Gestion du personnel : bonnes pratiques et missions

Dans un contexte où les attentes évoluent et la concurrence pour les talents est intense, une gestion efficace des ressources humaines est cruciale pour le succès organisationnel.

Cet article explore les principaux aspects de la gestion du personnel et propose des conseils pratiques pour les managers d'aujourd'hui.

Quelles sont les différences entre la gestion du personnel et la gestion des ressources humaines ?

Une gestion ou administration du personnel se distingue de la gestion des ressources au sens RH à plusieurs égards. Cette organisation s'articule autour de deux axes, le premier étant bureaucratique et concret.

Il faut avant tout assurer le suivi de l'aspect administratif concernant les salariés au sein de l'entreprise. Ce volet comprend la répartition des temps de travail, la gestion des congés et les autres tâches liées à l'administration du personnel. Ce service prend aussi en considération les heures supplémentaires, ainsi que les jours de congés. Administration et gestion RH diffèrent dans leurs objectifs.

En ce qui concerne la gestion des ressources humaines, le concept apparaît plus stratégique. L'équipe affectée à cette fonction est en charge de la formation des employés de l'entreprise. Elle a également pour rôle de recruter de nouveaux membres du personnel, avec un contrat de travail en bonne et due forme.

Pour embaucher ces ressources supplémentaires, le service RH se charge du recrutement. Il sélectionne des candidats puis procède aux entretiens afin de trouver la personne idoine pour le poste.

En cela, le directeur et les assistants RH créent indirectement de la valeur pour l'entreprise. Dans certains cas, cette mission est externalisée et confiée à un cabinet spécialisé. Le recrutement de nouveaux talents impulse la stratégie de l'entreprise.

La gestion des ressources humaines concernera également gestion ou la mise en place des processus RH (preboarding, onboarding, crossboarding, offboarding).

Quelles sont les tâches et missions de la gestion du personnel ?

Gestion des temps

Les temps de travail sont multiples et ont diverses caractéristiques. Selon l'organisation de l'entreprise, il faut gérer différents horaires et types de contrats, comme les temps partiels. Certains sont réguliers et d'autres variables, avec la nécessité de calculs personnalisés selon la situation de chaque collaborateur.

Gestion des congés et des absences

Ces périodes, prévues de longue date ou impromptues, nécessitent une administration et un management rigoureux. Il existe de nombreux motifs d'absentéisme : maladies, maternité, missions sur site ou en extérieur …

Là encore, l'organisation se doit de réaliser un suivi sur mesure. Il est en plus nécessaire de réclamer et d'obtenir des justificatifs de la part des collaborateurs absents.

Gestion des contrats de travail

Encadrés juridiquement, les CDD, CDI et contrats à temps partiel sont des accords entre l'employeur et le salarié. Ils sont formalisés via des documents qui répertorient toutes les mentions légales, en plus du consentement des deux parties. Les spécificités et clauses de chacun des contrats requièrent une attention scrupuleuse de la part du service concerné.

Envoi des données vers le secrétariat social pour établir la paie

La fourniture des données pour la rémunération des collaborateurs fait partie des tâches, dans le cadre du travail de gestion administratif. Outre les informations chiffrées, les avantages en nature accordés par l'employeur (téléphone, voiture ou autre) sont pris en considération.

Un logiciel RH avec une interface vers le secrétariat social permet d'envoyer toutes les variables afin d'établir la paie. Il peut s'agir de données de gestion des temps telles que les heures prestées, les heures supplémentaires, les jours d'absences, ...

Choisir un logiciel pour la gestion du personnel ?

La mise en place d'une solution logicielle d'administration du personnel présente plusieurs atouts. Les enjeux de la gestion d'entreprise sont de plus en plus cruciaux, dans des secteurs devenus très concurrentiels.

Avec des outils de gestion adéquats, il devient plus facile d'orienter les compétences humaines vers des tâches plus productives. En évitant de confier ce travail chronophage au chef du personnel ou à des assistants, l'entreprise gagne en efficacité.

Une solution logicielle fait office de plateforme où sont centralisées toutes les informations nécessaires concernant le personnel. Cette interface numérique conviviale améliore la communication interne au sein du groupe, ainsi que l'esprit d'équipe entre les collaborateurs. Ils peuvent aussi réaliser eux-mêmes des démarches professionnelles par ce biais, notamment pour leurs demandes de congés.

Les futurs employés, en cours de recrutement, peuvent eux aussi saisir les informations utiles grâce à cet outil. Il s'agit donc d'un système gagnant/gagnant, aussi profitable aux chefs du personnel qu'aux autres employés. Du point de vue administration et relations sociales, tout est en ordre.

Améliorez la productivité administrative

Grâce au logiciel de gestion Kelio, vous pouvez centraliser tous les renseignements nécessaires des dossiers administratifs des salariés. Le gain de temps se manifeste également pour préparer vos rapports et bilans. Parmi les fonctionnalités de cet outil, la création de très nombreuses personnalisations graphiques permet de produire sans délai des tableaux de bord individuels.

Kelio propose pas moins de trente critères pour chaque salarié, afin de personnaliser au mieux leur fiche. Ce document est facile à mettre à jour en temps réel. La réglementation en vigueur au niveau national réclame de plus en plus de données chiffrées aux employeurs. Ces dernières sont aisément calculées et transmises avec la solution logicielle sécurisée Kelio.

Véritable outil de gestion administrative digitalisée, ce programme accompagne le chef du personnel. Grâce à la facilité de suivi de chaque salarié, tout au long de sa carrière sur place.

Dès la phase « onboarding », le temps gagné libère d'autres plages pour des missions qui ne peuvent pas être automatisées. Moins de temps consacré à l'administratif improductif, c'est le « plus » garanti par Kelio !

Gérez l'administratif de tous les salariés au même endroit

En tant que support de gestion polyvalent, Kelio permet d'avoir accès au dossier détaillé de chaque salarié. Cet outil donne la possibilité de superviser l'ensemble du personnel et de comparer certaines données.

L'archivage systématique de tout document fourni par un employé évite les risques de pièces justificatives perdues ou mal classées.

En ce qui concerne les visites médicales obligatoires et les habilitations pour certaines professions, le processus est piloté de manière groupée via Kelio.

La simplicité et la centralisation qui améliorent la gestion des données de salariés vont de pair avec un stockage sécurisé. Seules les personnes habilitées à se connecter à cette plateforme pour la gestion groupée ont accès aux renseignements. De leur côté, les salaries peuvent consulter leur propre espace en tant que professionnels et transmettre de nouveaux éléments, si nécessaire. Administration et gestion peuvent ainsi se combiner sans difficulté.

Connectez votre système de pointage à votre logiciel

En conformité avec la réglementation du Code du travail, les employeurs font le décompte de l'activité de leurs salariés. Pour ce faire, ils utilisent un système de pointage. Quel qu'il soit, ce dispositif numérique peut être connecté au programme Kelio.

Les temps de travail individuels sont donc eux aussi classés avec les autres données concernant chaque salarié. Les deux outils sont compatibles, ce qui vous évite une étape de transmission de données. Cette communication assure également la confidentialité concernant les heures travaillées des uns et des autres, traitées dans un cadre professionnel.

Signez vos documents à distance

Depuis le logiciel RH Kelio, vous expédiez vos documents administratifs paraphés par e-signature. Désormais incontournable, la signature électronique est la plus sûre qui soit en termes d'authenticité.

Basée sur un cryptogramme, sa validité est réelle, à la différence d'un paraphe sur un document scanné. Infalsifiable, elle évite aussi des rendez-vous chronophages pour des signatures manuelles.

La dématérialisation de toutes vos procédures de signature, avec les salariés ou d'autres interlocuteurs, vous fait également gagner un temps précieux.