuel pour les salariés

Un des plus grands avantages du pointage virtuel est que les salariés peuvent badger partout et à tout moment ce qui facilite le suivi des temps de travail, notamment lorsque les salariés télétravaillent. 

Niveau sécurité, les pointages sont enregistrés, notifiés et sécurisés dans le logiciel Kelio de la même façon qu’ils le sont via l’intermédiaire d’une badgeuse physique. 

Les modes du pointage virtuel

En temps réel

Le pointage virtuel en temps réel permet d’enregistrer ses heures de travail en cliquant à l'instant de sa prise de poste et de son départ. Il permet également de déclarer les pauses ou des activités définies. Le signalement de présence virtuel peut également se faire sans nécessité de pointer l’heure d’arrivée ou de départ.

En mode déclaratif

En mode déclaratif, les temps de travail peuvent être déclarés a posteriori sur son pc, tablette, smartphone, etc, … Ils peuvent être déclarés en heure avec un début et une fin, en durée totale, avec ou sans activités réalisées, en journée forfait ou par déclaration des temps de repos respectés.

Les avantages du pointage virtuel pour les managers

Le logiciel Kelio permet de centraliser toutes ces prestations et également d’avoir une vue sur les collaborateurs itinérants et leurs prestations. Comme pour les pointages avec un badge physique, le manager peut voir s’il manque des badgeages ou s’il y a des absences et donc des anomalies à traiter.