Pourquoi utiliser un Employee Self Service est bénéfique
Les entreprises qui recherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle, passent par l'optimisation de leur gestion rh. L'un des outils les plus puissants et les plus efficaces pour atteindre cet objectif est le système de Employee Self Service (ESS).
Cet espace personnel permet aux employés d'accéder directement à leurs données RH mise à jour et de gérer certaines tâches administratives. l'ESS transforme la manière dont les entreprises fonctionnent.
Dans cet article, nous explorerons en détail les avantages d'un système ESS pour les responsables RH et les employés.
ESS ou Employee Self Service : définition
Le Employee Self Service (ESS) est une plateforme numérique qui permet aux employés d'accéder à une variété de services et d'informations RH. Sans nécessiter l'intervention directe du service rh.
Grâce à ce portail rh, les employés peuvent consulter leurs données personnelles. Ils peuvent également soumettre des demandes de congé, suivre leurs heures de travail, et bien plus encore.
Ce système vise à simplifier et à automatiser les processus RH. Tout en offrant aux employés une plus grande autonomie et un meilleur accès à l'information de manière sécurisée.
Les avantages pour les responsables ou gestionnaires RH
Gain de temps
L'ESS permet de réduire considérablement le temps passé par les responsables RH à traiter des tâches administratives répétitives. En automatisant des processus comme la gestion des congés et des absences, les RH peuvent se concentrer sur des initiatives plus stratégiques. Comme le développement des talents et l'amélioration de la culture d'entreprise, par exemple.
Centralisation des données
Avec un ESS, toutes les informations relatives aux employés sont centralisées dans une base de données unique. Cette centralisation facilite la gestion des données, garantit leur exactitude et réduit les risques d'erreurs. Les responsables RH peuvent accéder rapidement et facilement aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Profils paramétrables
Les ESS offrent des profils paramétrables qui permettent d'adapter le système aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les responsables RH peuvent personnaliser les fonctionnalités et les accès en fonction des rôles et des responsabilités des employés, assurant ainsi une utilisation optimale de la plateforme.
Interconnectivité entre les modules au sein d’un SIRH
Un ESS intégré au sein d’un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) permet une interconnectivité fluide entre différents modules.
C'est particulièrement utile avec la gestion des temps, du planning, la gestion des talents et la formation.
De plus, les données sur les prestations sont transférées en toute simplicité vers le secrétariat social choisi.
Les fonctionnalités d’un portail RH manager
Réception et gestion des demandes d’absences
Un portail RH manager efficace permet aux responsables de recevoir et de gérer facilement les demandes d'absence des employés. Les demandes peuvent être soumises, approuvées ou rejetées directement via le portail, ce qui simplifie le processus et assure une meilleure traçabilité.
Une vision claire sur les absences ou retards : réception d’alertes
Les portails RH fournissent une vision claire et en temps réel des absences et des retards des employés. Les responsables peuvent configurer des alertes pour être informés immédiatement de toute anomalie, ce qui facilite la gestion proactive des effectifs et la planification des ressources.
Les avantages pour les employés
Autonomie dans les démarches RH : consulter documents RH & données personnelles
Avec un Self Service RH, les employés sont autonomes dans leurs démarches administratives RH. Ils peuvent consulter des documents RH, tel que leur contrat de travail mais également leurs données personnelles.
La plateforme est accessible à tout moment et depuis n'importe quel appareil (smartphone, pc et tablette). Cela ne nécessite plus l'intervention du service RH pour ce type d'administration du personnel.
Gestion des temps : consulter soldes et compteurs
Les employés peuvent facilement suivre leurs heures de travail, leurs soldes de congés et autres compteurs via l'ESS. Cette transparence permet une meilleure gestion du temps et une planification plus efficace de leurs congés et absences.
Accès au planning personnel et d’équipe
Un ESS offre aux employés un accès instantané à leur planning personnel et à celui de leur équipe. Ils peuvent ainsi mieux coordonner leurs horaires avec leurs collègues et s'assurer que leurs absences n'affectent pas la productivité de l'équipe.
Introduire une demande d’absence
La soumission de demandes d'absence devient un processus simple et rapide avec un ESS. Les employés peuvent remplir et soumettre leurs demandes directement via la plateforme, qui les transmet automatiquement aux responsables pour approbation.
Portail de preboarding
L'ESS peut également inclure un portail de preboarding, qui permet aux nouveaux employés de compléter les formalités administratives et d'accéder à des informations essentielles avant leur premier jour de travail. Cela facilite leur intégration et les prépare mieux à rejoindre l'équipe.
La solution complète et modulable Kelio
Kelio est une solution de gestion des ressources humaines (SIRH) qui intègre toutes les fonctionnalités d’un ESS. Le logiciel rh est une plateforme complète et modulable adaptée aux besoins de chaque organisation. Il centralise les informations RH, automatise les processus administratifs et améliore la communication entre les employés et les responsables RH. Grâce à ses modules flexibles, Kelio peut être personnalisé pour répondre aux exigences spécifiques de chaque entreprise, de toute taille et de tout secteur.
La solution de portail RH, offre de nombreux avantages tant pour les responsables RH que pour les employés. En automatisant les tâches répétitives et en offrant un accès direct aux informations RH, l'ESS transforme la gestion des ressources humaines et contribue à une organisation plus efficace et productive. Kelio, représente une solution idéale pour toute entreprise souhaitant tirer parti des avantages d'un Employee Self Service.
