Comment digitaliser un département RH?
La digitalisation des Ressources Humaines est un nouvel objectif que beaucoup d’entreprises réaliser dans les mois et années à venir. Les raisons pour lesquelles la dématérialisation est prisée sont principalement les mêmes dans chaque département RH que nous rencontrons. Du gain de temps et une réduction des coûts ressortent le plus souvent mais d’autres éléments entrent en compte. Nous vous disons tout dans cet article!
Pourquoi digitaliser un département RH?
En tant que responsable des Ressources Humaines, vous l’aurez certainement remarqué que les tâches administratives répétitives peuvent vite demander beaucoup de temps. Cela concerne souvent la gestion de fichiers Excel pour les congés et demandes d’absences, la gestion des demandes d’absences, la gestion des plannings d’équipes, collecter des prestations pour établir la paie des salaires, mais cela peut également passer par la gestion des documents RH comme les contrats et autres avenants.
Cela vous parlera certainement: imprimer, corriger, faire signer, faire en sorte de voir la bonne personne au bon moment, mettre sous enveloppe, faire des envois postaux, faire le suivi des documents et en fin… archiver tous ces documents.
Les avantages et gains de la digitalisation RH
Avec un logiciel de gestion des temps dans votre département RH vous pourrez gagner du temps sur l’automatisation des tâches répétitives et consacrer du temps aux sujets qui ont une vraie valeur ajoutée au sein de votre département.
Les avantages pour l’entreprise et l’environnement
Un gain de temps réalisé sur des tâches répétitives se traduit par une réduction des coûts (moins de temps de travail sur des tâches chronophages). La suppression du papier peut s’inscrire dans la démarche RSE de l’entreprise mais est également un vrai gain pour l’environnement (suppression papier, encre et éventuellement imprimantes polluantes).
Moins de déplacements sont nécessaires et cela c’est également un bénéfice pour l’environnement.
Les avantages pour le personnel et les candidats
Les candidats arrivent dans une entreprise qui a une vision tournée vers l’avenir et des solutions de gestion RH ultra-modernes. Le personnel RH gagnera du temps et aura la possibilité d’optimiser le département RH et de participer à l’évolution digitale de la société.
Les collaborateurs pourront échanger de documents et effectuer demandes de congés/ absences peuvent à distance et la visualisation de données personnelles sur les prestations ou vérifier des plannings d’équipes en temps réel.
Accessibilité multi-supports
Le fait que le logiciel RH et son portail pour collaborateurs soit accessible sur PC, tablette et smartphone rend la solution pratique et accessible à n’importe quel endroit.
Des outils pour digitaliser
Centraliser les données sur les prestations
Un logiciel de gestion des temps permet de rassembler les informations et prestations réalisées par chaque collaborateur mais également d’attribuer des éléments spécifiques en fonction des horaires etc.
La signature électronique
La signature électronique est un outil supplémentaire pour dématérialiser votre département RH. Elle permettra de faire signer vos documents RH à distance (contrats, avenants, formations, …) et par plusieurs intervenants en fonction des besoins. Comme les signataires ne se trouvent pas forcément au même endroit au même moment, la signature électronique c’est également supprimer l’impression de documents RH, leur mise sous enveloppe et les frais postaux qui y sont liés.
De plus, le suivi de l’envoi en signature des documents est centralisé à un endroit et un aperçu rapide peut-être obtenu pour voir quelles signatures pourraient manquer et éventuellement envoyer des rappels.
Un processus rapide
Le ou les signataires auront la possibilité de refuser de signer un document et la personne qui s’occupe de la gestion des signatures recevra alors un avertissement pour l’en avertir de ce refus. Il se pourrait également que la personne qui est responsable de ce suivi se rende compte qu’une erreur s’est glissée dans son document. Il ou elle pourra alors révoquer le document et annuler la demande de signature électronique.
Des niveaux d’approbation
Différents modes opératoires sont possibles dans le sens où le responsable a le choix d’envoyer le document pour signature en « escalade » et donc à ce moment-là le document devra respecter un ordre hiérarchique de signature ou alors en « simultané » et à ce moment-là tous les signataires peuvent signer « en même temps ».
Un processus certifié et légal
Notre solution a été développé de façon à ce que l’e-signature puisse être certifiée par une autorité de certification externe. Notre partenaire est Connective et permet d’assurer que notre processus répond aux exigences du standard européen eIDAS. Chaque document signé électroniquement sera accompagné d’un fichier de preuve de signature électronique certifié.
Le type de signature électronique
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la signature électronique n’est pas manuscrite sur un support digital. C’est une chaîne codée qui est générée par un processus digital et accompagnera le document signé. Les deux documents devront rester ensemble pour avoir une signature électronique valable. La signature en elle-même se fait par le biais de la vérification de l’identité du signataire et par validation de la signature par le biais d’un code reçu par mail ou par SMS.
Changement de personnel fréquent
C’est une solution qui est très pratique surtout pour les grandes entreprises et qui comptent beaucoup de changement de personnel ou pour des sociétés multi-sites. Cela permet de gagner du temps et de ne pas faire déplacer trop les personnes. Cela raccourcit également le délai de contractualisation et donc le délai pour que le personnel puisse entrer en fonction rapidement.
Effectuer le lien avec le secrétariat social de votre choix
Votre logiciel RH pourrait vous faire gagner encore plus de temps s’il est lié avec le secrétariat social de votre choix afin de pouvoir échanger les informations de votre logiciel directement avec eux. Les prestations, absences, congés ne seront plus à transmettre manuellement.
Des formations en ligne
Une plateforme en ligne permettra de faire suivre des formations à vos collaborateurs à n’importe quel endroit et vous pourrez vous assurer qu’ils aient suivi les formations souhaitées et assurer une bonne entrée au sein de votre entreprise avec les connaissances que vous souhaitez transmettre à vos nouvelles recrues.
Découvrez notre page web dédiée avec le processus de signature complet ainsi que notre vidéo sur la signature électronique.
