La signature électronique : l’ère de la digitalisation du département RH

Dans cet article, nous vous dirons tout sur la signature électronique dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines et répondrons aux questions essentielles telles queà qui elle s’adresse ? Quand elle trouve-t’elle son utilité ? Comment l’utiliser et surtout pourquoi ?

La signature électronique, c’est quoi ?

Elle ne doit pas être confondue avec une image à insérer ou un dessin manuscrit sur un document. La signature électronique est une chaîne de codes ou caractères numériques qui garantit qu’un document est fiable et de valeur légale.

La signature électronique a donc la même valeur qu’une signature manuscrite, celle-ci garantit :

• L’intégrité du document en certifiant que le document est resté identique entre la consultation et la signature du document.
• L’identité du signataire par le biais de preuves comme celle de l’envoi d’un code unique d’authentification par sms ou e-mail.

Ces éléments sont rassemblés dans un fichier qui s’appelle « fichier de preuve » et qui est annexé au document signé. Il sert de preuve pour démontrer l’identité de(s) signataire(s) en cas de contestation devant la justice.

5 conditions doivent être remplies pour que la signature électronique soit valable :

• L’authenticité, la signature électronique doit comporter une preuve de l’identité du signataire.
• L’infalsifiabilité, les moyens mis en place pour faire valoir l’identité d’une personne doivent être suffisants afin qu’une personne ne puisse pas se faire passer pour une autre.
• L’inaltérabilité, le fait de signer électroniquement le document doit le rendre non-modifiable, apres l’acte de signature.
• La non-réutilisabilité, une signature ne peut pas être copiée ou déplacée à un autre endroit dans le document
• L’irrévocabilité, le fait de signer engage l’accord clair des parties et engage à ne pas ouvrir à contestation le document.

La signature électronique, dans quels cas ?

Différents niveaux composent la signature électronique. Ils sont définis par l’eIDAS (standard Européen de la signature électronique). Chaque niveau a sa valeur légale et domaine d’application.

On peut différencier :

La signature électronique standard ou signature numérique est une signature électronique manuscrite et donc apposée manuellement sur un appareil numérique qui reproduit le dessin à l’identique ou scanné. Ce type de signature ne permet pas de garantir l’identité du signataire et donc l’intégrité des données. Elle suffira pour confirmer la réception d’un colis par exemple mais pas pour des documents plus officiels.

La signature électronique avancée est celle qui est le plus souvent utilisée dans le domaine professionnel et donc dans le cadre des RH Elle sécurise la signature via l’envoi et l’utilisation d’une clé privée, accessible au seul destinataire (au format SMS ou E-mail le plus souvent). Elle est utilisée pour la signature de documents RH comme un contrat de travail, un avenant, etc…

La signature électronique qualifiée est à privilégier pour la signature de documents pour lesquels l’authentification du signataire est fondamentale comme pour un acte notarié ou une réponse à un appel d’offre public. Dans ce cas l’identité du signataire aura été contrôlée à l’aide d’un contrôle visuel et physique de la personne signataire. Cette étape doit être réalisée par une autorité de certification électronique spécifique en plus de l’envoi d’une clé privée et sécurisée dans le but d’obtenir le certificat de signature électronique. Dans le domaine professionnel quotidien, ce type de signature électronique n’est pas couramment utilisée.

La signature électronique : quelle valeur légale au sein des entreprises ?

Une autorité de certification (prestataire de services de confiance qualifié) répondant aux normes de l’eIDAS (certification européenne) doit obligatoirement valider une signature électronique. En tant que fournisseur de signature électronique au travers de notre logiciel RH Kelio,nous avons choisi le partenaire Connective pour garantir la conformité de la procédure de signature électronique aux réglementations européennes et internationales.

La signature électronique : quels avantages pour les RH et les entreprises ?

Les avantages pour le département RH

D’une part,la signature électronique permet d’assurer une certaine continuité des tâches administratives malgré le télétravail comme nous avons pu le connaître pendant le confinement, où il a d’ailleurs été obligatoire. D’autres avantages ne sont pas négligeables dont notamment :

• Un suivi en temps réel de l’avancement des signatures de documents envoyés : notification de réception par le signataire, notification de signature effective, renvoi automatique après signature, …
• Des procédures simplifiées : Révoquer un document envoyé en signature (dans le cas où l’on remarque une erreur dans le document par exemple), envoyer des rappels de signature en cas de retard, …
• Des documents RH dématérialisés et sécurisés.
• Un gain de temps et une réduction des coûts dans le département RH : il ne faut plus imprimer les documents, les mettre sous enveloppe ou encore les affranchir. Les documents peuvent être envoyés de manière digitale aux signataires et cela permet aussi de ne pas devoir organiser de rendez-vous en présentiel.

Pourquoi privilégier une signature électronique RH intégrée dans un logiciel RH ?

Malgré ses nombreux avantages, la signature électronique peut présenter quelques inconvénients à prendre en considération telle que la manipulation quelque fois fastidieuse des documents numériques. En ce qui concerne les documents RH, elle a lieu comme suit :

• Les documents générés par les départements RH sont créés dans un logiciel comme Word et le document est personnalisé avec les informations du salarié. Il doit ensuite être enregistré en PDF pour ensuite être importé dans un logiciel dédié pour mettre en place la signature électronique.
• Afin que le document à signer puisse être envoyé à la bonne personne, le gestionnaire RH doit compléter ou saisir les informations du destinataire, afin que le document soit envoyé par e-mail ou SMS.
• Suite à la signature du document, le document doit être extrait par le gestionnaire tout comme le document de preuve de signature qui l’accompagne. Ils doivent ensuite être enregistrés dans le logiciel de gestion RH ou sur un autre serveur interne pour archivage, sans oublier de les renommer et surtout de ne pas se tromper de version.

On peut donc constater que la praticité et le temps gagné au niveau de l’envoi en signature sont perdus en gestion des documents. C’est pour cela que dans notre logiciel Kelio, nous avons intégré totalement la signature électronique ce qui vous apporte de nombreux avantages :

• Un gain de temps : automatisation de la personnalisation des documents grâce aux données qui se trouvent dans Kelio. Un tableau de bord permet de faire le suivi de l’avancement des documents envoyés en signature. Les documents sont archivés automatiquement et instantanément dans le dossier du salarié sans nécessiter l’intervention du gestionnaire RH.
• Processus RH simplifié et accéléré : il existe dans Kelio des procédures types qui peuvent automatiser l’envoi de certains documents sans devoir les sélectionner à chaque fois, comme par exemple les documents nécessaires lors de l’embauche d’un salarié pour faciliter l’onboarding et se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
• Garantie et certification de l’identité des signataires : grâce à l’intégration de la signature électronique dans Kelio, , les signataires peuvent être sélectionnés dans le logiciel en tant et Kelio se charge de vérifier les données qui les concernent et de vous avertir si des données devaient être manquantes.
• Le suivi de la consommation de signatures : seules les signatures réellement utilisées sont facturées.

Beaucoup de documents du département RH requièrent une signature. Il peut s’agir de contrats et avenants de travail, attestations, éditions de fin de période, règlement intérieur, chartes, documents informatifs, … La digitalisation du processus de signature de ces documents représente un gain de temps considérable ainsi qu’une économie financière importante pour les départements RH.