RH avec Covid-19

La nouvelle vie professionnelle avec covid-19 !

Les managers, et les services RH, devront agir de manière créative et ajuster la vie économique pour utiliser de manière optimale les talents afin de leur business et lui donner une nouvelle dimension. Pendant la crise Corona, les sociétés ont prouvés qu’ils peuvent réagir rapidement à la situation, l’une plus rapidement et créative que l’autre. Covid-19 a obligé les sociétés à grandir rapidement pour ne pas stagner, limiter les dégâts et éviter la faillite.

Nous avons remarqué qu’il y a trois sortes de sociétés:

• Les sociétés qui ont dû limiter partiellement ou entièrement leurs activités
• Les sociétés où une réorganisation a eu lieu
• Les sociétés qui ont vécu une augmentation de leurs activités

En plus des règles “pratiques” mise en place, il faut tenir compte d’une réorganisation à tous les niveaux : RH, recrutement, plans business, horaires, digitalisation…

Différents aspects doivent être pris en compte:

Les défis des nouveaux leaders virtuels sont différents:

Le management a, dans certaines sociétés, dû prendre un virage de 360°. Peu importe la grandeur ou le secteur d’activité de la société, tout le monde a été créatif envers la situation, même les plus petits indépendants ont mis en place un webshop avec livraison à domicile!

Le management a dû apprendre à manager à distance, de manière digitale. Certaines sociétés utilisaient déjà certains supports digitaux (par exemple des meetings internationaux online pour diminuer les frais de voyage ; ou des webinaires pour former des clients) mais pour beaucoup d’entreprise jamais de manière full time! Les managers sont devenus des leaders virtuels!

• La difficulté la plus importante de cette situation pour le management est de garder le contact et le contrôle de ses employeurs, même si nous vivons dans un monde digital avancé: la communication est essentielle, surtout lorsque le « vrai » contact social disparait en grande partie. Soyez à l’écoute de votre personnel.
• Être ouvert pour de nouvelles idées: un leader virtuel sait s’ajuster facilement et analyse de nouvelles technologies pour simplifier la vie de ses collaborateurs.
• Resserrer les liens entre les équipes virtuelles pour améliorer la communication individuelle. L’esprit d’équipe a d’autant plus d’importance dans cette période difficile.
• Donner des instructions claires, définir des buts et deadlines et être flexible.
• Être un exemple pour vos collaborateurs: émaner la confiance et montrer une approche proactive.
• Il est important de remercier les salariés à distance de temps en temps! Le « merci » ou la reconnaissance physique n’est pas possible pour l’instant. Soyez créatif et faites leur une surprise de temps à autre (par ex. un cadeau livré à leur domicile ; une carte postale sympa ou un message vidéo).
• Contrôler à distance (même si le mot contrôle n’est pas idéal dans cette situation) : un plan claire pour les télétravailleurs est très important afin de garantir la confiance envers les deux partis. Les heures prestées se transforment en résultats prestés. Kelio vous offre la possibilité de mesurer facilement et simplement les activités de vos collaborateurs par ex. par client, projet...
• Tenir compte de la situation individuelle de tout un chacun (personnalité, santé et contexte personnel) afin d’accompagner au mieux vos collaborateurs.

RH avec Covid-19, une approche différente:

En parallèle avec le management, les autres services d’une entreprise se sont également adaptés. Un des services crucial dans une entreprise, est le service des Ressources Humaines :

• Souvent le service RH est vu comme intimidant. Mais dans ces temps spéciaux, il faut oser aborder le service RH : vous avez besoin de parler à quelqu’un ? Vous avez un souci ou une proposition ? N’hésitez pas à contacter quelqu’un du service RH, leurs tâches vont beaucoup plus loin que de gérer les paperasses administratives.
• Les Ressources Humaines tournent, le mot le dit bien, autour des humains! Et donc la santé et le bien-être des collaborateurs priment au service RH. Ils sont souvent autour de la table avec différents acteurs (managers, syndicats, responsables…) afin de trouver des solutions créatives pour assurer la sécurité du personnel (plexi entre les bureaux, protocole sanitaire, mise à disposition de matériel de protection, ajustement des horaires…).
• Recherche de talent ou recrutement: dans ces moments de crise le recrutement est limité au minimum. Certaines sociétés au contraire ont encore toujours les postes vacants saisonniers.  Chaque société doit définir pour soi-même si oui ou non il gardent ou relance les postes vacants. Pour chaque poste vacant il faut d’abord définir le profil recherché : peut-être que ce profil se cache déjà dans votre personnel et peut-être qu’il ou elle serait intéressé par le poste. Si des nouveaux collaborateurs sont engagés, le service RH devra trouver la manière adéquate pour l’accueillir.
• A côté du recrutement, la crise est le moment idéal pour se (re)former. Pendant le confinement de nombreuses possibilités de formations online ont été proposées. Les responsables RH doivent donc peut-être ajuster le profil de certains salariés.
• Communication et traduction des nouvelles règles afin que celles-ci soient claires pour tout le monde (via le site web, affiches informatives, messages sur différents supports (badgeuses, écrans télé…), e-mails/sms, messages audio…). Cette communication peut se faire de manière commune (RH et responsables) : les chefs d’équipe et les responsables de service connaissent leurs équipes et peuvent mieux transmettre les messages. Parfois le management et les RH peuvent même rester dans l’arrière-plan.
• Un bon accompagnement des télétravailleurs: à côté des managers, le service RH doit s’assurer que tout soit en ordre pour le télétravail (pc, législation, chèques-repas, ajustement éventuel des contrats). De plus, de nombreuses sociétés continueront à utiliser le télétravail, même après le confinement (quelques jours par semaine).
• Accompagnement des responsables premiers secours et coordinateurs de sécurité : les collaborateurs RH vont chercher les formations nécessaires pour les coordinateurs de sécurité et les responsables premiers secours, en plus de leurs tâches « normales » (service prévention et médical, comment agir avec un collaborateur covid-19 avéré, etc.).
• Accompagner les managers lors des évaluations du personnel. Evaluer une personne est un job à part. Le but est d’encadrer les collaborateurs pour les faire grandir dans leur job existant, ou voir d’autres possibilités de job.
• Accompagnement des managers par un coach externe : même les managers doivent être encadrés de manière professionnelle ! Pour les fonctions plus hautes, un coach externe est une des possibilités : ils sont objectifs et neutres par rapport à la société, leur avis est direct, rationnel et purement professionnel. Osez susciter les managers (par ex. equicoaching, jeux de rôles, défis, etc.).

S’entraider, surtout dans cette période de corona!

Nous sommes encore toujours des personnes de troupeaux, surtout en temps de crise ! Le contact social reste une priorité, même si il est virtuel.

Vu la situation nous avons dû nous adapter au point de vue professionnel :

• Partager les expériences et l’expertise et s’entraider encore plus qu’avant.
• Rester en contact avec vos collègues : en temps normal nous sommes en contact 8h/jour en moyenne, maintenant plus ou très peu de contact. Ceci pèse lourd sur les collègues, surtout que les collègues sont souvent des amis. Gardez le contact avec les collègues via différents canaux (chat, skype, mail ou « simplement » par téléphone) !
• Beaucoup d’entre nous ont profité de la crise pour se (re)former. Différentes formations online ont été proposées. Informez-en votre responsable et le service RH afin de mettre votre profil à jour.
• Continuer à garder les collègues comme point de repère pour la situation privée, ils sont encore toujours là pour vous.
• Soyez présent l’un pour l’autre dans cette période bizarre!