Mettre en place un système de gestion des temps
La gestion des temps est un sujet qui concerne toutes les entreprises et organisations même si leur usage peut être très varié dans celles-ci. Dans cet article nous vous dirons tout sur ce que représente la gestion du temps, comment elle s’effectue et les avantages qu’elle représente.
Quels sont les avantages d’une solution de gestion des temps?
Simplifier la gestion des ressources humaines pour les entreprises
La plupart des entreprises qui contactent Kelio pour obtenir un système de gestion des temps sont des entreprises de toute taille, que ce soit pour des petites ou des grandes équipes ou sont des entreprises multi-sites et doivent gérer énormément de personnel.
Pour les petites entreprises la demande concerne souvent une pointeuse afin de pouvoir collecter simplement les temps de travail et donc de faire pointer le personnel à leur arrivée et à leur sortie afin de calculer ce temps de travail. Il permet aussi de vérifier si les collaborateurs ont bien été présents sur des journées de travail planifiées.
Ce système permet également de supprimer les données manuscrites et de les remplacer par des données enregistrées de manière digitale et fiable. Pour les petites entreprises il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un logiciel de gestion des temps. Ces dernières veulent souvent juste récupérer un document Excel avec les badgeages d’entrées et sorties du personnel.
Pour les plus grandes entreprises, les bénéfices vont être d’autant plus grands car les entrées et sorties de personnel sont plus fréquentes ce qui va donc demander plus de gestion du personnel. Il est dès lors compliqué d’effectuer le suivi des temps de travail de manière manuscrite et d’autant plus rapide et fiable de le faire avec un logiciel de gestion des temps.
Les badgeages effectués par les collaborateurs sont directement liés à un logiciel de gestion des temps. Il est également possible de faire en sorte qu’uniquement lorsqu’une anomalie se présente, une alerte soit envoyée au gestionnaire. Donc par exemple, lorsqu’un employé arrive X minutes en retard, ou qu’un employé ne s’est pas présenté ou qu’il y a oubli de badgeage… mais que lorsque tout se passe comme prévu (les employés arrivent à temps et partent à temps) aucune alerte ne soit envoyée.
Enfin, en plus que le contrôle des temps de présence, ces données serviront à l’établissement de la paie des salaires. Il est également possible de rassembler ces données sur les prestations afin de les envoyer directement vers un secrétariat social, qui fera le nécessaire pour payer les salaires des collaborateurs.
Organiser le travail
Lorsqu’il y a plusieurs équipes et plusieurs membres du personnel qui doivent travailler ensemble ou à des moments séparés il faut bien planifier le travail à effectuer et les membres pour effectuer ces tâches doivent être planifiés au bon moment. Chaque membre a également droit à des congés et il est dès lors important de prendre en compte ces informations pour établir des plannings de travail. Il faut également pouvoir faire face à des absences imprévues, … C’est aussi cela la gestion des temps au sein d’une organisation.
Redonner une autonomie aux collaborateurs
Garantir l’équité au sein de l’entreprise
A côté de faire la collecte sur les temps de travail, la gestion des temps et surtout un système de gestion des temps avec enregistrement des temps de travail permet de garantir, d’une certaine manière l’équité au sein d’une entreprise. Le fait de mettre en place les mêmes règles de mesure du temps de travail pour tous les collaborateurs permettra d’être certain que chacun effectue bien les heures comme ils/elles sont sensés les prester.
D’autre part, les responsables pourront également s’assurer que les membres de leurs équipes prestent bien les heures prévues dans leur contrat de travail.
La gestion du temps de travail mais également des jours de congé
Chaque temps travaillé permet d’obtenir des jours de congé l’année suivante. Un système de gestion des temps permet donc de comptabiliser ceux-ci mais également de décompter la prise de jours sur l’année en cours. Chaque collaborateur dispose donc de compteurs individuels. D’autres compteurs peuvent être mis en place comme des compteurs d’heures supplémentaires, primes particulières, etc, …
La paie des salaires en fonction des prestations réelles
Le fait de collecter les données sur les temps de travail, présence, prestations, … permet d’établir la paie des salaires.
Quelles sont les solutions pour mesurer les temps de travail?
Des pointeuses pour contrôler le temps de travail de chaque collaborateur
Plusieurs façons sont possibles pour collecter les données sur les prestations des collaborateurs. Différents modèles de pointeuses existent afin de valider des présences sur des lieux de travail « fixe ». Des pointeuses peuvent valider des badgeages à l’aide de badges en forme de cartes ou de porte-clés. D’autres pointeuses ne nécessitent pas de carte ou autre matériel de pointage comme les pointeuses avec lecteur biométrique et sont donc doté d’un lecteur d’empreinte ou bien d’un lecteur de reconnaissance faciale.
Une autre possibilité qui est beaucoup utilisée actuellement par les entreprises qui ont surtout des employés et qui pratiquent le télétravail sont les pointeuses virtuelles. Pour celles-ci aucun support physique supplémentaire n’est nécessaire. Un ordinateur ou smartphone doté du logiciel Kelio suffit.
Des logiciels RH pour simplifier la gestion des ressources humaines
Qui permettent de centraliser les données sur vos collaborateurs comme leur date de naissance, adresse de domicile, données bancaires, prestations effectuées, années d’ancienneté, contrat de travail, compteurs de jour de congé, informations salariales, ….
Toutes les données récoltées peuvent ensuite être rassemblées pour les envoyer vers un secrétariat social et effectuer la paie des salaires.
Notre vidéo sur notre logiciel Kelio ici.
