Stratégie RH : La digitalisation des Ressources Humaines pour les rendre plus efficaces
En 2023, la digitalisation des entreprises et de leurs départements se poursuit toujours. Les départements RH suivent cette tendance et c’est tout à leur avantage. En tant que responsable ou gestionnaire des ressources humaines il y a beaucoup de capital humain à gérer mais la partie administrative qui concerne la gestion des données personnelles, les processus et étapes d’onboarding, gestion des horaires, planning, gestion des congés, … peut prendre beaucoup de temps lorsqu’on ne dispose pas d’un SIRH.
La digitalisation des Ressources Humaines : les différents aspects
1. La gestion administrative des données personnelles
Les RH se détachent de plus en plus de leurs fichiers Excel à n’en plus finir. Un logiciel SIRH permet de rassembler les données des collaborateurs et c’est bien plus pratique d’avoir tout au même endroit ! Les fichiers Excel peuvent trop facilement contenir des erreurs de frappe et il faut les adapter soi-même. Partager les fichiers peut vite devenir une source de problème tandis qu’un logiciel collaboratif permet de donner certains droits de consultation ou modification à des collègues RH, des responsables d’équipes ou autres gestionnaires. D’autre part les collaborateurs peuvent également consulter leurs données personnelles qui sont traitées par l’entreprise sans avoir besoin de le demander au département RH.
2. Le processus d’onboarding pour un nouveau collaborateur
Lorsqu’un nouveau collaborateur entre en fonction au sein d’une entreprise, il y a souvent plusieurs tâches à réaliser et pas toujours par les mêmes départements ou les mêmes personnes. Afin de s’assurer que tout se déroule pour le mieux et qu’aucune tâche n’est oubliée, un processus RH digitalisé peut entrer en compte pour cette gestion. Un collaborateur qui se sent bien suivi et intégré dès le départ est un collaborateur qui aura plus de chance de rester ! Il est donc primordial que chacun fasse le nécessaire en temps voulu. Un tableau de bord permet à chacun qui est inclus dans le processus, de suivre les tâches qui lui sont attribuées (par exemple : donner le matériel de protection ou ordinateur portable). Le gestionnaire RH pourra alors suive l’état d’avancement de toutes ces tâches afin de s’assurer que l’onboarding du nouveau collaborateur se fasse sans encombre ! Et si nécessaire, des rappels peuvent être envoyés aux personnes concernées ou alors réattribuer certaines tâches à d’autres personnes, même de manière automatique, si une personne est « absente » dans le planning. Grâce à un outil RH ultra collaboratif et toujours à jour, les départements RH gagnent du temps et peuvent compter sur des données fiables.
L’onboarding comporte donc différentes tâches au sein d’un processus mais cela implique également de rassembler des données personnelles. Grâce à un portail spécialement dédié à l’onboarding, le collaborateur pourra déjà préremplir ses données (ce qui fera gagner du temps aux RH) et avoir un premier contact avec sa plateforme RH qui plus tard lui permettra d’effectuer plusieurs démarches de manière digitalisée et à distance.
Bien d’autres processus peuvent être digitalisés afin de ne manquer aucune tâche à réaliser d’un point de vue RH. Déclenchez d’autres tâches selon l’évolution du processus. Impliquez vos collègues et collaborateurs.
3. Un planning digitalisé, partagé et accessible
Un planning peut être utilisé de différentes façon au sein des entreprises en fonction de leurs besoins. Des employés de bureaux n’auront pas le même usage d’un planning que des ouvriers de production. Les droits sur les calendriers des collègues vont différer en fonction des situations et quelques fois ce sera nécessaire d’avoir rapidement un aperçu des présences ou des absences au sein d’une équipe. C'est un outil de gestion des temps performant.
Pour les employés de bureau, un planning collaboratif peut faire gagner du temps dans la gestion des jours de congés ou les demandes d’absences car les jours pris peuvent être automatiquement décomptés d’un solde de jours. Si les employés font partie d’une équipe et qu’il faut faire en sorte qu’il y ait toujours au moins 2 personnes présentes par exemple, le gestionnaire peut consulter le planning prévisionnel afin de prendre sa décision par rapport aux demandes d’absences qu’il a pu recevoir. Dans le logiciel il peut répondre à cette demande en l’acceptant, en refusant et/ou en ajoutant un commentaire. Les demandes acceptées seront automatiquement reprises dans le planning.
Le télétravail, s’il fait bien partie des mœurs à l’heure d’aujourd’hui, peut être encadré par des règles selon les entreprises. Certaines vont mettre une limite de jours par semaine, quelques fois cela peut-être par rapport au régime de travail. Par exemple 1 jour de télétravail pour les 4/5 ou 2 jours pour les temps plein. Les jours de télétravail peuvent être fixes ou non en fonction du travail à réaliser. Un logiciel RH permet d’encadrer cette organisation mais également de gérer les demandes spontanées et de tout regrouper au sein d’un même planning collaboratif.
Un planning collaboratif c’est très utile pour des sites de production par exemple, qui doivent absolument faire en sorte de couvrir des besoins à certains postes ou pouvoir faire face à des absences ou organiser au mieux celles-ci. De plus, les collaborateurs peuvent voir en temps réel leurs plannings et éventuellement les présences, absences et planning d’équipes.
4. La signature électronique des documents RH
Tous les départements RH doivent traiter diverses sortes de documents (contrats de travail, contrat intérimaire, document de réception de matériel, attestation d’emploi, …) qui doivent souvent être signés par plusieurs parties. Dans des grandes structures ou des structures où les travailleurs se trouvent sur différents sites ce n’est pas toujours efficace de traiter de la documentation papier. Il faut personnaliser chaque document avec les données personnelles de la personne en question (nom, prénom, dates, fonction, …), il faut l’imprimer, il faut le mettre sous enveloppe et timbrer pour un envoi postal ou organiser une rencontre et faire déplacer la personne, quelques fois juste pour une signature.
La signature électronique des documents RH fera certainement gagner du temps aux RH 2.0, des documents Word pouvant être personnalisés avec les données qui se trouvent dans le logiciel afin de créer des documents publipostés. L’envoi vers les personnes qui doivent signer se fait digitalement depuis le logiciel SIRH. Un suivi permet de s’assurer que tous les documents soient bien signés et/ou d’envoyer des rappels afin de signer les documents en retard.
Grâce à ce module, il n’y aura plus des tonnes de papier à classer, à scanner ou plus d’inquiétude à avoir que les documents ne se perdent ou ne soient oubliés quelque part. Kelio permet d’archiver tous ces documents et de les garder à disposition en cas de besoin.
Chez Kelio, le SIRH est à présent disponible pour vous aider à gérer vos collaborateurs de A à Z. Gérez l’onboarding, le cross-boarding, l’off-boarding, les données du personnel, les rendez-vous médicaux, les habilitations, le matériel de travail, ... Le module GTA pour la Gestion des Temps et des Activités, qui est une spécialité chez Kelio, permet de faire la gestion des temps de travail, des horaires, … et bien d’autres fonctions utiles au quotidien des RH selon les besoins.
