Comment gagner en efficacité grâce à la gestion des temps ?

1. La gestion des temps

Lorsqu’on pense à la gestion des temps, on pense à : la gestion des temps de travail ou des prestations, les entrées, les sorties, le badgeage, la notification de présence, la déclaration des heures, la récupération des heures, la réalisation d’heures supplémentaires, la transmission de ces données vers un secrétariat social, la conformité avec le règlement de travail ou le contrat de travail individuel, le régime hebdomadaire, les conditions particulières, …

Lorsqu’une entreprise compte plus de 20 travailleurs et qu’il faut gérer ces informations de façon manuelle, c’est parfois casse-tête et jongler entre divers fichiers Excel devient compliqué.

2. La gestion des absences

De plus que lorsqu’on parle de présences, on peut aussi parler d’absences. La aussi on ne sait plus compter le nombre de motifs d’absences différents qui peuvent exister et leur impact sur la déclaration mensuelle des prestations, si elles sont rémunérées ou non, s’il faut les débiter du solde de jours de congé annuel ou non, … vous savez de quoi on parle.

Les motifs d’absence sont nombreux : les jours de congé annuels, les absences justifiées mais non rémunérées, les absences pour maladie payée ou non en fonction des circonstances (salaire garantie, …), et bien d’autres encore.

Dès que votre classe de personnel devient importante, un logiciel de gestion des absences devient intéressant à exploiter car il permet de voir qui sera déjà absent à un moment donné et de pouvoir planifier au mieux les congés ainsi que les demandes de la part des collaborateurs.

3. Un système connecté

L’avantage d’avoir un système connecté et collaboratif c’est que les données sont interconnectées. Cela veut dire que lorsqu’un collaborateur fait une demande et que son responsable l’accepte, les absences pour ce motif sont automatiquement intégrées dans le planning ainsi qu’enregistrées pour un envoi vers le secrétariat social au moment de la paie. Les jours pris sont automatiquement déduits du compteur de jours de congés. Facile, non ?

Plus besoin de saisir manuellement des informations dans des fichiers Excel, qui peuvent être sources potentielles d’erreurs. Un vrai gain de temps pour les Ressources Humaines qui devraient pouvoir se consacrer à des tâches à vraie valeur ajoutée et au côté humain plutôt qu’à de la gestion administrative de données.

4. Un planning

Pour certaines entreprises la gestion d’un planning est une tâche importante et un logiciel performant permet de rendre cette tâche moins fastidieuse. La gestion des temps permet ici de gérer des horaires en tout genre afin de correspondre à la réalité de l’entreprise :  horaires variables, horaires flexibles, horaires avec des heures tardives, de nuit ou encore le week-end. Quelques fois les horaires changent d’une semaine à l’autre au sein d’une équipe et un horaire cyclique doit être mis en place. Pour une gestion efficace d’un planning avancé, il faut un logiciel performant, comme Kelio !

Par ailleurs c’est l’outil idéal pour gérer les besoins en personnel à certains postes et vous assurer du bon fonctionnement de vos activités ainsi que de respecter vos contraintes légales.

5. Le télétravail

Pour les employés de bureau, il est possible d’organiser le télétravail de façon structurelle ou d’effectuer des demandes spontanées via le logiciel. Les managers peuvent alors gérer ces demandes mais également voir le planning afin de pouvoir être au courant de qui est en télétravail et à quel moment.

6. La gestion des activités

Comme l’indique la GTA (Gestion des temps et des activités), la gestion des activités permet de faire un suivi de tâches bien précis. C’est particulièrement utile sur un site de production par exemple. A l’aide de différents lecteurs, les ouvriers peuvent utiliser leur badge afin de valider la réalisation de son projet.

C’est également un outil pratique pour analyser et comparer ce qui a été réalisé par rapport à ce qui a été planifié et de cette manière vous pourrez tirer des conclusions managériales ou prendre des décisions sur la base de données concrètes. Vous pourrez effectuer un vrai suivi analytique grâce aux tableaux de bords et les éditions paramétrables selon vos besoins.

La gestion des temps peut être utilisée de façon individuelle mais elle peut également faire partie d’un système RH plus complet selon les besoins des entreprises. Comme notamment l’administration du personnel, la gestion des processus RH (on-boarding, off-boarding, …), l’analyse de données RH grâce à des exportations de données ainsi que des graphiques, une gestion des données du personnel avancée grâce au suivi et rappels de rendez-vous médicaux ou de nécessité de révision de certaines habilitations. Les rappels et notifications peuvent également être paramétrés en fonction des besoins et vous permettront de ne plus oublier aucune tâche RH.

Il est donc évident qu’utiliser un seul et même système pour gérer toutes vos données liées aux temps de travail et à votre personnel vous fera gagner du temps ! Votre management RH sera plus efficace et les démarches de vos collaborateurs seront simplifiées puisqu’ils auront plus facilement accès à leurs données, compteurs, plannings, etc..

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