La gestion du temps est-elle obligatoire pour les employeurs en Belgique ?

Que dit la réglementation européenne ?

Dans sa directive sur le temps de travail de 2003 et la Charte des droits fondamentaux, l'Union européenne affirme que les travailleurs ont droit à une limitation de la durée maximale du travail. En pratique, cela se traduit par un temps de repos suffisant et un encadrement strict des horaires de travail.

Cependant, en 2019, la Cour de justice de l'Union européenne a estimé qu'il est impossible de vérifier le nombre d'heures réellement travaillées par les employés, et surtout, le nombre d'heures supplémentaires qu'ils effectuent, sans un système objectif, fiable et accessible. Pour garantir le respect de la directive sur le temps de travail, les États membres doivent, selon la Cour, mettre en place un dispositif obligatoire de suivi du temps de travail.

La législation belge sur l'enregistrement du temps

En Belgique, la législation sur l'enregistrement du temps n'a pas changé depuis l'arrêt de la Cour. En règle générale, il n'est pas obligatoire, à quelques exceptions près qui seront abordées ci-dessous.

Cependant, le sujet semble susciter beaucoup de débats. Lorsqu'un employé a réclamé des heures supplémentaires après son licenciement, la cour du travail de Bruxelles (arrêt du 22 mai 2020) a fait référence à la décision de la Cour de justice : l'employeur doit mettre en place un outil d'enregistrement du temps qui permet de suivre les temps de travail à la minute près sur une journée. S'il ne le fait pas, il doit en assumer les conséquences.

D'autres tribunaux et cours belges semblent plus réservés et estiment que la charge de la preuve est une tâche que l'employé doit réaliser.

Un système de gestion du temps est-il donc obligatoire dans la vie d'une entreprise en Belgique ? En principe, la réglementation européenne prime sur la réglementation nationale, donc oui. Cependant, il existe beaucoup de doutes en Belgique en raison de l'absence de législation claire. Dans tous les cas, il ne peut pas nuire de mettre en place un tel système ou outil de gestion des temps.

Quand la gestion du temps est-il obligatoire ?

Il existe également quelques cas où la gestion du temps est obligatoire selon la législation belge :

• Horaires flexibles ou horaires variables : si dans votre organisation vos employés peuvent choisir de manière flexible quand ils commencent et terminent leur journée de travail, un outil d'enregistrement du temps est obligatoire. De plus, à partir du 1er juillet 2024, des règles plus strictes seront en vigueur. Les employeurs qui ne mettent pas en place un système d'enregistrement du temps pour les employés ayant des horaires variables risquent des amendes et des sanctions imposées par l'inspection sociale. Si votre organisation fait usage des horaires flexibles, l'installation d'outils de gestion des temps doit faire partie des priorités de vos ressources humaines.
• Travail à temps partiel : pour les travailleurs à temps partiel, il est obligatoire de tenir un registre des écarts ou d'utiliser un système d'enregistrement du temps à chaque déviation de l'horaire normal sur une journée par exemple. Cela vise à assurer la transparence et à éviter les abus.
• Certaines industries : dans certains secteurs d'activités comme la construction, la transformation de la viande, les pompes funèbres et la livraison de colis, les employés doivent enregistrer leur temps de travail.

Outils de pointage traditionnel ou un système d'enregistrement du temps numérique ?

Il existe aujourd'hui de nombreuses façons d'enregistrer le temps de travail. Ceux qui le souhaitent peuvent encore utiliser un classique pointage, qui est simple et pratique. Par ailleurs, il existe une large gamme de solutions numériques : pointeuses, terminaux biométriques, pointeuses mobiles, pointeuses virtuelles, reconnaissance faciale, etc.

Le choix du système d'enregistrement du temps dépend principalement de votre organisation et de vos préférences. Si vous souhaitez que les heures de travail soient automatiquement additionnées chaque mois, un logiciel de gestion des temps est plus adapté.

Même si vos employés télétravaillent, une pointeuse virtuelle peut être utile : vos employés peuvent indiquer via leur ordinateur, tablette ou smartphone l'heure à laquelle ils commencent et terminent leur journée de travail. Si l'accès à vos bâtiments n'est pas autorisé à tout le monde et que vous souhaitez associer l'enregistrement du temps à un contrôle d'accès, un terminal de pointage est idéal.

Les avantages de l'enregistrement du temps pour les employeurs et les employés

Le pointage a été créé à l'origine pour surveiller les heures de travail des employés et les protéger ainsi. Aujourd'hui, certains systèmes sont tellement développés qu'ils aident également à optimiser votre entreprise.

L'enregistrement du temps est efficace

Imaginez que votre service RH n'ait plus besoin de calculer chaque mois, dans Excel, combien d'heures (supplémentaires) les employés ont effectuées sur chaque journée de travail. Quel gain de temps ! Ou que les responsables d'équipe disposent d'une vue en temps réel des ressources sur qui travaille ou est en congé. Kelio va même plus loin : avec nos solutions, l'employé peut indiquer à quel projet ou client il consacre son temps. Il peut également consulter son solde de congés et suivre ses demandes de congés.

L'enregistrement du temps est bénéfique pour le bien-être

Il est beaucoup plus facile pour les responsables de service de suivre la charge de travail. Si un employé effectue particulièrement de nombreuses heures supplémentaires sur une journée ou si un projet demande un effort considérable, il n'y a pas de problème. En suivant les heures de travail par journée, vous pouvez repérer une charge de travail élevée à temps et prendre des mesures comme ajouter des ressources par exemple, pour y remédier.

L'enregistrement du temps favorise également plus de flexibilité et de collaboration, ce qui est grandement apprécié par de nombreux employés.

L'enregistrement du temps est transparent

Avec des outils objectifs, les employés peuvent avoir confiance dans le fait que leurs heures sont correctement enregistrées et rémunérées. Cela peut offrir une tranquillité d'esprit supplémentaire, notamment pour ceux qui font beaucoup d'heures supplémentaires ou qui ont des horaires flexibles.

En tant qu'employeur, vous êtes ainsi juridiquement protégé en cas de conflits. Et ce n'est pas forcément négatif : un système transparent vous aide également à repérer les employés très productifs, qui pourraient être prêts à assumer plus de responsabilités. À l’inverse, vous pourriez identifier les collaborateurs nécessitant davantage de formation pour atteindre leurs objectifs.

L'enregistrement du temps en pratique

Lorsque vous commencez à mettre en place l'enregistrement du temps, il doit être intégré au règlement de travail. Assurez-vous également d'annoncer votre projet à vos employés et d'expliquer vos intentions, ainsi que vos attentes et/ou objectifs.

Soyez clair sur les règles : souhaitez-vous que les employés pointent à des horaires de travail fixes ou préférez-vous plus de flexibilité ? Que se passe-t-il lorsqu'un employé effectue des heures supplémentaires ? Et à partir de quel moment les responsables d'équipe doivent-ils intervenir ?

Des accords clairs garantissent que tout le monde soutient le projet et ses objectifs soient clairs.

Votre entreprise doit-elle mettre en place l'enregistrement du temps ?

C'est bien sûr la question clé. En Belgique, l'enregistrement du temps est uniquement obligatoire pour les employés ayant des horaires variables ou travaillant dans certains secteurs. Cependant, l'Union européenne exerce également des pressions pour étendre ce système aux employés ayant des horaires fixes.

Tout dépend donc des besoins et priorités de votre entreprise. Dans tous les cas, la gestion du temps présente de nombreux avantages, ce qui rend la tâche utile, même s'il n'est pas obligatoire.

Votre organisation a pour projet d'implémenter des outils de gestion des temps prochainement ? N'hésitez pas à demander conseil afin de déterminer la bonne méthode en fonction de vos objectifs. Nous adaptons la méthode de travail et la formation en fonction de vos priorités.